淺談微信功能在檔案公眾服務(wù)中的應(yīng)用

摘 要：21世紀(jì)是互聯(lián)網(wǎng)世紀(jì)，各行各業(yè)都在利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行革新技術(shù)，信息時(shí)代改變傳統(tǒng)的檔案公眾服務(wù)，在以往的檔案公眾服務(wù)中一直存在“重藏輕用”的現(xiàn)象，主要是因?yàn)闄n案的查閱需要前往圖書館或者政府相關(guān)檔案室進(jìn)行查閱。隨著4G、5G移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來，微信等即時(shí)通訊軟件的產(chǎn)生，極大的改變了檔案館服務(wù)，在檔案公眾服務(wù)過程中運(yùn)用微信進(jìn)行服務(wù)，能夠利用微信的優(yōu)勢更好的為公眾提供完善的服務(wù)。本文通過分析微信功能的基礎(chǔ)上，闡釋微信功能在檔案公眾服務(wù)中運(yùn)用的可行性，從而提出微信在檔案公眾服務(wù)中應(yīng)用的方式。

關(guān)鍵詞：微信;檔案公眾服務(wù);信息化

1 微信定義

隨著國家多發(fā)面的發(fā)展，信息技術(shù)從普及到現(xiàn)在如今這個(gè)以信息化為主的時(shí)代，人們越來越離不開網(wǎng)絡(luò)。網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展改變?nèi)藗兊纳罘绞剑W(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展為人們的生活帶來便利，根據(jù)數(shù)據(jù)顯示，2014年我國的網(wǎng)民數(shù)量已經(jīng)達(dá)到6.32億人，互聯(lián)網(wǎng)的普及率達(dá)到46.9%，隨著智能手機(jī)的興起，與以往的手機(jī)功能不同，智能手機(jī)通過下載APP，截止2014年6月份，我國的手機(jī)網(wǎng)民達(dá)到5.27億人。這些手機(jī)網(wǎng)民中，幾乎80%的人使用手機(jī)上網(wǎng)進(jìn)行對外溝通交流。

微信是騰訊公司于2011年1月推出的即時(shí)聊天通訊工具，在智能手機(jī)上下載微信APP，能夠通過網(wǎng)絡(luò)快速的發(fā)送文字、語音、圖片、掃描二維碼，并且能夠在朋友圈共享位置，或者查找附近的人。微信的出現(xiàn)是移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)步的重要標(biāo)志，通過微信公眾號(hào)能夠及時(shí)的了解社會(huì)的相關(guān)信息，或者通過朋友圈的分享獲得更多的信息資源。

2 微信在檔案公眾服務(wù)應(yīng)用的可行性分析

社會(huì)檔案公眾服務(wù)的主要功能是為社會(huì)公眾提供檔案的查詢、打印等服務(wù)，通過將微信運(yùn)用到社會(huì)檔案公眾服務(wù)中的主要目的是滿足社會(huì)公眾查閱檔案信息的便利性與快捷性。社會(huì)檔案工作的主要任務(wù)是通過為用戶提供高品質(zhì)、快捷的檔案信息服務(wù)，為社會(huì)各方的工作進(jìn)行服務(wù)。

2.1 微信用戶群基礎(chǔ)廣泛

微信雖然使用的時(shí)間不長，但是我國網(wǎng)民的數(shù)量日益增多，特別是智能手機(jī)、4G時(shí)代的到來，越來越多的網(wǎng)民會(huì)選擇使用微信作為即時(shí)通訊工具，微信上設(shè)置有QQ好友、通訊錄同步、微信號(hào)以及搖一搖、雷達(dá)掃描添加好友等方式，能夠最大化的擴(kuò)大每一個(gè)微信號(hào)的社交關(guān)系網(wǎng)。截止到2015年2月，微信的活躍使用人群數(shù)量已經(jīng)達(dá)到6億人，微信公眾賬號(hào)總數(shù)超過800萬個(gè)。微信擁有廣泛的用戶群體，檔案公眾服務(wù)通過建立微信公眾賬號(hào)能夠提升公眾的關(guān)注度，而且如今微信能夠?qū)崿F(xiàn)平板、電腦與手機(jī)微信的文件傳送，通過手機(jī)微信掃描二維碼下載或者顯示檔案信息，能夠促進(jìn)檔案信息的傳播。

2.2 微信傳播經(jīng)濟(jì)成本低

檔案公眾服務(wù)機(jī)構(gòu)是社會(huì)公益性的服務(wù)機(jī)構(gòu)，其財(cái)政預(yù)算的經(jīng)費(fèi)有限，最大限度的節(jié)約成本，以達(dá)到信息服務(wù)效果最大化是檔案公共服務(wù)機(jī)構(gòu)所追求的，檔案公眾服務(wù)通過微信公眾賬號(hào)能夠降低成本，使用微信這一工具發(fā)布消息或者回復(fù)信息的耗費(fèi)的流量少，特別是在電腦登陸或者Wifi的情形下根本無需擔(dān)心流量問題，因此檔案公眾服務(wù)通過傳播檔案服務(wù)信息或者為公眾提供檔案查詢信息，能夠有效的降低成本。

2.3 微信的信息傳播功能健全

微信能夠與多個(gè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)賬號(hào)綁定功能，微信的朋友圈信息可以實(shí)現(xiàn)共享，微信用戶可以將微信公眾賬號(hào)上發(fā)布的信息進(jìn)行朋友圈、朋友的分享，微信的信息傳播渠道比較廣泛，如新浪微博的信息可以通過微信進(jìn)行分享，微信傳播信息的方式多樣化，微信還可以通過群聊的方式傳遞信息，還能夠通過二維碼、查看附近的人等功能不斷的擴(kuò)大關(guān)系網(wǎng)絡(luò)。微信健全的信息傳播功能能夠幫助檔案信息管理，能夠及時(shí)的為社會(huì)公眾提供簡便的檔案服務(wù)，公眾可以通過關(guān)注檔案信息服務(wù)公眾賬號(hào)，需要查詢的信息可以通過微信的方式發(fā)送，檔案公眾服務(wù)微信公眾賬號(hào)可以配以文字、圖像的方式提供檔案信息，實(shí)時(shí)的與客戶進(jìn)行交流，實(shí)現(xiàn)信息傳播的一對多，與公眾之間的互動(dòng)性更強(qiáng)。

3 微信應(yīng)用于檔案社會(huì)公眾服務(wù)的策略

3.1 加大宣傳力度，吸引用戶關(guān)注檔案服務(wù)微信公眾賬號(hào)

檔案館提供檔案信息服務(wù)主要是查閱、宣傳檔案知識(shí)等功能，通過完善檔案公眾服務(wù)微信功能，可以實(shí)現(xiàn)查檔服務(wù)、通過微信可以實(shí)現(xiàn)查檔預(yù)約，并通過微信實(shí)現(xiàn)在線交流，公眾通過微信以文字或者語音的方式進(jìn)行查閱或者提問，微信公眾賬號(hào)可以對用戶的疑難問題進(jìn)行簡要的解答，快速的解答客戶的難題。目前我國公共檔案館設(shè)置微信公眾賬號(hào)的級別較低，許多檔案館的微信公眾賬號(hào)的功能種類不夠詳盡，發(fā)布的檔案信息仍然比較少。因此，對于加強(qiáng)微信在檔案公眾服務(wù)信息中的運(yùn)用，從用戶上看，要通過加大宣傳力度，在不同的渠道上推廣檔案公眾服務(wù)微信公眾號(hào)。從檔案館的角度上看，要申請微信公眾賬號(hào)，通過朋友圈推廣或者地區(qū)百事通賬號(hào)宣傳的方式來推送自己的檔案服務(wù)信息。

3.2 建立完善的檔案微信服務(wù)體系

通過微信公眾賬號(hào)這一公眾平臺(tái)，檔案館通過構(gòu)建三維一體的服務(wù)體系，在服務(wù)的內(nèi)容上以檔案查詢、檔案使用、檔案知識(shí)為核心，最大化的為公眾提供檔案信息內(nèi)容，在服務(wù)內(nèi)容上，公眾通過微信公眾賬號(hào)搜索或者二維碼掃描等方式添加檔案局的微信公眾賬號(hào)，需要查閱的信息可以通過微信直接發(fā)送，檔案館通過館內(nèi)的數(shù)據(jù)搜索向用戶反饋相關(guān)的檔案信息，必要時(shí)可通過圖片的形式為用戶提供檔案的原件信息。

在檔案館微信公眾賬號(hào)的功能設(shè)置上，可以參考許多微信公眾賬號(hào)，如在狀態(tài)欄上設(shè)置檔案服務(wù)、齊魯檔案、檔案動(dòng)態(tài)等分類功能，其中檔案服務(wù)選項(xiàng)中包括預(yù)約查檔、業(yè)務(wù)咨詢、職稱培訓(xùn)等服務(wù)。查閱齊魯檔案可以查閱到相關(guān)的紀(jì)錄、齊魯故事、抗戰(zhàn)紀(jì)念等檔案資料。在檔案動(dòng)態(tài)上包括信息速遞、檔案微博、門戶網(wǎng)站、檔案征集、投訴建議等功能。用戶可以根據(jù)所需的尋找的信息宣傳選項(xiàng)，如果自己所需的信息都不在這類功能選項(xiàng)中，用戶可以通過語音或者文字的方式發(fā)送問題，檔案館微信采取“關(guān)鍵詞自動(dòng)回復(fù)”的功能，可以引導(dǎo)用戶體驗(yàn)微信檔案服務(wù)功能。

檔案館微信公眾服務(wù)體系離不開完善的團(tuán)隊(duì)服務(wù)，檔案館提供檔案微信公眾信息服務(wù)，必須要有專業(yè)的團(tuán)隊(duì)進(jìn)行維護(hù)，對于用戶提出的問題在自動(dòng)回復(fù)功能中無法解答時(shí)，要不斷的完善智能應(yīng)答系統(tǒng)，對于用戶常常搜索的問題進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總，定期根據(jù)用戶關(guān)注的熱點(diǎn)檔案問題進(jìn)行信息的發(fā)布，及時(shí)的解答用戶的疑惑。

4 結(jié)論

以往的檔案館為公眾提供檔案信息服務(wù)的方式是一種被動(dòng)的接受式，通過微信公眾號(hào)，檔案館可以在檔案信息服務(wù)中處于主動(dòng)的地位，可以通過向關(guān)注檔案微信公眾賬號(hào)的用戶及時(shí)推送相關(guān)的信息，拉近公眾的距離，而且能夠以視頻、圖片、文字、語音等結(jié)合的方式向公眾推送信息，展示檔案信息的生動(dòng)性。通過將微信這一即時(shí)通訊工具運(yùn)用到檔案公眾服務(wù)中，實(shí)現(xiàn)檔案館提供檔案信息服務(wù)方式的轉(zhuǎn)變，開拓為社會(huì)服務(wù)新途徑。

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作者簡介

韓文利（1971-），女，浙江寧波人，本科，館員，研究方向：檔案數(shù)字化。