淺談微信功能在檔案公眾服務中的應用

摘 要：21世紀是互聯(lián)網(wǎng)世紀，各行各業(yè)都在利用互聯(lián)網(wǎng)技術進行革新技術，信息時代改變傳統(tǒng)的檔案公眾服務，在以往的檔案公眾服務中一直存在“重藏輕用”的現(xiàn)象，主要是因為檔案的查閱需要前往圖書館或者政府相關檔案室進行查閱。隨著4G、5G移動網(wǎng)絡時代的到來，微信等即時通訊軟件的產(chǎn)生，極大的改變了檔案館服務，在檔案公眾服務過程中運用微信進行服務，能夠利用微信的優(yōu)勢更好的為公眾提供完善的服務。本文通過分析微信功能的基礎上，闡釋微信功能在檔案公眾服務中運用的可行性，從而提出微信在檔案公眾服務中應用的方式。

關鍵詞：微信;檔案公眾服務;信息化

1 微信定義

隨著國家多發(fā)面的發(fā)展，信息技術從普及到現(xiàn)在如今這個以信息化為主的時代，人們越來越離不開網(wǎng)絡。網(wǎng)絡的發(fā)展改變人們的生活方式，網(wǎng)絡技術的快速發(fā)展為人們的生活帶來便利，根據(jù)數(shù)據(jù)顯示，2014年我國的網(wǎng)民數(shù)量已經(jīng)達到6.32億人，互聯(lián)網(wǎng)的普及率達到46.9%，隨著智能手機的興起，與以往的手機功能不同，智能手機通過下載APP，截止2014年6月份，我國的手機網(wǎng)民達到5.27億人。這些手機網(wǎng)民中，幾乎80%的人使用手機上網(wǎng)進行對外溝通交流。

微信是騰訊公司于2011年1月推出的即時聊天通訊工具，在智能手機上下載微信APP，能夠通過網(wǎng)絡快速的發(fā)送文字、語音、圖片、掃描二維碼，并且能夠在朋友圈共享位置，或者查找附近的人。微信的出現(xiàn)是移動網(wǎng)絡進步的重要標志，通過微信公眾號能夠及時的了解社會的相關信息，或者通過朋友圈的分享獲得更多的信息資源。

2 微信在檔案公眾服務應用的可行性分析

社會檔案公眾服務的主要功能是為社會公眾提供檔案的查詢、打印等服務，通過將微信運用到社會檔案公眾服務中的主要目的是滿足社會公眾查閱檔案信息的便利性與快捷性。社會檔案工作的主要任務是通過為用戶提供高品質、快捷的檔案信息服務，為社會各方的工作進行服務。

2.1 微信用戶群基礎廣泛

微信雖然使用的時間不長，但是我國網(wǎng)民的數(shù)量日益增多，特別是智能手機、4G時代的到來，越來越多的網(wǎng)民會選擇使用微信作為即時通訊工具，微信上設置有QQ好友、通訊錄同步、微信號以及搖一搖、雷達掃描添加好友等方式，能夠最大化的擴大每一個微信號的社交關系網(wǎng)。截止到2015年2月，微信的活躍使用人群數(shù)量已經(jīng)達到6億人，微信公眾賬號總數(shù)超過800萬個。微信擁有廣泛的用戶群體，檔案公眾服務通過建立微信公眾賬號能夠提升公眾的關注度，而且如今微信能夠實現(xiàn)平板、電腦與手機微信的文件傳送，通過手機微信掃描二維碼下載或者顯示檔案信息，能夠促進檔案信息的傳播。

2.2 微信傳播經(jīng)濟成本低

檔案公眾服務機構是社會公益性的服務機構，其財政預算的經(jīng)費有限，最大限度的節(jié)約成本，以達到信息服務效果最大化是檔案公共服務機構所追求的，檔案公眾服務通過微信公眾賬號能夠降低成本，使用微信這一工具發(fā)布消息或者回復信息的耗費的流量少，特別是在電腦登陸或者Wifi的情形下根本無需擔心流量問題，因此檔案公眾服務通過傳播檔案服務信息或者為公眾提供檔案查詢信息，能夠有效的降低成本。

2.3 微信的信息傳播功能健全

微信能夠與多個網(wǎng)絡平臺實現(xiàn)賬號綁定功能，微信的朋友圈信息可以實現(xiàn)共享，微信用戶可以將微信公眾賬號上發(fā)布的信息進行朋友圈、朋友的分享，微信的信息傳播渠道比較廣泛，如新浪微博的信息可以通過微信進行分享，微信傳播信息的方式多樣化，微信還可以通過群聊的方式傳遞信息，還能夠通過二維碼、查看附近的人等功能不斷的擴大關系網(wǎng)絡。微信健全的信息傳播功能能夠幫助檔案信息管理，能夠及時的為社會公眾提供簡便的檔案服務，公眾可以通過關注檔案信息服務公眾賬號，需要查詢的信息可以通過微信的方式發(fā)送，檔案公眾服務微信公眾賬號可以配以文字、圖像的方式提供檔案信息，實時的與客戶進行交流，實現(xiàn)信息傳播的一對多，與公眾之間的互動性更強。

3 微信應用于檔案社會公眾服務的策略

3.1 加大宣傳力度，吸引用戶關注檔案服務微信公眾賬號

檔案館提供檔案信息服務主要是查閱、宣傳檔案知識等功能，通過完善檔案公眾服務微信功能，可以實現(xiàn)查檔服務、通過微信可以實現(xiàn)查檔預約，并通過微信實現(xiàn)在線交流，公眾通過微信以文字或者語音的方式進行查閱或者提問，微信公眾賬號可以對用戶的疑難問題進行簡要的解答，快速的解答客戶的難題。目前我國公共檔案館設置微信公眾賬號的級別較低，許多檔案館的微信公眾賬號的功能種類不夠詳盡，發(fā)布的檔案信息仍然比較少。因此，對于加強微信在檔案公眾服務信息中的運用，從用戶上看，要通過加大宣傳力度，在不同的渠道上推廣檔案公眾服務微信公眾號。從檔案館的角度上看，要申請微信公眾賬號，通過朋友圈推廣或者地區(qū)百事通賬號宣傳的方式來推送自己的檔案服務信息。

3.2 建立完善的檔案微信服務體系

通過微信公眾賬號這一公眾平臺，檔案館通過構建三維一體的服務體系，在服務的內容上以檔案查詢、檔案使用、檔案知識為核心，最大化的為公眾提供檔案信息內容，在服務內容上，公眾通過微信公眾賬號搜索或者二維碼掃描等方式添加檔案局的微信公眾賬號，需要查閱的信息可以通過微信直接發(fā)送，檔案館通過館內的數(shù)據(jù)搜索向用戶反饋相關的檔案信息，必要時可通過圖片的形式為用戶提供檔案的原件信息。

在檔案館微信公眾賬號的功能設置上，可以參考許多微信公眾賬號，如在狀態(tài)欄上設置檔案服務、齊魯檔案、檔案動態(tài)等分類功能，其中檔案服務選項中包括預約查檔、業(yè)務咨詢、職稱培訓等服務。查閱齊魯檔案可以查閱到相關的紀錄、齊魯故事、抗戰(zhàn)紀念等檔案資料。在檔案動態(tài)上包括信息速遞、檔案微博、門戶網(wǎng)站、檔案征集、投訴建議等功能。用戶可以根據(jù)所需的尋找的信息宣傳選項，如果自己所需的信息都不在這類功能選項中，用戶可以通過語音或者文字的方式發(fā)送問題，檔案館微信采取“關鍵詞自動回復”的功能，可以引導用戶體驗微信檔案服務功能。

檔案館微信公眾服務體系離不開完善的團隊服務，檔案館提供檔案微信公眾信息服務，必須要有專業(yè)的團隊進行維護，對于用戶提出的問題在自動回復功能中無法解答時，要不斷的完善智能應答系統(tǒng)，對于用戶常常搜索的問題進行數(shù)據(jù)匯總，定期根據(jù)用戶關注的熱點檔案問題進行信息的發(fā)布，及時的解答用戶的疑惑。

4 結論

以往的檔案館為公眾提供檔案信息服務的方式是一種被動的接受式，通過微信公眾號，檔案館可以在檔案信息服務中處于主動的地位，可以通過向關注檔案微信公眾賬號的用戶及時推送相關的信息，拉近公眾的距離，而且能夠以視頻、圖片、文字、語音等結合的方式向公眾推送信息，展示檔案信息的生動性。通過將微信這一即時通訊工具運用到檔案公眾服務中，實現(xiàn)檔案館提供檔案信息服務方式的轉變，開拓為社會服務新途徑。

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作者簡介

韓文利（1971-），女，浙江寧波人，本科，館員，研究方向：檔案數(shù)字化。