計算機技術在檔案管理中的應用

郭津鋼

摘? 要：隨著時代的發展，計算機技術的應用范圍越來越廣闊，企業檔案管理工作中，有機結合計算機技術的應用，不僅能夠提升管理效率，還利于提升檔案信息的價值，如企業應用計算機技術建設信息化的檔案管理模式，再利用大數據技術進行檔案信息的分析，則能夠為企業的規劃發展提供可靠的參考依據，推動企業的進步。本文對計算機技術在檔案管理中的應用進行論述，希望能夠為有關單位提供參考。

關鍵詞：計算機技術;檔案管理;應用

檔案管理工作中，建設以計算機技術為依托的檔案管理模式，即利于大量檔案信息的存儲，也利于節省紙質資源的應用，起到環保的作用。而基于計算機技術的檔案管理，可以快速進行存儲、讀取、利用，大為方便人們的利用檔案。與此同時，基于檔案的信息化建設，還能更避免檔案存儲過程的丟失、損壞等現象產生，進而大為提升檔案的管理質量。基于此，有關企業的發展中，應認識到計算機技術在檔案管理工作中的重要作用，積極引用相關計算機技術，推動企業的與時俱進。

1 計算機技術在檔案信息管理中的作用

1.1 計算機技術能夠實現數字化檔案信息管理

從傳統的檔案信息管理模式中我們可以看出，傳統的檔案管理模式是采用手工記錄，工作效率低，工作準確性低，占用大量的人力資源和財力資源，信息的儲存、查閱和修改等問題較為不便。而社會現代化計算機技術在檔案管理中應用后，通過計算機系統能夠將檔案管理過程中的信息儲存、查閱和修改過程直接完成，節省了大量的人力、物力和財力。提高了檔案管理的效率，降低了檔案管理的成本和費用，保證了檔案管理的準確性。而且，在保證檔案管理的質量和效率的過程中的計算機技術的應用還實現了資源共享和信息共享。

1.2 計算機技術能夠實現自動化檔案管理

在信息化技術的使用過程中，我們感受到了計算機技術的高容量、高效率和程序化的數據處理等特點。計算機技術的使用時通過程序編寫后能夠高效的執行程序并且能夠保證期準確性。因此，計算機技術在檔案管理中的應用能夠通過程序編寫后直接實現化錄入保存修改和管理等過程的自動化。

1.3 計算機技術能夠實現網絡化的信息檢索

應用計算機技術的檔案管理能夠將各類檔案進行分類匯總，并且通過計算機的自動化程序能夠實現檔案查閱過程中的及時信息檢索。這就避免了檔案管理員由于不能夠清晰的記憶檔案儲存位置而丟失資料或者不能夠及時準確的查找到需要的資料。同時計算機技術的檢索功能不僅在檔案管理過程中應用還推廣到各個行業領域。這樣就能夠在最大程度上實現共享平臺。

2 檔案管理工作中有效應用計算機技術的對策

2.1 提高認識

結合時代的發展，信息技術對人們的生活越來越重要，如人們的生活中，隨時都應用到計算機設備進行存儲文件、發送信息等，方便人們生活的同時，提高生活質量。對于企業的運營發展而言，有機結合計算機技術的應用，可以大為提升經營效率，具體而言，企業可以應用計算機技術存儲大量資料，及時查找相關資料，為企業的進一步發展提高參考依據。與此同時，企業還可以應用計算機技術對市場行情分析，掌握市場最新行情、動態等，這表明，現代化的企業離不開計算機技術的有效應用。針對企業檔案管理工作而言，建立信息化的檔案管理模式，不利于企業存儲檔案信息，還利于及時查找、應用相關檔案信息，提升相關工作的效率，為企業的快速發展提供幫助。基于此，為了加快企業的進步，企業與功能認識到檔案管理工作中，信息技術的有效應用。

2.2 建立人才隊伍

對于信息化的檔案管理工作而言，只有工作人員能夠有效執行信息檔案的管理操作，才能夠真正發揮信息化檔案管理的作用，能夠有效進行檔案的錄入、存儲、查找、應用等。對此，企業再認識到計算機技術在檔案管理工作中的重要作用后，應積極開展人才隊伍的建設工作，最大化的發揮信息檔案管理模式的作用。具體而言，為了確保檔案管理隊伍建設的質量，企業應注重對人才隊伍的培養，培養過程中，應積極引入相關人才，尤其是聘用一些青年人才，不僅具有工作上的活力，還能更積極創新工作模式，提升企業檔案管理工作的效率，為企業的創造更多經濟效益。培養人才隊伍的過程中，企業可以選擇聘用專業技術人員的方法，讓人才隊伍明確信息檔案管理系統的操作方法、技巧，有效開展信息化檔案管理工作。另外，為了提升檔案管理人才的工作質量，企業還應定期組織召開檔案管理部門的內部會議，強化工作人員之間的業務交流，提升整體工作人員的操作水平，實現人才隊伍的高質量建設。

2.3 注重檔案工作的安全

當今時代而言，企業之間的競爭力越來越大，為了確保企業的安全發展，提升企業的競爭力，企業在建設基于計算機技術的檔案管理模式后，還應注重檔案的安全管理，避免檔案信息的丟失、被盜等現象發送，以免造成企業的經濟損失現象產生。對此，信息化的檔案管理工作中，操作人員應樹立安全操作意識，注重檔案的安全管理。具體而言，檔案存儲過程中，應確保存儲過程的安全可靠，聯網狀態下，應避免點擊一些陌連接，杜絕四周登錄一些不正規網站。另外，基于一些機密性較高的檔案，存儲過程中應盡量避免連接互聯網，從而保障檔案信息的安全，有效應用數據化的檔案。

2.4 建立健全計算機檔案管理制度

在檔案管理中融入計算計算技術，對于檔案管理信息化和數字化意義是重大的，檔案數字化建設應該由地方檔案管理部門統一規劃和組織，由上至下建立起統一的電子檔案管理制度和辦法，使用統一檔案管理軟件，以便于信息交流與系統升級。統一規范電子檔案的掃描、制作、收集和歸檔辦法、程序、時效等內容，使各級檔案部門和基層檔案工作者有法可依、有章可循。同時，對電子檔案要定期整理、分類歸檔、專人負責，避免因機構改革、個人工作崗位調整、所用計算機更迭、工作移交過程中的疏漏等原因引起的電子檔案歷史資料的遺散，確保電子檔案資料的完整性、準確性。

2.5 提高檔案管理工作的標準化程度

解決檔案管理軟件的通用性。檔案工作現代化的基礎是標準化，計算機在檔案管理應用中涉及的每個問題，如數據著錄、應用軟件推廣、設備兼容、信息聯網等，都需要一系列的標準才能解決。一方面使通用性的檔案管理軟件從質量上得到保證，另一方面使用戶以盡量少的投人得到滿意的應用效果。還需要加強對計算機檔案管理的長期規劃，形成計算機檔案管理系統，逐步實現檔案管理智能化和現代化。

3 結束語

綜上所述，計算機技術具有運算速度快、存儲數據多的特點，針對檔案的錄入、存儲、管理而言，應用計算技術執行相關操作，可以大為節省時間，有效代替人工操作，且能夠保障安全。對此，企業的經營發展中，應認識到計算機技術對檔案管理工作的積極意義，建設企業內部的數據化檔案管理系統，方便其存儲、利用當娜的同時，還可以應用大數據機給予分析，推動企業科學的發展。

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