企業檔案管理工作中存在的問題與思考

王櫟源

摘要：企業檔案管理工作不僅可以衡量企業業績，還可以衡量企業管理水平。由于企業檔案所記錄的內容包含企業發展過程的優秀成果，因此企業檔案可以為日后企業發展提供最完全的準備資料，方便做出科學合理的分析，是制定企業發展方向最好的參考資料。因此為了充分發揮企業檔案的作用，本文闡述了企業檔案管理工作的重要性，對企業檔案管理工作中存在的問題及其措施進行了探討分析。

關鍵詞：企業檔案管理工作;重要性;問題;措施

企業檔案管理工作是企業管理的重要內容，對于企業健康發展具有重要作用。為了推進企業檔案管理工作的順利進行，發揮企業檔案的服務職能，必須加強對企業檔案管理工作中存在的問題進行分析。

一、企業檔案管理工作的重要性

1、能夠為企業提供準確的數據。檔案資料能夠為企業各項工作的開展提供準確、真實的數據信息，并且為企業未來的發展服務。比如企業過去的科研活動、文化體育活動都可以為當前的管理工作提供可借鑒的經驗。

2、有利于檔案資源的開發和利用。企業檔案是在企業日常科研、外事以及行政管理等活動中形成的具有參考價值和保存價值的文獻資料，對企業的評價、考核、研究以及總結工作具有重要的作用。在我國體制改革不斷深入的現如今，企業也面臨著嚴峻的挑戰，檔案管理工作作為企業管理的基礎環節，對促進企業人事管理、科研等工作水平有著積極的意義。但目前傳統的檔案管理模式嚴重制約了檔案資源的進一步開發和利用，因此必須進行檔案管理創新，利用新的管理理念、管理方法、管理技術，深度開發檔案資源的利用價值，為企業的發展創造更多的效益。

3、是時代發展的內在要求。當今時代是信息時代，也是知識經濟時代，知識資產作為企業的無形資產，開始在促進企業發展過程中顯示出重要的地位。檔案是知識資產的一部分，真實記錄著企業不同時期的各項活動，在新時期檔案變得更加多元化，固有的檔案管理體系已不能滿足檔案資源利用的需求，比如電子檔案的出現，就需要完善檔案管理的信息化建設。因此，加強檔案管理工作是適應時代發展需求的內在要求。

二、企業檔案管理工作存在的主要問題分析

1、相關制度體系問題。目前很多企業都沒有根據自身實際情況建立一套完善的檔案管理制度體系，甚至部分學校都沒有配備專門的檔案管理部門和人員，導致檔案管理工作隨意性較強，檔案整理不及時、不規范，檔案信息不完整、檔案遺失等問題普遍存在。因此，要想切實提高企業檔案管理水平，必須要對相關的制度體系進行完善，為檔案管理工作的規范有序開展提供依據。

2、檔案管理設施建設問題。檔案管理設施建設關系著管理水平的提高，但由于企業管理人員對檔案管理的不重視，導致資金投入不足，檔案管理設施的建設存在較大的滯后性，尤其是檔案存儲環節，有的企業檔案室破舊，存儲環境惡劣，造成檔案資料破壞嚴重，無法再利用。同時管理人員的安全意識不足，將檔案資料與一些危險物品放置在一起，加上缺乏完善的保護設施，對檔案資料產生極大的威脅。甚至部分企業并沒有專門的檔案管理部門，現代化檔案管理水平偏低，嚴重制約了檔案管理工作的高效開展。

3、檔案管理人員問題。檔案管理人員自身的素質問題是導致檔案管理工作難的主要原因，檔案管理人員自身素質的好壞直接影響著檔案管理水平的高低以及檔案利用質量，當前，很多企業中從事檔案管理工作的人員較少，相互學習、相互溝通的機會少，很多工作人員缺乏對計算機技術、圖像分析技術、情報、法律等一些復合型知識的運用能力，沒有相關管理經驗，素質水平良莠不齊

三、加強企業檔案管理工作的措施

1、規范企業檔案管理業務流程。第一、需要在企業檔案管理部門內部進行優化配置，重要的職責和崗位需要按新的流程分配，結合信息化進行科學管理，讓每一位工作人員能夠各司其職，掌握好自己的工作范圍，提高檔案管理工作的工作效率，優化內部業務流程;第二、需要優化檔案管理部門與其他部門之間的工作關系，檔案管理工作需要涉及到很多部門之間的工作，他們之間的工作業務流程也需要進行優化，保證部門與部門之間的工作能夠順利進行，實現順利溝通。這兩種業務流程優化能夠促進整個流程處在一體化范圍內，能夠在管控的范圍內進行工作業務流程，優化檔案管理工作流程也能夠提高企業的檔案管理工作效率，針對部門的相關問題進行針對性的解決。

2、加強企業檔案管理信息化建設。（1）加強企業檔案管理軟件建設。現代企業檔案管理工作要求與信息化技術相結合，因此需要加強企業檔案管理軟件建設，通過軟件進行檔案管理的工作。要保證軟件具有安全性和先進性。要根據企業檔案管理工作的實際情況進行軟件的建立，要保證軟件的運行速度，還有將軟件的兼容性考慮到其中，要保證軟件的各項功能能夠滿足工作人員的工作需求。軟件一定要根據企業的發展進行升級和創新。企業的檔案信息包含著最重要的內部信息，要保證工作平臺軟件具有一定的安全性，防止信息泄露的風險。（2）加強資源整合。企業檔案需要企業的軟件平臺進行整理。很多信息都需要進行整合，通過管理內部人員的整合對檔案信息進行分類，讓檔案便于工作人員的管理。同時要對需求者提供相關的有用的信息，讓企業的軟件平臺能夠發揮最大效用。

3、提高企業檔案管理者的管理意識和綜合素質，并進行規范式的管理不斷改革。在檔案管理工作中，為了防止在檔案辦理完畢以后造成檔案材料的丟失，因此要加強管理工作人員對材料的及時歸檔，提高歸檔和管理意識，及時做好收集和整理、編目和鑒定，以及保管和統計、檢索等相關的工作。由于檔案管理工作的質量問題會受到管理者綜合素質水平的因素影響，作為重要任務的管理者，必須要具有很高的積極主動與創造性，因此要加大對管理者的綜合水平進行培養。目前檔案管理工作越來越現代和多樣化，所以在管理的方式上也要不斷的進行改革，只有具有專業知識的管理者，才能夠順利完成現代化的檔案管理工作。

四、結束語

綜上所述，企業檔案管理工作是企業工作的重要組成部分，隨著社會經濟的變化發展，企業管理不能拘泥于傳統的經營理念以及經營方式，要追求創新發展，而企業檔案管理工作是服務于企業，因此加強對企業檔案管理工作存在的問題進行分析，從而促進企業健康發展。

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（作者單位：天津泰達西區熱電有限公司）