淺談大數據信息技術在檔案管理中的應用

王敏

摘要：隨著我國經濟水平的不斷提升，信息技術也有了長足的進步，為各行各業提供了較大的便利。其中應用最為廣泛的便是大數據技術，將大數據技術應用于檔案管理之中，能夠有效提升檔案管理效率，減少檔案管理成本支出，確保檔案管理質量。基于此，本文闡述了大數據技術的基本內涵，分析了大數據信息技術在檔案管理中的實際應用，以求為檔案管理信息化建設提供理論上的支持。

關鍵詞：信息技術;大數據;檔案管理

通過大數據技術的應用，能夠讓相關管理人員樹立一個全新的檔案管理理念，改良與優化了傳統檔案管理模式，且保障了檔案儲存的安全性以及檔案使用的高效性。

一、大數據技術的基本內涵

大數據技術主要是指在既定的時間或空間范圍之內通過某些軟件工具來對所需的數據信息進行收集與分析，進而為人為的決策提供理論上的參考。簡而言之，大數據便是指海量數據， 由于當前社會信息數量不斷上升，大數據技術也有了較為復雜的結構，其所收集的數據更為多元化，且能夠在一個完善的數據庫之中進行保存與分類，極大地提升了人們對于檔案的管理與使用效率。就其本質而言，大數據技術在對數據信息進行處理時有著較大的規模，且形式顯得多種多樣，不論是文字、圖片、還是音頻、視頻這類資料都能夠被大數據技術進行收集分析，進而通過系統的核心技術來對其進行分析與處理，進而篩選出具備一定應用價值的信息。

二、大數據技術在檔案管理中的作用

（一）能夠有效推動智慧城市建設

當前網絡信息技術發展較為迅猛，也催生了智慧城市這一概念，主要體現于城市交通建設以及基礎設施建設等方面，其中也包含著檔案館的建設以及管理，對智能檔案進行有效的管理是其中的重要組成部分。而傳統紙質檔案中存在著較為典型的問題，諸如紙質檔案存儲壽命過短、查詢難度過大、極易損壞或丟失等，而通過大數據技術的應用則能夠有效規避這類問題，進而全方位推動智慧城市的良好發展。

（二）能夠加速檔案管理信息化進程

隨著時代的不斷變遷，傳統檔案管理模式已經無法滿足社會日益增長的需求，對于人力資源有著較高的依賴程度，且紙質檔案很容易受到外界溫度、氣候、濕度等因素的影響而產生腐蝕、風化的現象，不利于重要檔案信息的長時間保存。通過大數據技術的應用，能夠對現有的檔案資料進行精準的劃分，并讓編目、檢索這類檔案管理工作更為自動化，有效加速了檔案管理信息化進程。

（三）能夠完成檔案的數字化儲存

在檔案管理之中，儲存檔案是一個較為關鍵的環節，當前檔案資料在數量以及種類方面大幅上漲，故而對其中的重要數據信息進行儲存就顯得尤為重要。通過大數據技術的應用，能夠構建一個較為完善的數據資料庫以及云端檔案庫，將紙質檔案中的重要資料儲存于互聯網之中，進而完成檔案資料的共享與傳輸，同時也能夠對檔案資料進行深入分析，挖掘出更為深層次的內容，有效提升檔案管理效率。

三、大數據技術在檔案管理中的應用

（一）構建云端儲存

在檔案管理中應用大數據技術，最為關鍵的便是要構建一個足夠的儲存空間，如若空間過小那么就無法實現對海量信息的儲存，數據信息的完整性無法得到有效的保障。故而在應用大數據技術時應當構建一個云儲存空間，將海量信息通過相應的網絡語言形式儲存網絡系統之中，不但能夠有效保障檔案資料的安全性，還能夠動態分析檔案的具體內容，并按照歷史記憶功能來給受眾提供相對較為便利的信息化服務。需要注意的是，在構建云端儲存空間的過程之中，應當對檔案管理相關基礎設施進行加強，并通過不同軟件來完成對數據信息的收集、分析以及處理。

（二）增強數據分析服務

將大數據技術應用到檔案管理之后，最典型的作用便是對所收集的海量數據信息進行深入分析以及處理，并且對數據信息背后所包含的深層次價值進行挖掘，從而為檔案管理人員作出管理決策時提供數據上的參考。相比于傳統人工處理分析模式，大數據技術下的分析結果顯得更為精準，且所提供的信息服務在質量方面更高，能夠有效迎合不同用戶的各類需求。同時在使用了大數據技術之后，檔案管理能夠更為輕松地處理云端相關數據，這樣一來受眾在查閱相關檔案信息時更為便利，檔案管理人員在開展各項工作時也更為便利。由此能夠得知，大數據技術應用于檔案管理，會對數據分析服務質量進行增強，帶給受眾優質的服務體驗，提升檔案管理成效，促進檔案管理的良好發展。

（三）提升數據檢索水平

將大數據技術應用到檔案管理之后，受眾能夠擁有多種多樣的信息查詢方式，極大地改善了傳統紙質檔案模式中復雜檢索這一缺陷，讓檔案管理的數據檢索水平大幅提升。在傳統紙質檔案之中，用戶要想查閱到自身所需的數據信息，往往會經歷繁瑣的流程，將自身的查閱需求上報給相關檔案管理人員，再由檔案管理人員層層上報經過許可之后才能夠開放給用戶，故而會消耗大量的時間與精力。而通過大數據技術的應用，能夠對檔案管理相關信息進行分類，這樣一來用戶在進行檢索時效率更高，并且相關工作人員也能夠特殊處理所收集的信息，有效提升了檔案管理的質量。

結語

綜上所述，當前已經步入到了信息化時代，大數據技術在各行各業中也得到了廣泛的應用，檔案管理工作也不例外。檔案管理工作人員應當認識到大數據技術在檔案管理中所產生的作用，充分掌握科學的使用方式，對傳統檔案管理模式進行改良與優化，以此來有效提升檔案管理效率及質量，促進檔案管理的良好發展。

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