大數據時代下機關事業單位人事檔案管理面臨的困境及出路探索

張偉城

摘 要：在信息技術推動下，人類開始進入信息化時代，經濟社會的發展很大程度上取決于數據的全面掌握和應用。大數據時代的標準特征就是摒棄以往信息的單一、片段性，實現信息的集成數據化建設。在大數據時代背景下，人事檔案管理工作也面臨新的機遇和挑戰，即告別以往信息統計不及時、信息綜合應用差、管理不科學等缺陷，探索信息化管理人事檔案優勢，促進人員的檔案管理和人才的合理流動。本文在大數據時代背景下，以人事檔案的管理進行分析和實踐，探討在大數據時代下機關事業單位人事檔案管理中存在的問題以及挑戰，并提出有針對性的解決措施。

關鍵詞：大數據時代;機關事業單位;人事檔案管理;應對措施

在大數據時代，各行各業獲得了更多的發展機遇，同時也迎來了許多挑戰。發展是第一要務， 人才是第一資源， 創新是第一動力，三者密不可分。如何將合適的人才放到合適的位置，是組織進行創新和發展的關鍵，而完備的人事檔案管理是實現上述目標的關鍵基礎，因此重視提高人事管理的效率對各行業的發展具有重大促進作用。機關、企事業單位都應該抓住大數據浪潮，應用信息化管理技術提高人事檔案管理水平，充分發揮人事檔案管理的價值，爭取做到人盡其才，物盡其用。

一、大數據時代的意義

大數據時代是指現在社會各行業各領域都需要進行數據搜集、整合、管理、分析等。各種組織需要建立一個信息集中處理平臺實施數據處理與分析，及時對海量信息進行有效管理，提供準確的數據支撐，幫助決策者做出正確的判斷和決策。根據以上的概念可以得知，數據信息化管理出現的原因主要是因為數據信息量大且復雜，這對后續信息的存儲以及檢查質量提出了極大的挑戰。隨著科技的進步和調整，計算機技術得到了普遍的應用，這不僅大幅度的提高了存儲能力，還能將數據信息化處理的水平得到改善，提高了完整性與正確率。在信息數據多元化發展的趨勢里，計算機技術的應用全面的滿足了各行各業的需求。它能從海量的數據信息中快速提取有效信息，提高了數據的價值。結合當前我國機關事業單位人事檔案管理來看，數據信息化的技術就并未及時應用于此。據調查，我國近有70%的機關事業單位的人事檔案工作還停留在紙質檔案管理階段，人事檔案信息化建設還處在初步階段，這嚴重影響組織的人力資源管理配置和職能作用合理發揮。

二、加強人事檔案信息化管理的意義所在

機關事業單位的人事檔案，是相關人才個人發展履歷的記錄，記錄著個人的事業發展軌跡、政治面貌變化及獎懲等，是人才評價和任用的依據;同時，在這些記錄中，也見證著當時機關事業單位的工作事項與內容。機關事業單位是我國形式各項事務的重要組織結構，其人才的管理和任用必須遵照履歷、有據可依。而對人才的培養、選拔、考核、晉升，都需要從人事檔案中獲取信息。傳統紙質材料的保管，從保管條件、信息更新速度、人員信息的調集查閱、范圍化信息查找等方面，都存在無法高效實現目標的問題。

信息化人事檔案管理，利用專業的軟件進行數據錄入、統計，有利于提高檔案管理效率，快速更新資料信息、便于資料查找與分析、歸納。例如在同一個單位，本科以上學歷的人員統計，通過信息化系統條件查詢便一目了然。同時，信息化檔案管理也提高了檔案管理的安全性和穩定性，防止了紙質材料因長久保管導致的自然屬性被破壞或人為損壞。同時，對歷史資料的保管，信息化人事檔案處理也具有傳統檔案保管無法比擬的優越性，占地小、保存時間長、無懼毀損、有利統計查詢，對于機關事業單位而言，很多人事檔案不僅記錄了個人履歷，也代表和證明了當時的特定事項的發展，建立信息化人事管理，是保留歷史記錄的有益途徑。

三、基于大數據背景下機關事業單位人事檔案管理面臨的問題與困境

3.1人事檔案管理工作重視材料整理，檔案管理方式方法陳舊落后

目前，機關事業單位人事檔案管理理念依舊停留在傳統的紙質檔案材料管理階段，側重“三齡兩歷一身份”的機械管理。人事檔案管理工作者的工作方式基本還是以手工錄入為主，普遍缺乏對計算機信息技術的應用，或者以手工為主忽視信息化人事檔案系統的應用。由此造成的登記失誤很難查詢，且工作較為繁瑣，無法高效實現數據的匯總、統計、分析。

3.2人事檔案信息管理機制不完善，新的設施和技術無法跟進落實

目前，部分機關事業單位信息管理機制還比較落后，特別是部分經濟欠發達地區的機關事業單位因為預算不足，計算機硬件的普及工作都比較困難，專業的人事檔案系統管理軟件的開發與應用、包括單位內部局域網的布設，更成了難題。這些單位從管理上，極易造成對人事檔案管理的忽視，導致檔案管理工作從人員配備和重視程度、及信息化推廣普及上都很差，進而對信息化人事檔案管理方面，從資金到設備的投入短缺，造成無法適應和實現信息化人事檔案管理工作。

3.3人事檔案信息搜集渠道單一

搜集人事檔案數據是是實現人事檔案信息化管理的基礎。目前，人事檔案主要分為“十大類”紙質材料進行收集整理，信息搜集的渠道比較單一。但是，一方面，“十大類”檔案紙質材料很難全面的掌握機關事業單位工作人員的整體情況，對其綜合素質進行全面分析，導致個人評價體系不完整。另一方面，歸檔材料涵蓋的數據內容受到約束。機關事業單位長期應用傳統落后的管理技術就會導致人事檔案信息的搜集、整理以及規劃的效率低下，制約人事檔案管理水平的提高，極大的影響人事檔案信息化水平。

3.4無法實現信息集成及有效的分析、評價體系，信息價值發揮受到限制

如果不能將人事檔案信息充分利用起來，人事檔案中蘊含的信息數據價值就很難發揮出其真正的作用。

人事檔案的價值，不僅在于單獨的個人晉升發展提供意義，同時也為機關事業單位的整體業務素質評價、實現動態的人員管理和招聘、吸納、容留更多的人才擴充單位科學貢獻度做出了有益的參考。例如，測評一個機關單位的整體技術水平，為來年的高素質人才的吸納做出預測，這些都需要對所屬單位人事檔案的綜合統計結果作為基礎。缺少信息化人事檔案管理，強大的計算機技術如果不能得以應用，構建高效的電子檔案管理，就很難將人事檔案的材料進行更完善的規整，以至于信息價值發揮受到限制，很難有所進步。經常是出現一次統計，全員登記一次報表，這極大的降低了檔案管理效率，也很難實現檔案管理的動態準確。

3.5原始數據填報準確性不足、密級報備不準

傳統的數據填報形式，以手工記錄為主，由于缺乏對應的數據支持和評價支持，導致既往數據的填報存在隨意性。同時，一些重要的人員履歷，因為長久保管，無人監控，也容易發生資料的泄密情況，密級和查閱報備等重要規定設置形同虛設。

四、數據時代下提高人事檔案管理水平的策略

4.1提高全員意識，加強對信息化人事檔案管理的重要性認識

機關、事業單位要深刻認識到人事檔案對單位個人、企業經營發展的重要價值和作用，從根本上加強對信息化人事檔案管理工作的重視程度。從制度上，制定有效的管理方案，從人事檔案的歸納整理、到借閱層級規定、到原始資料的保管、到動態檔案的及時更新等人事檔案管理工作，都需要進行嚴密科學的規定，確保檔案及時、準確、高效的整理與運行。例如，要求進行季度一次的人事檔案更新和報表提交，就能從根本上解決檔案管理信息延遲的問題。從設備和資金投入上，要下大力氣進行信息化人事檔案管理系統的開發與應用，以促進實現大數據時代下信息化管理的硬件與軟件配置。

4.2完善人事檔案管理模式，將管理機制進行優化

在大數據時代，人事檔案的管理模式與機制對管理效率起著非常大的作用。機關事業單位應結合自身職能和實際情況，創新人事檔案管理機制，改革傳統的人工管理模式。首先，應根據單位人事檔案管理工作在整體單位工作中的重要程度設置單獨的科室，明確人員編制及相關工作者的職責及權限，保證各項機制能夠在授權范圍內得到有效的落實。在管理機制運行過程中，要在實踐中隨時對運行模式進行檢驗和數據分析測評，及時發現信息系統存在的缺陷并優化改革，為單位運營和決策作參考。其次，要根據單位實際進行人事檔案重點模塊的搭建和數據更新，確保機關單位人事管理方面的核心數據符合單位重點推進要求。再次，實施合理的密級設定和人員借閱、瀏覽權限。對構成機關事業單位核心技術和核心管理層的人員進行信息保密制度，堅持按照三級密級等級，由相關人員直接對接處理，確保核心檔案不被泄露丟失。

4.3加快人事檔案信息數據庫建設與創新速度

在數據飛速發展的時代，機關事業單位更應該加強信息管理系統的實施。數據信息的處理建立在數據庫的基礎上。建立數據庫，一方面可以方便整理人事檔案信息，分類設置檔案模塊進行分類、統計，將重要信息設置權限加強機密信息管理，有效信息及時補充，人事檔案管理員工根據機關單位人員的變動實施動態化管理，確保真實性和完整性;另一方面，還可以方便工作人員快速的查找和提取信息，設置身份管理功能，方便信息使用者能在線瀏覽。同時人事檔案管理者要保證能實時更新數據庫的信息，對管理的流程進行嚴格的把控，防止出現網絡信息盜竊的風險。為了更好的實現信息化人事檔案管理要求，機關單位的檔案部門，可以會同單位的人事部門、勞動部門、紀律監察部門等進行系統的寫作開發，實施單位內部人事檔案的統一開發和管理。各個部門可以對所屬環節進行模塊的編輯，統一材料報送檔案部門審核。這既快速實現了信息化數據系統的及時性，也有利于與人事檔案相關部門的業務操作處理，又提高了人事檔案部門的審核效率。同時，相關部門的經驗交流會、聘請專業機構的教師進行信息化人事檔案管理培訓，都是更好的促進數據庫建設與創新的辦法。

4.4實行健全的人事檔案信息化管理體系

目前，部分機關事業單位的人事檔案管理機制不科學合理，管理不規范，導致單位沒有建立合理的人才評價體系，管人用人不合理。機關事業單位在加大財力物力投入的同時，還應向具備先進經驗的單位學習，引進信息管理技術理念和專業人才，將傳統的檔案管理模式轉為數字信息化管理，保證檔案的利用價值，著力提高數據初始輸入的準確性與完整性，為后續管理提供保障。對于大多數機關事業單位而言，人事檔案管理數據是比較龐大復雜的，需要在單位內部各部門之間做好溝通和完善，保證基礎信息及時有效完整的錄入，保障整個人事檔案管理體系健全實施。

4.5提高人事檔案管理人員工作水平

這里包含三方面內容。首先，要加強檔案管理人員的業務重視程度。要明確人事檔案管理是機關事業單位關于人員發展和企業發展的核心要素，是體現公平正義及帶動機關單位發展的動力。同時，高素質人才的引進、容留和隊伍的擴大，是保障機關單位發展的關鍵，因此，必須加強人事檔案管理，同時嚴守保密規定。對涉及人員的重要資料，將作為公司機密，不外傳不外發。其次，低素質的檔案管理隊伍將嚴重影響檔案管理的質量和效率。檔案管理人員要積極參與內部培訓，做好系統軟件的實操，并針對公司業務需求進行檔案管理工作優化。再次，檔案管理人員要嚴格按照單位人事檔案管理規定執行，管理中各司其職，做好環節監督與流程控制。保障工作能力與崗位職責相匹配，提高自身服務意識。重視自身工作能力水平，不斷提高自身的認知能力，同時也要關注人事檔案管理對組織發展的重要性和關鍵性。管理者要增強人事檔案管理人員的使命感，帶動他們的工作積極性與熱情。

4.6優化人事檔案管理的工作環境

在機關事業單位內部，各個管理層次都應該積極的應用新技術，提高各項工作的質量與效率。對于人事檔案管理來說，其工作量大，紙質版分類、提取與保存都要全面的重視。而應用計算機管理技術能極大的減輕工作量，方便工作人員進行更高層次的管理。因為我國地區經濟水平不一致，部分落后區域的檔案管理辦公環境比較差，單位應該適當調整資金進行人事檔案管理環境的改善，加大管理模式的研究，在良好的環境下提高工作效率，減輕工作強度。

結語

當今數據時代，如何充分利用數據信息帶來更高的價值是各行業都要積極探索的關鍵內容。在大數據時代背景下，如何充分發揮機關事業單位人才和機構整體的行政效能尤其是技術推動力，人才是核心關鍵。構建科學合理的人事檔案管理體系，采用信息化系統作為人事檔案管理的手段，才能不斷優化人事檔案管理工作體系，提高人事檔案管理數據使用效能，實現更好的招人、管人、用人，留人，實現人才發展戰略，發揮單位職能。

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（作者單位：廣東實驗中學）