檔案整理與信息化管理存在的問題及解決辦法

畢彩妍

【摘? 要】伴隨著現階段信息技術的發展和進步，信息技術已經成為了一種具有一定實踐價值的技術應用，在各個行業之中都有著合理地應用，并取得了不錯的效果。在現階段的檔案管理工作中，也可以采取這一技術的應用，以此實現整體工作過程的信息化管理，本文便從這一角度對現階段檔案整理信息化管理中存在的問題進行了分析，并指出了一定的解決方法。

【關鍵詞】檔案整理;信息化管理;信息技術

引言

檔案管理是現階段審計的重要工作之一，這即使關系到審計過去數據、信息的保存，也關系到了審計未來的發展和進步，所以為了進一步提升工作效率，開始將信息化技術應用進整體的檔案管理工作中，并具備了一定的規模。但這仍舊不能掩飾這一工作中存在的問題，如果對此缺乏注意，勢必會影響整體的檔案管理工作。

一、現階段檔案管理工作中信息化管理所存在的問題

（一）信息化安全問題

傳統審計檔案管理工作的核心都是為了在有需要的時候可以迅速地幫助審計找到所需要的檔案信息，使其可以幫助審計進行決策，最終體現出檔案的價值，而這些都需要建立在一個重要的前提上，那就是需要確保審計檔案信息的安全，確保其不會出現丟失、遺失、破損的問題。而伴隨著檔案信息化管理的開展，這些安全問題也開始有了新的變化。

首先，現階段得的信息化檔案管理工作中，很多的檔案信息都以圖片、視頻、電子信息的形式進行保存，通過一系列的安全手段來保證信息的安全。這些保密手段在具體的工作中確實可以起到一定的作用，但這并不意味著這些手段是萬無一失的，正因為其自身的科技性和便捷性，導致了很多時候一些不法分子將會通過科技手段對檔案進行遠程操作，無形之中增加了檔案管理的風險，同時這一部分的安全問題也是整體信息化管理中存在的重要問題，直接關系到了整體工作的成功與否。

其次，在進行信息化檔案管理的過程之中，所應用的到的設備都是高新技術設備，這些設備本身就具有一定的脆弱性，一旦監管不嚴，就很有可能導致設備損毀、資料損毀等問題的發展，最終影響整體工作的開展和進步。

（二）信息化檔案管理人員意識問題

盡管在現階段的審計信息化檔案管理工作中發揮具體工作能力的是各類信息化設備和信息化技術，但也需要重視管理員在這一類工作中的主導作用，充分意識到人員意識對于整體信息化檔案管理工作的意義。但在現階段的信息化檔案工作中，卻出現了一系列的人員意識問題，這些問題在一定的角度上影響著具體的工作開展。

首先，部分檔案管理人員的技術更新意識不強。這一部分主要體現在部分從傳統檔案管理中轉換到信息化檔案管理中的工作人員身上，因為其已經通過傳統的檔案管理模式工作了多年，其思想已經固化，很有可能出現不愿接觸新技術、不愿應用新技術的問題，這就會導致整體信息化檔案管理工作的發展困難，最終制約整體行業的發展和進步。

其次，部分檔案管理人員的創新意識也存在問題。信息化檔案管理并不是一蹴而就的，是需要通過一次次的更迭來不斷進行自身完善的，最終依托于合理地信息化改造來為審計創造更多的利益。與此同時，針對于已經應用了這一技術的審計，也需要其內部的檔案管理工作人員從實際出發，不斷對所應用的技術和設備進行分析提出具有實踐價值的建議，促進整體系統的創新。但部分的檔案管理人員卻出現了這一意識缺失的問題，這就使得信息化檔案管理工作無法從實踐出發進行自身的完善和進步，最終導致整體工作出現了發展困難的問題。

二、現階段檔案信息化管理中存在問題的解決措施

（一）完善信息技術，提升安全質量

針對于現階段檔案信息化管理中存在的安全問題，最為有效的方法就是從實際出發，將所遇到的問題進行總結，并通過發達的信息技術來進行改變，這一部分的解決方法主要有兩種，一種是從硬件的角度出發，進行設備的安全保障，另一種是從軟件的角度出發，將可能發生問題的安全隱患進行排除。

首先，需要審計從自身實際出發，選擇符合自身使用條件的設備。針對于信息化檔案管理工作環境的特殊性，可以在搭建相關電子設備的時候應用防護等級更高的安全設備，如防干擾插頭、防干擾顯示器等等，通過這些設備的應用可以極大地提升整體檔案信息化管理的硬件水平，確保其本身出現安全問題的幾率下降。

其次，可以借助于網絡技術打造合理的安全系統。盡管檔案信息化管理系統存在著被攻擊、竊取的風險，但作為檔案所有者的審計檔案管理人員并非束手無策，可以通過網絡技術的應用對其內部所有的電子檔案進行追蹤，一旦發生問題就可以迅速完成追責，最大程度的減少審計的損失，從而提升整體工作的安全程度。

（二）強化人員意識，優化人員技能

針對于現階段審計檔案信息化管理中的人員意識問題，最為有效的結局方法就是從人員本身出發，對其綜合素養、工作意識、技術能力進行全方位的培養，同時依托于審計的力量，打造出符合審計發展需求的專業型檔案管理人才。

首先，需要審計發揮自身作用，定期開展具有實踐意義的培訓活動，一方面對檔案管理人員的工作意識、安全意識、創新意識進行培養，使其明確進行檔案信息化管理的意義，從而更為認真的投入到具體的工作中。這一具體的培訓活動形式有很多，較為常見的包括了培訓班、培訓大會、座談會等等，審計也可以從自身出發，對其進行合理地個性化發展。

其次，需要審計定期對檔案信息化管理工作人員進行考核。對于已經具有了工作意識、創新意識的檔案管理人員而言，需要保證其個人能力的始終如一，這也就代表了審計要發揮自身的監督促進作為，定期對員工進行工作意識的考核，并將成績與其工作內容進行聯系，確保員工正視此類考核，最終提升檔案信息化管理工作的質量。

三、結束語

綜上所述，在現階段的審計檔案管理工作中，應用信息化技術已經成為了一種時代必然，值得就此展開思考，而在一些已經應用了這一技術的審計中，需要正視檔案信息化管理中存在的問題，并根據具體問題的不同采取不同的解決措施，確保最終整體工作的進步，以此為審計的發展保駕護航。

參考文獻：

[1]張佳燕. 談檔案管理信息化建設存在的問題及對策[J]. 卷宗，2019，009（004）：15-16.

[2]李麗. 現階段檔案管理計算機化存在的問題及解決辦法探究[J]. 科學與信息化（9）：1.