淺談如何調動高校行政秘書工作的自主性

常譯允

摘要：隨著我國高等教育改革的深化和發(fā)展，高校管理的不斷成熟必將對高校行政秘書提出了更高的要求。本文主要從行政秘書的工作職責、職業(yè)認同感和綜合素質三方面，分析如何調動高校行政秘書工作的自主性。

關鍵詞：行政秘書;工作職責;職業(yè)認同感;綜合素質

隨著我國高等教育改革的深化和發(fā)展，高校管理的不斷成熟必將對高校行政秘書提出更高的要求。行政秘書作為基層行政管理者，對學院日常工作的順利開展起著重要作用。行政秘書工作具有頭緒多、事務雜、范圍廣等特點，存在著付出多、回報少，臨時性工作多、長期性工作少，重復性工作多、創(chuàng)新性工作少等問題。如何調動行政秘書的工作自主性，使其在高校行政管理工作中發(fā)揮更大的作用。本文從以下幾個方面來分析。

一、明確高校行政秘書的工作職責

高校行政秘書首先必須明確自己的工作職責。高校行政秘書的工作職責為：1.文字工作，如年度工作計劃、工作總結、通知文件和申請報告的草擬;會議記錄與會議紀要的整理等。2.檔案管理工作，負責各類信息、資料、各單位部門來文來函的整理、歸檔、保存等。3.協(xié)調溝通工作，負責學校各職能部門、院系內各部門間的聯(lián)系溝通，承擔相關的公關、接待和外聯(lián)事務等。4.日常行政工作，協(xié)助領導推進各項工作計劃、制度實施落實;辦公用品的采購保管;固定資產管理、辦公設備維護;會議安排，會務籌備等。5.臨時性工作，如一些突發(fā)與緊急事件的處理。

二、提高高校行政秘書的職業(yè)認同感

高校行政秘書明確了自己的本職工作，對工作職責了然于胸，并不表示就可以做好行政秘書工作，還必須具備良好的職業(yè)認同感，才能充分發(fā)揮工作的主觀能動性。職業(yè)認同感是一個人自我價值感的體現(xiàn)。職業(yè)認同感高的人能夠正確認識自己從事的職業(yè)，明白自己從事工作的意義，認同自己的職業(yè)而產生責任感，同時也促使自己思考，怎樣來更好的完成工作，提高自己的專業(yè)素質，增加自豪感和價值感。

目前高校行政秘書普遍缺乏自我的職業(yè)認同感，主要有以下幾個原因：1.傳統(tǒng)觀念之成見。傳統(tǒng)觀念認為秘書只是打雜的人，只有沒有能力的人才去從事行政秘書工作。而有的行政秘書也只是把工作當做跳板，常常是 “做一天和尚撞一天鐘”。所以必須轉變觀念，樹立自信心，做到干一行，愛一行，鉆一行。2.秘書的工作性質。由于行政秘書處于行政管理層的從屬地位，是服務性的管理人員，輔助性是工作的基本性質。這種工作性質在一定程度上限制了行政秘書在工作中的自主能力、創(chuàng)新能力的發(fā)展，這使他們對自己能力的評價相對較低，從而影響了自我職業(yè)的認同。行政秘書大多數(shù)工作是屬于事務性的常態(tài)化工作，如日常的溝通協(xié)調、材料的發(fā)放、整理和收集，這些工作無需什么能力，只要簡單的文件管理常識、足夠的耐心即可，不需要太多個人的創(chuàng)新能力等素質。長期從事這樣的工作，很容易找不到自己的價值所在，產生自我失落、迷茫，甚至產生對工作的厭煩。工作超負荷成為許多行政秘書普遍面對的問題，長期從事這種工作，就使得超負荷勞動的行政秘書在體力和精神上不堪重負。3.晉升機會的限制。目前，院系基層行政人員的提升機會很少，個人發(fā)展空間相當有限。最終導致缺乏職業(yè)認同感，只是把工作當做謀生的手段，而不是當做自己追求的事業(yè)。

如何使高校行政秘書加強對自身的職業(yè)認同感呢？首先，高校應該完善對行政秘書的激勵機制。最大限度地實現(xiàn)公平，創(chuàng)造一個公平的環(huán)境，合理而靈活地綜合運用多種激勵措施，如目標激勵、榮譽激勵等，以全方位激發(fā)積極性。其次，要加強對行政秘書的人本關懷，重視福利待遇，盡量提高其社會地位。人都希望個人的能力和成就得到社會的承認與尊重。尊重得到滿足，能使人對自己充滿信心，自我價值便得到實現(xiàn)。再次，滿足行政秘書自我實現(xiàn)的高層次要求。譬如，對行政秘書的業(yè)務進修、培訓積極創(chuàng)造條件，使得他們也可以像教師一樣可以去脫產進修學習，或攻讀學歷學位等。有了這一系列的措施，可以有效的調動工作積極性，充分挖掘工作潛力，從而加強對自身的職業(yè)認同感，提高工作效率。

三、加強高校行政秘書的綜合素質

高校行政秘書如不具備過硬的綜合素質，無異于紙上談兵，沒有實操能力。高校行政秘書除了具備良好的表達能力、溝通能力和文字能力等基本素質之外，必須加強政治素質、心理素質和學識素質等綜合素質的培養(yǎng)，在扎實工作的同時，要善于思考，勤于總結經驗教訓，不斷提高業(yè)務水平和工作效率。

1.政治素質。高校行政秘書必須要有堅定的政治立場，在日常工作中行政秘書經常上傳下達、處理內部事務、協(xié)調各方面關系，涉及黨和國家的方針政策以及學校的規(guī)章制度。作為行政秘書要充分認識自身工作的政治性，在全力做好本職工作的同時要以學校的利益為重，嚴守工作紀律，做好保密工作，不斷提高自身的政治素養(yǎng)和理論水平，增強政治敏銳性、堅定性，使自己的思想觀念、認識水平、思維能力都能緊跟新形勢、新變化。

2.心理素質。心理素質是指個體具有的比較穩(wěn)定的，一定傾向性的心理特征的總和。面對復雜的人際關系，繁雜瑣碎的工作事務，必須具備良好的心理素質：（1）細心耐心。高校行政秘書面對的是繁雜瑣碎的日常事務，如信件的收發(fā)，檔案的管理，文件通知的下發(fā)傳達等等，都是小之又小的事情。這些小事，卻關系到日常工作的運轉，因此行政秘書必須培養(yǎng)自己細心、耐心的性格。（2）熱情樂觀。高校行政秘書要時刻保持熱情樂觀的心態(tài)，營造和諧的人際關系，對周圍環(huán)境及人際關系有良好的感知，才能變被動為主動，變消極為積極，提高工作效率。（3）不懼挫折。行政秘書工作經常會面臨一些意想不到的困境，難免會遇到挫折，這就需要秘書人員不懼挑戰(zhàn)，經受得住挫折。

3.學識素質。高校行政秘書身處高校這一培養(yǎng)高級人才的地方，工作與高等教育緊密相關，所以除了學習教育學、心理學知識之外，還應當學習一些經濟、管理、財務等知識。這些知識的掌握和運用，可以有效地保證行政秘書對事務的處理能力。

高校院系行政秘書是高校行政管理的一支重要力量，對保證各項事務正常運行的起到關鍵性作用。明確工作職責是做好行政秘書工作的前提，較高的職業(yè)認同感是做好行政秘書工作的關鍵，過硬的綜合素質是做好行政秘書工作的保障。行政秘書要在工作實踐中不斷積累經驗，全面調動工作的積極性，為學校的發(fā)展貢獻自己的智慧和力量。

參考文獻

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