重大建設項目檔案工作之見解

盛琍

摘 要：重大建設項目是推動社會經濟發展的重要組成部分，其形成的檔案在項目建成后的運營中發揮著舉足輕重的作用，因此在新時期做好重大建設項目檔案管理工作尤為重要，本文從實踐工作的角度，對重大建設項目檔案管理工作中存在的問題進行剖析，針對性地提出管理策略。

關鍵詞：重大建設項目;檔案管理;管理策略

建設項目檔案是項目建設過程中形成的、具有保存價值的原始資料，具有“不可替代性”和“無法再生性”的特點。項目建設完成后，所形成的大量建設項目檔案是項目后期生產、維護、改擴建、審計等工作的重要依據，在項目建設運營和監督中發揮著重要作用，因此做好建設項目檔案管理是一項非常重要的工作[1]。筆者在長期的項目檔案業務指導中總結出在項目檔案管理中常出現的問題以及相應的對策，與大家進行探討。

一、建設項目檔案管理中存在的主要問題

首先，建設項目一般有幾個特點：一是參建單位多，二是參建單位和人員流動性強，三是部分參建單位檔案意識不強，四是建設工期一結束，人員就全部撤離[2]。如果領導不重視，檔案員的專業業務能力不強，工程資料員不配合，就會造成檔案收齊難，收全難，直接影響到建設項目檔案齊全完整。其次竣工圖未能根據變更修改到位，與現場實際不符，修改方式不規范;建設項目檔案資料中存在簽章手續不完整，甚至存在代簽現象，使建設項目檔案資料的真實性、原始性、準確性受到影響。再次，在項目開工之前，未能制定切合項目實際的分類方案或說明，造成分類不科學、有交叉或無類可歸的現象，從資料的收集到后期的整理、歸檔未能嚴格按照建設檔案的分類標準和管理標準形成系統性文件。

二、建設項目檔案管理中存在問題的對策

（一）、建設項目不同階段的檔案要收集完整

重點建設項目投資多、規模大、專業性強、涉及面廣，要想保證檔案資料的完整，難度非常大。從檔案載體上看，完整是指包括紙質文件、照片、音視頻、電子文件、實物等各種載體的項目應歸檔文件材料要齊全;從項目整體看，完整是指從項目立項審批、勘察設計、施工調試到竣工投產，每個階段形成的文件是否完整;從竣工文件整理模塊看，每個單位工程都應包含綜合管理文件、施工記錄文件、質量驗評文件三個部分，文件的內在聯系是由工序連接成一個相互聯系的有機體;從單份文件看，完整就是要求歸檔文件不能缺張少頁，請示與批復、正文與附件、設計變更單與執行回饋單、進場材料報驗單與出廠質量證明書、復試報告等每份文件的完整無缺。總之，完整是指反映同一專業、問題或階段的文件材料收集要全面，歸檔要完整，大到整個項目，小到單份文件，都應是一個完整體。想要做好這項工作，筆者認為應從以下幾個方面入手。

1、重視前期文件的收集

項目檔案是隨著項目建設進程逐漸形成的，必須從頭抓起。項目剛開始啟動時，事情很多還沒有理順，相關人員的檔案意識還很淡薄，文件很容易丟失，這時檔案部門應及時介入，提出檔案要求，否則項目檔案就會出現“說起來重要，忙起來次要，竣工時討要”的現象。項目在開工前，籌備、立項、招投標、合同協議、勘察設計、征地拆遷、移民安置等工程準備過程中形成的前期文件一般都產生并散存于從事前期準備工作的部門之中，還有部分可能在領導手中，所以? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?在項目的開始準備工作時，就要將檔案工作排上日程，檔案室要制訂相應的檔案管理制度，要求相關人員按規定移交檔案，同時檔案室也應時刻關注立項項目的進展情況，參加項目進展會，檔案員要清楚：什么時間產生什么文件材料，在什么人手中。如果他們沒有按照歸檔要求移交資料，檔案員要登門討要，并將情況匯報給分管檔案的領導，以得到支持和幫助，在開頭把好關，后續工作才能得以順利地開展。

2、加強施工過程資料的收集

想要項目建設全過程中各環節、各步驟、各工序的內容保持連續、齊全，有始有終，建設管理手續完備[3]，需要做好以下幾方面的工作：

首先，為保證項目檔案管理的正常開展，要加強前端控制，檔案部門參與設計、施工、監理、設備采購合同的審查，在合同中列明各單位的歸檔責任、歸檔時間、檔案編制質量要求等具體條款，例如在施工合同中明確提出應提交項目套數、案卷質量、移交時間及提交文件的整理歸檔責任等;要求現場施工文件齊全完整，簽字手續完備，數據、結論準確等等。在監理合同中，除了要求監理單位做好自身形成文件收集整理工作外，還應對施工單位文件材料的形成和管理進行監督，特別是對竣工圖負有檢查的職責，要保證竣工圖與現場完全一致，同時監理在竣工圖審核結束后必須出具竣工圖審核意見，并歸檔保存。通過合同的約定使得檔案管理有關要求具有法律約束力。

第二，要編制本項目的項目檔案管理規范，對施工檔案的歸檔范圍、歸檔時間、歸檔責任人、歸檔要求以及對施工資料的要求，例如：禁止使用鉛筆、圓珠筆等書寫，禁止使用復寫件和傳真件歸檔，一些不可避免的原材料質量保證書復印件也應加蓋施工單位和供貨商的公章，以證明此件為廠家提供的文件。竣工圖要采用新圖，所有的竣工資料及圖紙要求字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔等等。要將項目檔案工作的“三納入”、“四參加”、“四同步”制度融入到項目管理程序中，將制度落到實處。要善于抓住建設項目檔案工作中的關鍵點和難點。要制訂好歸檔范圍和保管期限表，什么該歸檔，該保管多長時間，什么不用歸就很清楚了。同時要抓分類方案的制訂，有了分類方案，檔案整理好才能對號入座，不會亂[4]。

第三，要構建檔案管理網絡體系，建立溝通協調機制，組織檔案管理培訓。這是強化業務基礎建設，確保項目檔案完整、準確、系統的重要措施之一。管理網絡要“橫到邊，縱到底”，應覆蓋到整個建設項目，包括所有的施工單位、監理單位、設計單位、建設單位，做到疏而不漏，要確保參建單位“人在檔案在，人走檔案留”。網絡要明確檔案工作有單位領導分管，由專、兼職檔案員具體管，檔案管理要列入分管領導的崗位責任制之中，要把具體管理任務落實到實處，不能領導只掛虛名不問事。在工程開工前，應召集建設、施工、監理等單位的技術負責人、工程技術人員、資料員召開 “建設工程技術交底會”，詳細講解該工程檔案的檔案管理規范，要責任落實到人，同時應對施工單位、監理單位及建設單位的工程技術人員及檔案員進行培訓，將檔案法等相關的法律法規和工作規范、工程檔案的內容、排列順序、整理標準、書寫規范等業務知識進行系統講解和演示。

第四，在項目施工過程中，要加強過程控制，主要體現在檔案部門要參與開工交底，參與階段檢查、參與交工驗收等節點的控制上。項目檔案工作要改掉原來的“馬后炮”的弊端，杜絕原來工程檔案“寫回憶錄”的現象，我們要將竣工資料進度作為工程進度款劃撥的必要條件，想要進度款，就要完成相應竣工資料的收集整理。

3、關注竣工文件、生產準備文件的收集

現場施工雖然結束了，但整個項目還沒有結束，后續還會產生竣工移交證書、各項竣工驗收文件、工程決算和審計、生產準備和人員培訓、試生產及設備消缺等等，這些后期文件收集全，才算整個建設項目檔案的收集完整。

（二）、確保項目檔案的真實、準確

項目檔案準確是指對項目文件所記載的內容必須真實、客觀，并與實物相符，簽章手續完備，要保證工程檔案是工程施工的真實記錄和工程實體的真實反映。所以在工程施工過程中，建設單位在檢查工程質量、進度的同時，也應對檔案資料的形成、管理、歸檔進度、質量進行檢查，發現問題及時指出，督促整改，對于突出的問題進行通報。筆者認為要保證項目檔案的真實性、準確性，需要做好兩個方面工作：一是確保工程文件材料記錄真實，數據準確，分清責任，竣工檔案不允許有代簽字現象，所以在工程開工時，應由建設、監理、施工單位中將在竣工資料上留下簽名的人員，留下簽字筆跡，以備查。如確有特殊原因，需要代簽的，應出具委托授權書，與竣工資料一并歸檔。二是竣工圖由施工單位編制自檢，加蓋竣工圖章，監理復檢并在竣工圖審核單里簽名以分清責任，同時建設單位也應組織人員最后審定，以保證其準確性和真實性。

（三）、保證項目檔案的系統性

項目檔案系統是指對某一工程項目檔案應按其形成規律，保持各部分之間的有機聯系，便于查閱檢索，分類科學，合理組卷，確保項目檔案是一個能夠有序反映項目建設全過程各個環節的有機整體[5]。在新版的DA/T28標準中，就規定建設單位檔案室在制定業務管理制度時應當包含“檔案分類方案、歸檔整理細則”。筆者個人認為，項目檔案要保證系統性，在項目建設開始之初，應編制該項目的檔案管理細則，內容包括從項目立項、設計、施工、竣工驗收到投產使用等全過程形成的各種門類、載體檔案的歸檔范圍，制定項目檔案分類方案，提出項目檔案的分類方案編制依據、組卷分類原則、類目設置、案卷構成要求等，要按照項目各個階段的關聯對應和邏輯關系組卷，項目文件才能保持必然的內在聯系性，并能反映工程實況，整個項目檔案之間才能形成一個環環相扣、邏輯嚴謹的閉環管理系統，以此形成一個層次分明的工程建設項目檔案系統框架。

三、結語

項目檔案的完整、準確、系統是重大建設項目檔案驗收檢查的重中之重，其中完整是前提，準確是核心，系統是框架，這三點相輔相成，缺一不可，只有同時做好這三項工作，才能進一步提升建設項目檔案規范化管理水平。

參考文獻

[1]孫慶楠.建設項目檔案規范化管理研究[J].蘭臺內外，2019（9）下：50-51.

[2]張異蓮.建設項目檔案業務指導中應注意的問題[J].中國檔案，2011（9）：53.

[3]潘運方.工程建設項目檔案質量標準研究[J].城建檔案，2019（7）：94-97.

[4]王毓慧 王紅琴.關于建設項目檔案的分類問題[J].機電兵船檔案，2019（4）：28-30.

[5]樊亞妮.重大建設項目檔案管理實踐與思索[J].辦公室業務，2019（15）：97.