檔案信息載體變革對(duì)檔案工作的影響

孫昭君

【摘 要】隨著我國(guó)信息技術(shù)的不斷深入和發(fā)展，我們發(fā)現(xiàn)我國(guó)信息技術(shù)已經(jīng)被應(yīng)用到更多的領(lǐng)域中。檔案載體在發(fā)展的過(guò)程中，就經(jīng)歷了很多次的變革。檔案的管理從最原始的帛、簡(jiǎn)，成為了紙張，促進(jìn)了整個(gè)世界的文化傳播和發(fā)展，直到現(xiàn)在出現(xiàn)了磁帶、磁盤、光盤等信息記錄載體，使得檔案的管理開(kāi)始由紙張向多媒體形式發(fā)展。檔案載體是組成檔案的重要部分，檔案載體的變革必然會(huì)對(duì)檔案工作產(chǎn)生重要的影響。本文針對(duì)檔案載體的發(fā)展和進(jìn)步，深入研究其對(duì)檔案工作產(chǎn)生的影響，探討檔案工作者應(yīng)對(duì)新型載體的對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】檔案信息載體;載體變革;檔案管理工作;具體影響

在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的推動(dòng)和發(fā)展下，數(shù)字化檔案管理體系的建設(shè)也已經(jīng)變得更有了可能，再加上互聯(lián)網(wǎng)和數(shù)字信息服務(wù)平臺(tái)的廣泛普及，使得各種形式的數(shù)字化檔案資料信息都能夠及時(shí)地整理歸檔，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的方式對(duì)接收、復(fù)制、分類以及存儲(chǔ)等方式進(jìn)行整理后，可以第一時(shí)間將資源集成并上傳到自己的網(wǎng)站上，并且還能夠通過(guò)添加目錄、摘要或者說(shuō)是以一篇全文形式向網(wǎng)站的用戶反饋至自己的網(wǎng)站，進(jìn)而真正地實(shí)現(xiàn)了對(duì)于資源的歸檔整理與共享。

在我們的數(shù)字化檔案資料管理服務(wù)平臺(tái)系統(tǒng)中，可以輕松地直接實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的無(wú)紙化錄入、辦公、查詢，可以減少許多人工操作環(huán)節(jié)，為廣大用戶提供了更為便捷的個(gè)性化檔案服務(wù)。進(jìn)而提高了檔案保存管理工作的開(kāi)展和效率，減少了由于大量復(fù)雜的工作造成的檔案保存管理的工作失誤。檔案是記錄人類歷史的重要方法，在揭示歷史的同時(shí)指導(dǎo)后代。在我們的檔案工作事業(yè)蓬勃發(fā)展的同時(shí)，隨著人們生活方式的改變、時(shí)代發(fā)展的更迭，檔案工作載體也在不斷地改變。檔案載體主要是經(jīng)歷了紙質(zhì)檔案與新型載體檔案兩次重大的轉(zhuǎn)變，兩次改革均對(duì)檔案工作的發(fā)展產(chǎn)生了巨大而深刻的影響。本文將通過(guò)理論分析、討論，闡述信息媒介載體的變革及其對(duì)于檔案工作事業(yè)的意義與影響。

一、檔案信息載體變革

首先，紙質(zhì)檔案的載體會(huì)影響到管理人員工作。東晉時(shí)期紙質(zhì)檔案的統(tǒng)一性使得這些檔案的存在數(shù)量空前減少，由于此次改革中新增的是保管與處理檔案以及其它的保存與管理環(huán)節(jié)，所以原有的保存環(huán)節(jié)也必須變得更為細(xì)致;對(duì)于檔案資料的整理與分類提出了更高、更系統(tǒng)化的要求;檔案資料的搜集渠道與形成的領(lǐng)域已經(jīng)擴(kuò)展;當(dāng)下的檢索工具很難滿足龐大且復(fù)雜的檢索內(nèi)容，因此亟待進(jìn)行更為完善的檢索工具編制;檔案的保存維修需要良好的文件保存條件與文檔的保存維修技術(shù)，就會(huì)因此而產(chǎn)生許多檔案保存與維修的重點(diǎn)。檔案的認(rèn)證鑒定主要是在因?yàn)槲覀兪艿搅藱n案的保管和空間范圍的限制，經(jīng)過(guò)認(rèn)證后僅僅保管了有價(jià)值的檔案，能夠更好地合理利用這些空間;

其次，是新型的檔案?jìng)鞑ポd體對(duì)于檔案管理工作的重要性產(chǎn)生影響，新型的檔案?jìng)鞑ポd體主要應(yīng)該具備以下的特點(diǎn)：包括數(shù)據(jù)庫(kù)信息的安全性和可操作性、信息數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的高密度性、多種信息傳播媒介的遺留和可繼承性、系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)信息的依賴和可識(shí)讀性等等，上述新型檔案?jìng)鞑ポd體的獨(dú)特性都為檔案管理工作提供了新的機(jī)會(huì)。列在資料的利用、保管、鑒別、整理和搜集等各個(gè)方面存在的問(wèn)題：檔案利用無(wú)法確保信息來(lái)源的安全;出于時(shí)間的長(zhǎng)期性與保存安全的考慮，是否能夠像紙質(zhì)檔案那么同等處理好。鑒定標(biāo)準(zhǔn)的模糊和鑒定法規(guī)的不完善;由專業(yè)性的檔案館進(jìn)行搜索收集或者是綜合性的檔案館搜索收集也可以說(shuō)是一個(gè)非常棘手的問(wèn)題。

二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理方式

檔案信息數(shù)字化的宗旨在于通過(guò)各種方式來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化，最終達(dá)到對(duì)檔案信息的共享。檔案網(wǎng)絡(luò)化主要是指運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)向用戶提供有關(guān)檔案信息的檢索和服務(wù)。網(wǎng)絡(luò)檔案的利用性服務(wù)，體現(xiàn)了檔案的數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、海量存儲(chǔ)、快捷服務(wù)及信息資源共享等多功能優(yōu)勢(shì)。

在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)的大環(huán)境下，城市建設(shè)檔案需要使用到的各種信息資源從范圍、內(nèi)容、形態(tài)、層次及其手段等多個(gè)方面都有著根本上的改變。即服務(wù)的范圍從簡(jiǎn)單的內(nèi)向型轉(zhuǎn)變到內(nèi)外相互結(jié)合的轉(zhuǎn)變，服務(wù)的內(nèi)容也從檔案的實(shí)體型轉(zhuǎn)變到檔案信息類的實(shí)體型，服務(wù)的方式也從被動(dòng)應(yīng)對(duì)轉(zhuǎn)變到主動(dòng)的開(kāi)放式轉(zhuǎn)變，服務(wù)水平也從原來(lái)以檔案信息提供者為主的中上等級(jí)轉(zhuǎn)變到以開(kāi)發(fā)整合檔案信息資源為主的中上等級(jí)轉(zhuǎn)變。

三、檔案信息載體變革對(duì)檔案工作的影響

傳統(tǒng)意義上的檔案工作內(nèi)容基本上是簡(jiǎn)單的收集、整理等基本的文件處理工作，與數(shù)字時(shí)代的檔案管理工作內(nèi)容相比是單調(diào)的。目前，在數(shù)字時(shí)代，檔案管理的內(nèi)容除了傳統(tǒng)的工作內(nèi)容外，還包括利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，以及在網(wǎng)絡(luò)上接收、收集、處理和開(kāi)發(fā)信息資源等電子文件。在檔案管理過(guò)程中，為了使電子文件的背景、結(jié)構(gòu)和內(nèi)容具有一定的統(tǒng)一性和完整性，檔案部門應(yīng)在整個(gè)處理過(guò)程中對(duì)電子文件的設(shè)計(jì)內(nèi)容進(jìn)行管理，逐步將檔案管理中心向前推進(jìn)，并搭建一個(gè)集成的文檔設(shè)計(jì)和處理平臺(tái)，以更好地拓展檔案管理空間。

總之，數(shù)字化時(shí)代的來(lái)臨，使得檔案管理的具體工作內(nèi)容和其工作任務(wù)重點(diǎn)都發(fā)生了很多巨大的變化，在這個(gè)時(shí)代的歷史發(fā)展進(jìn)步過(guò)程中，為了能夠保證我國(guó)檔案管理的真正實(shí)際成效，在我國(guó)檔案管理的改革與創(chuàng)新進(jìn)步過(guò)程中，應(yīng)以我國(guó)傳統(tǒng)的管理模式和技術(shù)為基礎(chǔ)，充分利用移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)，將我國(guó)傳統(tǒng)的管理模式和現(xiàn)代大數(shù)字化時(shí)代下的管理模式有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，在此基信息資源安全的基礎(chǔ)和條件下，

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