論信息化在醫院文書檔案管理中的創新型應用

白云龍

摘 要 在當前的信息化時代，大數據、云計算等高新技術在各行業領域中得到廣泛應用，其中醫院的文書檔案管理工作也不例外。在信息化技術的加持下，醫院文書檔案管理工作質量與效率有所提升，不僅能夠避免紙質文書檔案無法長時間存放和容易損壞的不足，而且還能實現文書檔案資源的內部高效共享。基于此，本文將主要針對信息化在醫院文書檔案管理中的創新型應用展開分析，希望能為相關從業者提供參考。

關鍵詞 信息化;醫院;文書檔案管理;應用

信息化技術的應用能夠明顯提高工作質量與效率，在醫院的文書檔案管理中合理且創新地應用信息化技術，能夠彌補以往人工管理帶來的誤差問題。文書檔案管理作為醫院日常管理中的關鍵組成，對醫院日常工作開展順利與否形成直接影響，所以有必要針對信息化在醫院文書檔案管理中的創新型應用深入探究，從而提高醫院文書檔案的管理實效與利用效率。

1醫院文書檔案管理中信息化應用的價值

（1）提高文書檔案管理效率。在過去的管理模式下，醫院的文書檔案管理工作基本為人工模式，不僅無法保證效率，同時還會出現關鍵文書檔案歸檔時效無法保證、占用空間過大、歸檔耗時較長、信息登記遺失等一系列問題。而在信息化技術的應用之下，醫院的文書檔案無論是歸檔、存儲還是統計分析應用，都得到技術支持，在保管、檢索、查詢等方面較少出現差錯，自動化程度的提升大大提高了文書檔案管理效率。

（2） 有利于文書檔案保護。傳統管理模式下針對紙質文書檔案的管理很容易受到外部環境與人為因素的影響而出現損壞，而將紙質文書檔案進行電子化轉換與數字化管理，在查詢、復印、利用的過程中，都不會對紙質文書檔案的原件有過多的干擾，只需要登錄信息化平臺調取數據即可，然后根據具體需要直接打印，有利于醫院文書檔案原件的長久保管[1]。

（3）實現資源互補共享。信息化在醫院文書檔案管理中的應用，促使文書檔案資源從過去的單一轉變為如今的多元。一方面，文書檔案資源能夠在醫院內部不同科室、辦公室等部門之間進行實時共享交流與互補;另一方面，也能基于信息化平臺，做到文書檔案的實時化歸檔，如有尚未歸檔的文書檔案也能第一時間發現，從而督促相關部門盡快將文書檔案移交給檔案室。

2信息化在醫院文書檔案管理中的創新型應用

醫院文書檔案的信息化管理不可能一朝一夕完成，需要分步驟、全方位地策略實施，才能夠完善管理，提高文書檔案管理工作質量與效率。具體來講，信息化在醫院文書檔案管理中的應用應當做好以下幾個步驟：

（1）重視前端管理。醫院內部要營造“文書檔案一體化”的管理分為，確保相互獨立且分散的文書檔案形成整體性的管理模式。換而言之，也就是從醫院日常工作中文書生成到最終的歸檔管理，都要滲透文檔一體化理念。基于這一理念去進行信息化管理制度設計、人員隊伍選調、組織構建等工作，同時還需重視文書檔案的前端質量把控，避免有重要文件信息出現遺失或錯漏，嚴格按照制定的管理制度與標準去做好信息化收集、規范化整理，確保文書檔案得到及時且完好地保存。

（2）做好統籌規劃。醫院方面一定要立足自身情況，基于全院視角著手，在內部營造“大檔案”氛圍。一方面，要嚴格按照《紙質檔案數字化技術規范》《電子公文歸檔管理暫行辦法》等法規與業內標準，對醫院的文書檔案進行圖像掃描，根據內容進行數據庫建設，同時對數據進行掛接與備份，積極推進文書檔案的數字化工作[2]。另一方面，對于電子文件的歸檔也不能忽視，在文書檔案的數字化開發與利用方面更要積極推進。

（3）夯實基礎工作。醫院文書檔案管理的信息化應用，意味著文書檔案管理模式將從過程以實體文書檔案保管為主的模式，轉變為如今對多元形式數字化文書檔案進行管理的模式，簡而言之便是對醫院文書檔案進行數字化、網絡化、共享化的管理。因此，需要將電子文書檔案的管理作為著手點，與醫院電子政務建設進行全面整合，應用OA辦公平臺實現自動化管理[3]。同時，還要提高醫院文書檔案信息化管理的安全性，確保文書檔案不會出現遺失或被他人篡改的情況。所以，一方面，要不斷完善系統，提高信息化管理系統的安全性;另一方面，要提高文書檔案管理人員的安全意識，嚴格按照制定的規章制度與規范標準去管理文書檔案信息。

（4）優化大數據平臺。醫院應當做好對文書檔案信息的大數據平臺搭建工作，對文書檔案信息數據展開結構分析，通過對數據的識別實現分類管理與利用，確定最適宜的平臺管理模式，保證數據集成度、數據交換速度、數據處理速度都能得到提升，從而提高平臺管理水平。同時，通過優化平臺數據的控制精準度，在云計算技術的加持下做好存儲與調用工作，提高平臺管控水平，同時也能提升業務增長的承載量，大大提高信息化規模。醫院可與大數據分析企業展開合作，獲取到更具針對性的信息數據，從而精準預測醫療市場的業務發展態勢。

（5）創新歸檔構造。制定全新的歸檔步驟與自動化歸檔策略，對醫院電子病歷進行約束，按照流程索引做好資料的定向記錄，主要依據病患診斷時間的先后順序進行自動歸檔，文書檔案的屬性則由定時應用程序進行控制，按照文書檔案生成時間保留下來。同時，采取觸發器關聯措施，對存留架構的基礎上設置更新數值觸發器，輸入之后對文書檔案新內容進行刷新。此外，設置不同的索引指標，對圖像、語音等不同形式的指標進行關聯。還應搭建互換的共享構造，有合作關系的醫院之間能夠通過輸入相應的醫院代碼，找到文書檔案的存放點，更有利于文書檔案資源的利用。

3結束語

綜上所述，在醫院的文書檔案管理中重視且做好信息化創新應用，提高對文書檔案信息化管理的重視度，有利于醫院文書檔案管理工作質量與效率的提高，同時能夠明顯提升文書檔案的開發與利用效果。因此，無論是醫院管理層還是文書檔案管理人員，都要在對信息化應用方面統一思想，加大創新力度，全面提高醫院的文書檔案管理水平。

參考文獻

[1] 張晨.大數據時代醫院檔案管理信息化建設的創新思路[J].辦公室業務，2020（15）：63-64.

[2] 張鳳蓮.淺議醫院檔案管理的信息化建設[J].中國當代醫藥，2017， 24（6）：139-141.

[3] 翟晶，王忠.新形勢下醫院人事檔案管理信息化建設探究[J].醫學教育管理，2016，2（5）：710-714.