現(xiàn)代企業(yè)檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式分析

王晶

摘?要：檔案管理工作對企業(yè)而言意義重大，傳統(tǒng)檔案管理工作基本依靠紙質(zhì)材料為主要載體，因此在管理與服務(wù)上面臨著較大的難度，工作流程也相對煩瑣。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的現(xiàn)代社會，企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新與服務(wù)模式的深入分析，是企業(yè)提升競爭力、使自身發(fā)展更加適應(yīng)社會的必然需求。基于此，本文將圍繞現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新與服務(wù)模式展開分析。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代企業(yè)?檔案管理?創(chuàng)新與服務(wù)

中圖分類號：F272;G271??文獻標識碼：A????文章編號：1003-9082（2020）09-00-01

引言

隨著社會的發(fā)展演進以及各類科研成果的實際應(yīng)用，現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理工作勢必要采取創(chuàng)新，以提升企業(yè)的管理水平，并使企業(yè)檔案管理工作為企業(yè)的發(fā)展提供幫助。在信息化、現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢下，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式的創(chuàng)新，也必然要圍繞以上內(nèi)容開展，這不僅僅代表著工作設(shè)備的更新?lián)Q代，更意味著工作觀念、工作方式的全面升級，以確保現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作與服務(wù)模式的創(chuàng)新，能夠有效推動企業(yè)的進一步發(fā)展。

一、關(guān)于企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新

1.檔案管理工作理念的創(chuàng)新

要使企業(yè)檔案管理工作得到有效創(chuàng)新，首先，應(yīng)針對管理理念進行創(chuàng)新，只有在相應(yīng)現(xiàn)代化理念的支持下，管理工作本身才會具有現(xiàn)代化的特征，同時也能夠使管理工作本身擁有應(yīng)有的活力。因此，在創(chuàng)新企業(yè)檔案管理工作時，應(yīng)主動嘗試將現(xiàn)代化、信息化的概念融入工作理念中。由于檔案管理工作本身具有服務(wù)于整個企業(yè)發(fā)展的目的，結(jié)合以經(jīng)濟發(fā)展為主要目標的現(xiàn)代社會背景，可以得出企業(yè)檔案管理工作的重點就是推動企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展水平。因此，企業(yè)檔案管理工作的主要職能就應(yīng)當被定位成服務(wù)大局，通過對檔案的高效開發(fā)與利用，幫助企業(yè)順應(yīng)社會發(fā)展的趨勢，獲取更多的經(jīng)濟效益。

其次，則是對傳統(tǒng)檔案管理思想的調(diào)整。要達到這一點，需要強化改革檔案管理工作的力度，對舊時期及落后于時代的管理思想應(yīng)予以剔除，積極但辯證性地接受新的管理思想及理念，同時還要堅持管理工作以人為本、為人服務(wù)的基本原則。除此之外，在保證檔案安全性的前提下，盡可能提升檔案管理工作的涉及與監(jiān)督范圍，以使檔案管理工作能夠更加高效地運行，并在企業(yè)內(nèi)部具備更強的影響力。

2.檔案管理工作機制的創(chuàng)新

在理念的基礎(chǔ)上要使檔案管理工作更加切實有效，還需針對工作機制進行調(diào)整，使工作機制與工作理念能夠有效契合，共同服務(wù)于整個檔案管理工作。管理工作機制的創(chuàng)新，需要先建立完善的檔案資源信息收集系統(tǒng)，該系統(tǒng)的建立是為了順應(yīng)當前信息化社會的特點。由于信息化社會背景下，各類信息具有信息量大、來源廣、內(nèi)容豐富的特點，因此只靠檔案管理部門的工作，是無法保證檔案收集工作的即時性與有效性的，因而需要建立成熟、系統(tǒng)的檔案資源信息收集系統(tǒng)。

還有就是完善檔案管理工作的相應(yīng)規(guī)章制度，使檔案管理工作的開展運行能夠具備規(guī)范化的特點。這類規(guī)章制度可與考核制度及激勵制度掛鉤，以使遵守制度本身能夠引發(fā)員工的積極性與自覺性，從而使員工在工作過程中自發(fā)遵守相應(yīng)的制度要求，促進整個檔案管理工作的規(guī)范化;同時，還要重視規(guī)章制度對相應(yīng)責(zé)任的明確化，確保規(guī)章制度的制定能夠?qū)⒕唧w責(zé)任落實到個人，對考核評價、激勵制度具體內(nèi)容的規(guī)劃也要仔細思量，使之具有應(yīng)有的科學(xué)性及合理性，對檔案管理工作起到積極的助推作用。

二、關(guān)于企業(yè)檔案服務(wù)模式的創(chuàng)新

1.提升編輯檔案資料的能力

盡管企業(yè)檔案管理工作是對檔案本身進行管理，但檔案的編撰、編寫等編輯工作也是檔案管理工作中的重要環(huán)節(jié)，只有在編輯工作展現(xiàn)出相應(yīng)可靠性與準確性的前提下，才能使檔案服務(wù)模式深層次滿足企業(yè)發(fā)展需求。一般檔案的編輯工作包括對檔案資料的編輯、檔案中真實數(shù)據(jù)的整理、需要實際操作驗證的檔案數(shù)據(jù)等，而檔案相關(guān)的信息又十分復(fù)雜，因此要提升編輯檔案資料的能力，首先要對檔案中的原始信息進行提純、凝練，其中有重大價值及意義的信息更是需要慎重對待，隨后具體處理。在提純過原始信息之后，按照相應(yīng)的分類流程將檔案信息分門別類、做好歸納。這樣的做法能使得檔案被有效進行編輯與整理，同時也有助于創(chuàng)新檔案服務(wù)模式，使之更加能夠適應(yīng)社會發(fā)展需求。

2.增設(shè)電子檔案數(shù)據(jù)庫

電子檔案數(shù)據(jù)庫（以下簡稱數(shù)據(jù)庫）的增設(shè)是為了滿足當今企業(yè)多樣化、大體量的檔案服務(wù)模式需求。傳統(tǒng)檔案服務(wù)模式工作以紙質(zhì)為載體，能夠記錄的檔案信息不僅數(shù)量較少、占用的空間更多，人力資源的消耗也十分嚴重。在信息化、現(xiàn)代化的社會背景下，檔案服務(wù)模式工作需要一種更加高效、更加便捷的數(shù)據(jù)服務(wù)模式儲存方式，因此需要建立數(shù)據(jù)庫。除此之外，數(shù)據(jù)庫的優(yōu)點還在于能夠有效保存檔案內(nèi)容，大批量檔案的整理、歸納、分類工作也僅需要簡單的操作即可完成。綜合上述內(nèi)容來看，數(shù)據(jù)庫的建立是檔案服務(wù)模式信息化發(fā)展與改進的體現(xiàn)，也是企業(yè)實現(xiàn)進一步發(fā)展的必經(jīng)之路，但需要注意的是，數(shù)據(jù)庫必須做好相應(yīng)的安全管理措施，通過備份、設(shè)置防火墻及反侵略系統(tǒng)等方法，以全面提升數(shù)據(jù)庫本身的安全性。

3.加入大數(shù)據(jù)檢索技術(shù)

大數(shù)據(jù)檢索技術(shù)的加入，能夠有效提升檔案檢索的可靠性，同時也能使檔案服務(wù)模式具備智能化的特點。以大數(shù)據(jù)技術(shù)為基礎(chǔ)的檢索活動，能在極短時間內(nèi)完成對海量檔案數(shù)據(jù)的檢索，同時大數(shù)據(jù)技術(shù)還具備查找具體特征的功能，這就使得檢索活動本身具有更強的指向性，也就大幅提升了檢索的準確性，使檔案服務(wù)工作得到更高層次的創(chuàng)新。除此之外，大數(shù)據(jù)技術(shù)還能夠全方位分析檔案內(nèi)容，包括圖表及其他數(shù)據(jù)，從宏觀上判斷檔案的功能與作用，通過對大量檔案數(shù)據(jù)的分析，大數(shù)據(jù)技術(shù)可以實現(xiàn)對過往企業(yè)發(fā)展的評估，在檢索過程中聯(lián)動互聯(lián)網(wǎng)提供其他相應(yīng)的參考數(shù)據(jù)及信息，使企業(yè)檔案服務(wù)模式得到全面創(chuàng)新。

結(jié)語

對于企業(yè)檔案管理工作及服務(wù)模式而言，創(chuàng)新是使之能夠更好適應(yīng)社會發(fā)展的必然要求，也是提升企業(yè)檔案管理有效性的根本。企業(yè)檔案相關(guān)工作的創(chuàng)新，能夠切實提升企業(yè)檔案應(yīng)用的有效性，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)中的價值，從而為企業(yè)綜合競爭力的提升創(chuàng)造條件，幫助企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻

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