Excel在中小企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用策略分析

伍國(guó)惠（廈門華天涉外職業(yè)技術(shù)學(xué)院）

■引言

Microsoft office中最重要的組件之一就是Excel，其在數(shù)據(jù)處理上有獨(dú)特的功能和優(yōu)勢(shì)，受到中小企業(yè)財(cái)務(wù)管理的廣泛歡迎?，F(xiàn)階段，在信息技術(shù)不斷發(fā)展的過(guò)程中，如何將其有效的應(yīng)用在中小企業(yè)財(cái)務(wù)管理中成為相關(guān)人員關(guān)注的重點(diǎn)，需要對(duì)其進(jìn)行深入研究。

■中小企業(yè)財(cái)務(wù)管理中應(yīng)用Excel的優(yōu)勢(shì)

首先，Excel的功能強(qiáng)大。最常被財(cái)務(wù)人員使用的功能是電子表格和儲(chǔ)存功能，可以將財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行儲(chǔ)存與處理等，可以在財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)出現(xiàn)之初就對(duì)其進(jìn)行準(zhǔn)確記錄方便后續(xù)工作的進(jìn)行。此外，其計(jì)算功能、圖表功能以及模板功能可以有效提升中小企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作的效率和準(zhǔn)確性，避免從傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理工作中由紙、筆以及計(jì)算機(jī)等方法對(duì)中小企業(yè)財(cái)務(wù)管理起到的負(fù)面影響，其圖表功能可以將不同類型的數(shù)據(jù)進(jìn)行簡(jiǎn)潔展示，增強(qiáng)相關(guān)人員對(duì)財(cái)務(wù)情況的理解，進(jìn)而提高中小企業(yè)決策的科學(xué)性。

其次，部分財(cái)務(wù)軟件需要中小企業(yè)付出一定的資金才可以擁有其使用權(quán)，而且其主要適用于大型企業(yè)復(fù)雜化的業(yè)務(wù)處理中，中小企業(yè)規(guī)模并不大使用可以直接進(jìn)行下載的Excel已經(jīng)完全滿足其財(cái)務(wù)管理的需求，可以盡可能的將其成本節(jié)省。同時(shí)Excel操作較為簡(jiǎn)單，對(duì)于財(cái)務(wù)人員的技能要求相對(duì)較低，財(cái)務(wù)人員只需要準(zhǔn)確掌握在財(cái)務(wù)管理中常用的各種公式就可以保證自身的工作質(zhì)量。最后，Excel支持VBA，數(shù)據(jù)獲取工作也比較方便，保證中小企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作全過(guò)程的高效性[1]。

■中小企業(yè)財(cái)務(wù)管理中應(yīng)用Excel的策略

（一）完善財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析與處理管理機(jī)制

要想將Excel應(yīng)用在中小企業(yè)的財(cái)務(wù)管理工作中需要將其管理機(jī)制進(jìn)行完善，首先管理人員應(yīng)當(dāng)在財(cái)務(wù)部門的會(huì)議中重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)Excel在財(cái)務(wù)管理中的作用，引起其注意，要求其應(yīng)用Excel進(jìn)行財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的分析和處理。例如，財(cái)務(wù)人員在財(cái)務(wù)管理工作中可以應(yīng)用Excel菜單工具欄將財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選、排序等操作實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的處理，應(yīng)用統(tǒng)計(jì)分析工具分析其中較為復(fù)雜的問(wèn)題，從而提高財(cái)務(wù)管理工作質(zhì)量。其次，中小企業(yè)管理人員應(yīng)當(dāng)定期查看財(cái)務(wù)電子表格，監(jiān)督財(cái)務(wù)人員的使用情況，根據(jù)其實(shí)際情況制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，引起財(cái)務(wù)人員的充分重視，鼓勵(lì)、引導(dǎo)財(cái)務(wù)人員加深Excel的應(yīng)用，結(jié)合自身企業(yè)所處的行業(yè)將管理機(jī)制進(jìn)行完善。最后，加強(qiáng)對(duì)Excel的宣傳，Excel作為常用的辦公軟件，基本在職的財(cái)務(wù)人員都了解其基本情況，需要在其原有認(rèn)知的基礎(chǔ)上加強(qiáng)其對(duì)Excel的認(rèn)可，通過(guò)定期推送相關(guān)文章使其將Excel應(yīng)用于數(shù)據(jù)分析和處理中，在切實(shí)應(yīng)用體會(huì)過(guò)其為工作帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)后，財(cái)務(wù)人員會(huì)在之后的財(cái)務(wù)管理中自覺將Excel進(jìn)行應(yīng)用。

（二）實(shí)現(xiàn)高效工資核算

現(xiàn)階段，部分企業(yè)在工資核算上都是利用工作管理系統(tǒng)進(jìn)行的，其在實(shí)際應(yīng)用的過(guò)程中存在一定的不足，中小企業(yè)通過(guò)Excel的應(yīng)用可以將管理系統(tǒng)中存在的不足進(jìn)行改善，保證工資核算不會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題。首先，財(cái)務(wù)人員需要明確Excel在工資核算中可以涉及到的內(nèi)容有很多，如員工工資信息表、員工考勤信息表等，需要結(jié)合中小企業(yè)的實(shí)際情況，靈活將其進(jìn)行應(yīng)用。其次，財(cái)務(wù)人員通過(guò)Excel編制具體的工資名冊(cè)，主要步驟有以下幾個(gè)：（1）制作電子工資報(bào)表；（2）結(jié)合工作崗位的實(shí)際要求設(shè)置工資項(xiàng)目；（3）利用篩選功能查詢財(cái)務(wù)信息，并通過(guò)VLOOKUP函數(shù)查找具體員工的個(gè)人工資狀況，結(jié)合其崗位工資數(shù)據(jù)計(jì)算其當(dāng)前應(yīng)發(fā)的工資數(shù)據(jù)，然后匯總工資數(shù)據(jù)，利用公式進(jìn)行分析；（4）根據(jù)數(shù)據(jù)分析結(jié)果，生成工資條并將其進(jìn)行打印。最后，通過(guò)圖表功能將中小企業(yè)各個(gè)部門的工資情況進(jìn)行展示，并交付給管理人員進(jìn)行查看，從而保證工資核算的準(zhǔn)確性和高效性[2]。

（三）建立應(yīng)收賬款模型

中小企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)的過(guò)程中常常會(huì)將客戶按照一定依據(jù)進(jìn)行分類，并結(jié)合其具體的分類制定不同的應(yīng)收賬款的明細(xì)賬目，其是企業(yè)最基本的應(yīng)收賬款的臺(tái)賬來(lái)源，中小企業(yè)的財(cái)務(wù)人員的財(cái)務(wù)管理工作需要針對(duì)應(yīng)收賬款情況編制其明細(xì)情況。一方面，財(cái)務(wù)人員可以利用Excel建立財(cái)務(wù)模型，根據(jù)近期的應(yīng)收賬款情況設(shè)置提前提醒，例如，提前14天提醒，幫助中小企業(yè)做好收賬準(zhǔn)備。主要操作流程可以先將14天之內(nèi)的應(yīng)收賬款在表格中標(biāo)紅，短期逾期標(biāo)黃、長(zhǎng)期逾期標(biāo)藍(lán)；然后將表格進(jìn)行重新設(shè)計(jì)，在原有數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上在最前面插入兩行，合并單元格，A2中輸入=“今天是：”&TEXT等進(jìn)行分析的公式，從而將應(yīng)收賬款情況進(jìn)行清晰化的展示，便于相關(guān)人員進(jìn)行管理。另一方面，應(yīng)用Excel做好計(jì)提壞賬準(zhǔn)備，通過(guò)應(yīng)收賬款的編制明確其整體情況的同時(shí)利用函數(shù)工具做好相關(guān)準(zhǔn)備，保證企業(yè)管理人員可以在考慮到應(yīng)收賬款實(shí)際情況的基礎(chǔ)上進(jìn)行資金配置，從而保證中小企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況。

（四）靈活使用固定資產(chǎn)折舊函數(shù)

Excel中的函數(shù)公式可以將中小企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的固定資產(chǎn)折舊問(wèn)題進(jìn)行高效化的處理，在實(shí)際運(yùn)用過(guò)程中可以采用以下幾種方法，（1）直線折舊法，即通過(guò)SLN函數(shù)將固定資產(chǎn)的每期線性折舊費(fèi)進(jìn)行返回性的計(jì)算，在Excel中的語(yǔ)法為“=SLN（cost,salvage,life）”；（2）年數(shù)總和法，即通過(guò)SYD函數(shù)將固定資產(chǎn)按照年限總和進(jìn)行階段性的計(jì)算，在Excel中的語(yǔ)法為“=DDB（cost,salvage,life,per）”，（3）余額遞減法，即通過(guò)DDB函數(shù)將在定期內(nèi)的固定資產(chǎn)的折舊值進(jìn)行計(jì)算，在Excel中的語(yǔ)法為“DDB（cost,salvage,period,factor）”，通過(guò)這些函數(shù)的應(yīng)用可以有效提升固定資產(chǎn)折舊結(jié)果的準(zhǔn)確性。此外，Excel的存儲(chǔ)功能還可以將數(shù)據(jù)進(jìn)行保存，方便之后進(jìn)行數(shù)據(jù)查詢，在一定程度上還將財(cái)務(wù)人員的工作壓力進(jìn)行降低，可以改變傳統(tǒng)固定資產(chǎn)折舊上通過(guò)計(jì)算固定資產(chǎn)產(chǎn)值以及預(yù)估凈產(chǎn)值等方式進(jìn)行的計(jì)算、分析，降低對(duì)財(cái)務(wù)人員在技能上的要求，緩解其工作壓力，提高其工作積極性，從而保證中小企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作的順利進(jìn)行[3]。

（五）建立籌資決策分析模型

中小企業(yè)本身的資金相較于大企業(yè)并不雄厚，融資是否具有合理性直接影響到企業(yè)的生存、發(fā)展，需要其結(jié)合自身所處行業(yè)的實(shí)際情況，加強(qiáng)和市場(chǎng)之間的聯(lián)系，并將Excel合理的應(yīng)用在籌資決策環(huán)節(jié)中，將自身的資金結(jié)構(gòu)進(jìn)行有效控制?；诖耍行∑髽I(yè)可以采用資本成本法的融資方式調(diào)整自身的資金結(jié)構(gòu)，應(yīng)用Excel建立長(zhǎng)期借款雙變量分析模型、租賃籌資和舉債籌資比較分析模型等相關(guān)模型，并通過(guò)運(yùn)用Excel中的工具定量分析財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，保證管理人員可以通過(guò)財(cái)務(wù)模型進(jìn)行正確決策。此外，這些模型的構(gòu)建可以通過(guò)建立財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息庫(kù)作為支持，將通過(guò)各種途徑獲取到的籌資信息整合在一起，在具體模型構(gòu)建的過(guò)程中可以直接將其進(jìn)行利用，從而保證模型構(gòu)建的效率，使其具體較強(qiáng)的時(shí)效性，切實(shí)與管理人員的需求相符，保證財(cái)務(wù)管理工作的效果，促進(jìn)中小企業(yè)長(zhǎng)久穩(wěn)定的發(fā)展。

（六）提高財(cái)務(wù)人員計(jì)算機(jī)能力

雖然Excel對(duì)于中小企業(yè)的財(cái)務(wù)人員的能力要求并不高，但在信息技術(shù)不斷進(jìn)步的當(dāng)前，Excel的功能等也在不斷完善和調(diào)整，需要讓財(cái)務(wù)人員積極關(guān)注Excel的運(yùn)用技巧和功能變化等情況，不斷提升自身的計(jì)算機(jī)能力。對(duì)此，中小企業(yè)可以綜合Excel的簡(jiǎn)單化特點(diǎn)，制定長(zhǎng)間隔的培訓(xùn)計(jì)劃，可以按季度進(jìn)行培訓(xùn)，在盡可能減少企業(yè)成本的基礎(chǔ)上保證財(cái)務(wù)人員擁有良好的職業(yè)技能，從而保證財(cái)務(wù)管理的工作質(zhì)量。此外，將培訓(xùn)內(nèi)容進(jìn)行完善，除了計(jì)算機(jī)能力的培養(yǎng)，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)人員的思想政治教育。例如，播放與思想政治內(nèi)容相關(guān)的教育短片、發(fā)放各種品德培養(yǎng)的書籍等，在保證其計(jì)算機(jī)能力的基礎(chǔ)上提高財(cái)務(wù)人員的思想水平，幫助其樹立正確的工作作風(fēng)，養(yǎng)成其誠(chéng)信工作意識(shí)。最后，財(cái)務(wù)人員之間需要加強(qiáng)交流，溝通彼此在財(cái)務(wù)管理工作中應(yīng)用Excel的小技巧，使其可以不斷調(diào)整優(yōu)化自身的應(yīng)用方式，提升財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)處理效率，從而將Excel應(yīng)用在中小企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的作用最大化的發(fā)揮出來(lái)。

■結(jié)語(yǔ)

總而言之，中小企業(yè)在經(jīng)濟(jì)全球化的趨勢(shì)中有廣闊的發(fā)展前景，如何借助財(cái)務(wù)管理工作將企業(yè)的投資成本等進(jìn)行有效控制，提高決策的合理性都直接影響中小企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，需要其結(jié)合當(dāng)前財(cái)務(wù)管理的實(shí)際情況，將Excel切實(shí)的應(yīng)用在財(cái)務(wù)管理中，從而提高財(cái)務(wù)管理的效率和精確度。