高校檔案機構育人職能的再延伸

袁萍萍

摘 要：首先從主客體因素分別分析了高校檔案機構育人職能的內涵，然后指出高校檔案機構還存在邊緣性、檔案分散性、專業人員緊缺性、資金配備的不足等難點，最后提出開設選修課，走進課堂;設立實習基地，走進庫房;跨部門合作，擴大宣傳;建立檔案大數據，獨享走向共享;豐富檔案館網站，與時俱進;開發多種教學形式，滿足不同需求等具體措施以使高校檔案機構的育人職能進一步延伸。

關鍵詞：高校;檔案機構;育人;職能;延伸

一、高校檔案機構育人職能的內涵分析

1.高校檔案機構的客體因素

高校檔案機構第一身份是高校內部職能部門，作為高校內部機構，它的客體身份就已經決定了它要圍繞高校“育人”這一中心，服務高校“樹人”這一大局。另外從人這一方面來說，檔案館職工也是高校教職工的一份子，與專業授課教師相比只是“育人”崗位不同，但目標一致，殊途同歸，每個人都是學校發展學生進步，爭創“雙一流”過程中不可或缺的磚石。從國家教育部 27 號令《高等學校檔案管理辦法》中也明確提出，高校檔案機構要“利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動，充分發揮檔案的文化教育功能”，并進一步強調“有條件的高校檔案機構，可以申請創設愛國主義教育基地”。由此可見，高校檔案機構的育人職能也是我國法律法規賦予的基本義務和職責。

2.高校檔案的主體因素

（1）黨性功能

高校檔案包含十一大類，涉及到教育教學管理的各個方面，尤其近幾年隨著黨日活動的增多，黨群檔案也越來越多，對學生進行黨日教育，黨群檔案亦是一大可利用資源。近期全國都在進行“不忘初心、牢記使命”黨員教育學習，各高校也結合自身實際舉辦了系列主題活動，以天津為例，天津市檔案局和中共天津市委“不忘初心、牢記使命”主題教育領導小組辦公室共同下發《關于做好“不忘初心、牢記使命”主題教育文件材料收集歸檔工作的通知》，它包含的內容特別豐富，既有主題教育的相關文件、方案、總結等，也有主題教育過程中形成的講話稿、印制的學習冊子、授課PPT，以及照片、錄像、宣傳展覽的實物等，這些都是非常好的宣傳學習資料。而此類黨群檔案歸檔以后，不應該靜臥在各高校檔案館（室），而應開發、整理、編研，通過學習手冊、報欄、微信APP、校園廣播等形式在學生中廣泛傳播，使青年學子們耳濡目染，樹立牢固的愛黨愛國愛民思想。

（2）德育功能

名人檔案是對學生進行德育教育的最生動、最直觀的教材。現在許多高校都加強了對建校以來本校著名的、在各個行業做出突出貢獻的教師及畢業生檔案的收集工作，以在校史館或者檔案館展出。名人檔案涵蓋了名人們從學生時代開始以來的成績單、各類證書，以及工作期間的教學、科研論文、課題、講稿、筆記，信件、照片、書法、錄音、視頻、實物等等，這些豐富的材料可以成為思政課的重要教學工具，能夠開辟思政教學的多種教學方式，思政課老師完全可以和檔案館員協同合作，制定出更多、更有趣、更讓學生接受的新的教學方式。因為這些名人不僅僅是專業領域的翹首，在愛國愛民、愛崗敬業、治學態度上亦為人先，是當代學子學習之楷模。而對學生來說，這些名人都是曾經在本校學習或者工作過的老師、師長，與自己有著許多共同或相似的地方，并非高高在上、遙不可及，因此他們的經歷對學生們的感召力、激發力更為強烈。充分發揮名人檔案的德育功能，比在課堂上講一節德育理論課帶給學生的沖擊效果要好很多。

（3）創新功能

科研檔案是高校教師科研成果的真實記錄，是高校科研能力和科研水平的有效憑證。高校科研檔案是這個學校成立以來所有高水平高科技研究成果精華的濃縮，不管是國家級、省市級還是院校級，不管是人文的還是社科的還是教學改革的，所有的科研項目從立項到中期審核再到結題，所有材料全部真實齊全地歸在科研檔案案卷中。而學習、研讀這些科研檔案，不僅有助于引導學生一步步走向科研之路，了解怎樣去做一個科研項目，熟悉立項的要求、流程、標書的書寫規范等內容，更能通過閱讀大量的科研檔案材料，汲取前輩們、老師們的創新成果，進而激發學生創新靈感。同樣教學檔案中的精品課程、大學生創新創業課題等是師生們智慧的結晶，它們都蘊藏著豐富的知識內涵，而高校檔案機構要做的就是把這些靜態的隱性的知識變成動態的顯性的檔案產品主動推送出去，真正地用在學生身上，培養他們自主科研創新能力。

二、高校檔案機構育人的困難點

1.檔案機構的邊緣性

一是目前很多高校檔案機構只是一個科級單位，設置在黨委辦公室或校長辦公室門下，以天津為例，天津市高等院校（本科和高職）共有56所，檔案機構屬于處級單位的只有7所，其中6所建檔案館，1所成立檔案中心，只占天津市高校總數的八分之一，另外的49所只是校辦或黨辦下的一個科室，這種機構設置模式非常不利于高校檔案工作的開展。二是即使建立了檔案館，很多高校也將檔案館歸于教輔部門，不屬于機關行政管理單位，也就難以參與學校管理研討、決策。

2.檔案資源的分散性

高校檔案大多分散在各個部門，未實現大檔案管理。以天津中醫藥大學為例，學生個人檔案歸于各個學院，由學院輔導員管理;教職工檔案歸人事處，由人事處下設人事檔案科管理，其他綜合類檔案歸校檔案館。與社會其他綜合性檔案館相比，高校檔案機構館藏種類原本就較為單一，地方特色不足，社會認同感較低，服務群體絕大部分為本校師生或本校畢業生，校際之間以及社會利用、參與較少，而在現有這種管理模式下檔案資源則更分散，特別是與在讀學生直接相關的材料較少，在校生畢業之后的教學檔案才移交到檔案館，這樣就很難在對學生的管理上有話語權，參與度很低，很多時候屈從于被動服務。

3.檔案機構專業人員的緊缺性

要想發揮檔案的教育職能，人是關鍵因素。這就不僅要求檔案人員具有深刻的檔案理論知識，還要兼顧管理學、計算機學、教育學等相關學科知識積累，更要具備身為人師的普通話標準、表達能力強、形象端莊大方等綜合素養，只有滿足這些復合型的檔案人員，才能更好地發揮高校檔案館育人的職能。然而事實是，符合這類條件的檔案管理員非常少，更何況如前所述，現在很多高校還未成立檔案館，人員配制并不健全，有限的人員除了開展全校的檔案工作，還兼顧校辦（黨辦）工作，本就疲于日常事務，更難騰出手來全面開展檔案教育職能的開發研究，限制了檔案館職能的延伸。

4、資金配備的不足性

檔案館要實現樹人、育人這一職能，必要的前提就是要對庫藏檔案進行深入開發利用，只有檔案開發充分、種類多樣、宣傳到位，才能夠在此基礎之上有效開展育人工作。以名人檔案為例，要想使名人檔案切實地為師生服務，走進課堂，實現育人功能，首先第一步要實現數字化，對所有的紙質檔案材料全部數字化掃描、著錄、上傳到檔案管理系統，對很多檔案館來說，進行館藏檔案的數字化是一項很大的工程，資金比較龐大，以我校為例，前后共投入了將近一百多萬，還未完工，而且每年都有增量;第二，要對時間久、紙張破舊的檔案進行修復，據調研，現在市場價，修復仿制一張紙質檔案為400元，那么100張就是4萬元;第三，成立裝修名人檔案展館;第四，開發適用于教學的相關的系統，最后兩項的資金不好估算，與規模與開發程度相關，但絕對資金不會少。與此相對應的是，每年高校對檔案館的投入卻是有限的，極少有校檔案館有獨立資金使用權。

三、高校檔案機構育人職能延伸的途徑

雖然高校檔案機構在開展育人職能的途中存在這樣或那樣的難點、瓶頸，但是事在人為，我們只有先認識到自己的不足之處，才能更好地改進。檔案事業要發展進步，就需要突破常規，勇于立新，我們檔案人員需要找到適合本校的發展點，制定合適的方略，推動檔案育人功能的發揮。

1.開設選修課，走進課堂

中華人民共和國教育部27號令（《高等學校檔案管理辦法》）第四章第三十五條明確提出“有條件的高校，應當在相關專業的高年級開設有關檔案管理的選修課”。根據2012年美國圖情教育協會的統計報告，截至2011年秋季，全美圖情檔院校中有專職教師951名，業余或兼職教師1020名。由此可見，業余或兼職教師已然成為高校教學中的主力軍，他們在檔案或相關專業的教學中發揮了重要作用。而作為高校檔案機構，輸出檔案專業兼職教師最為得天獨厚，一是現在高校教職工基本上都是碩博學歷，他們有著豐富的檔案學專業理論基礎;二是相較學院派，他們有著多年的檔案工作經驗，能夠理論與實踐相結合，信手拈來很多生動事例，學生更感興趣，教學效果更好。我們不僅可以在圖情檔專業開設選修課，亦可在文秘、公共管理等相關專業增設選修課，提高學生在文件處理等方面的實際應用技能。通過課堂面對面地講授、傳播，用檔案知識直接地啟迪、滲透學生，起到檔案育人的目的。

2.設立實習基地，走進庫房

在很多學生心里檔案館是一個比較神秘的部門，與自己相隔較遠，輕易不會涉足。而我們要想發揮檔案的育人功能，就必須拉近與學生的距離，使檔案館成為學生學習和休閑的日常打卡地。為達到這一功能，在檔案館設立實習基地，通過招聘面試引入大量的學生志愿者，比如在校史館招聘學生講解員，為參觀者免費講解高校歷史;在名人檔案室招聘志愿服務者，整理名人檔案;在檔案數字化室，招聘學生對檔案進行掃描、著錄等工作。學生通過在檔案館（室）實習，接觸豐富的史料，不僅增強了對母校的自豪感，又能通過整理、講解這些史料增加了知識儲備，提高了自身修養，鍛煉了臨場表達和社交能力，更重要的是通過一批又一批學生志愿者的帶動，檔案館（室）能更貼近學生的學習和生活了，讓更多的學生愿意走進檔案館，并以在檔案館工作為榮。

3.跨部門合作，擴大宣傳

進行檔案宣傳，我們不應僅局限于檔案館（室），眾人拾柴火焰高，我們可以抓住機會和很多部門開展合作。比如剛開學時，我們可以和學工部聯系，在新生開學教育第一堂課時，進行簡單的校檔案館（室）簡介、檔案知識培訓等，讓新生從一入學就初步了解檔案，為今后利用檔案打下基礎;可以和宣傳部合作，拍攝學校宣傳片、名人紀錄片等，像《有個學校叫南開》就是由南開大學檔案館和中共天津市委宣傳部等多個部門聯合拍攝而成，在中央電視臺播放，反響強烈，在民眾中影響深遠，里面就利用了檔案館所存的大量史料。通過和多部門合作，形式多樣地將檔案所蘊涵的文化、內容推送給學生、社會大眾，將檔案的文化育人功能深入到社會各個角落。

4.建立檔案大數據，獨享走向共享

每個高校都有很多管理系統，OA系統、招生系統、教務系統、財務系統、學生管理系統、科研系統，檔案館（室）也有自己的檔案管理系統，系統雖多，但都互不相連，各自為政。這種分散式的管理模式，造成了很多工作的重復操作，不僅是對人財物各方面的巨大浪費，也人為地形成“信息孤島”，系統信息只能部門獨享。而隨著辦公數字化程度越來越高，數據獨享走向共享已是大勢所趨。由校領導牽頭，各部門聯合建立全校檔案大數據，每個學生從招生、報到、個人檔案、教學（本、碩、博）、實習、就業等是一個完整的系統，所有數據隨時記錄，一個部門錄入，其他部門共享，為避免泄露篡改，可根據需要設置相應的權限。學生也可能通過這個檔案大系統，隨時隨地查詢自己在校的相關檔案，使檔案系統更親民、利用更方便快捷高效。

5.豐富檔案館網站，與時俱進

檔案館網站是進行檔案育人功能的最有效的一個窗口，可惜的是，現在很多高校的檔案館網站淪落為“通知、告示”欄，其它內容基本為無，眾多欄目形同虛設。要發揮好檔案網站育人功能，一是對館藏資源進行深入開發，編研、提煉出專題模塊，既有本館特色，又與學校發展、大事相結合，實時更新，比如校慶期間，我們可以在網上舉辦校史展，圖片文字音頻相結合，國內外的校友都可隨時瀏覽，不受地域限制;新學年伊始，我們可以舉辦網上本校名人故事展，利用名人檔案資料，激勵更多的學子向善向學等等;二是網上要吸引人、留住人，網站不應僅僅只是內容展示，而是讓更多的學生參與進來，要有話題度、互動性，挖掘與學生興趣點或者所學知識點有契合的地方，這樣才能使網站活起來、檔案活起來。

6.開發多種教學形式，滿足不同需求

檔案本身就具有文化屬性，我們可以開發多種多樣的教學工具，一是利用學校檔案館網站，我們可以專門開辟一個“學習”網頁，上傳我們教學檔案中的優質課堂、精品課程視頻，供學生隨時隨地學習瀏覽;也可以開發一些與學生相關的感興趣的，特別是本科畢業生和碩博生他們這方面研究需求的科研項目檔案，供學生科研參考;亦可開發編研一些類似“名人軼事”類的欄目，供學生日常閱讀。二是進行跨界合作，舉辦名人檔案專題講座，邀請一些著名的專家、學者，從文學、社會學、醫學、歷史學等多維角度對名人檔案進行講解，向全校師生、校友以及社會各界人士推送優質的檔案文化精品，擴大檔案影響力。三是開發在線檔案課堂，由檔案館工作人員在線給師生普及檔案常識，特別是與學生自己相關的，比如自己成長檔案的建立、家庭檔案的建立，在校期間教學檔案有哪些，個人人事檔案會存哪些材料，畢業后個人人事檔案的去向等，以及我們需要注意哪些問題，這些都是學生最關心的盲區，現在工作中還經常會接到已畢業多年的學生咨詢自己的人事檔案流向，可見普及這些知識的迫切性。四是舉辦現場研討會、專題研討會，比如主題教育檔案研討會，既可以有資深的教師講解，也可以有學生現場歌唱、表演、話劇等形式演繹，方式多樣，充分調動學生的參與性、積極性。

參考文獻：

[1]王玉玲.高校檔案機構職能延伸的困境與出路[J].檔案學通訊，2013

[2]賀 雯.高校檔案文化教育功能發展研究[J].山東紡織經濟，2018

[3]趙 芳.美國高校檔案學教育中兼職教師的聘用及其啟示[J].檔案管理，2017

[4]楊棉月.《基于個案研究法的名人檔案管理建設實踐與思考-以吳雁南名人檔案為例》[J].蘭臺世界，2017

[5]連志英.《歐美國家檔案融入課堂的理論研究及實踐發展》[J].檔案學通訊，2014

（作者單位：天津中醫藥大學）