辦公室文秘工作效率的提高策略

車美琪

中圖分類號：C931 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2020）07-078-02

摘 要 如何提高效率，這是辦公室文秘崗位工作人員首先必須解決好的問題，在實際工作中，作為企業(yè)辦公室的文秘人員，就要時刻保持冷靜和理性，并要不斷提高自己的綜合能力，從而來提升辦公室文秘的工作效率。辦公室文字秘書要分清工作的主次，要把主要時間與精力放在企業(yè)大事處理上，而不是像陀螺一樣，在繁雜的事務(wù)堆里拼命地轉(zhuǎn)，成天被瑣事纏著脫不開身。這就需要文秘人員挖掘自身潛力，從提高工作效率著手。任何工作都有它的自身的運作規(guī)律，企業(yè)運作與辦公室事務(wù)也一樣，都有其固定的做法。聰明的文秘人員必須根據(jù)這些規(guī)律尋找出更有效的工作方法，設(shè)計一套適合文秘習(xí)慣的操作程序，幫助文秘人員駕輕就熟地開展工作。

關(guān)鍵詞 履職盡責(zé) 規(guī)范運作 有效規(guī)律 分門別類

企業(yè)辦公室的文秘人員要經(jīng)常、廣泛、深入的同企業(yè)各部門的精英進行深度交流，既要學(xué)會聽，也要學(xué)會講，應(yīng)使雙方互動起來，不然，自己在本職工作崗位上很難發(fā)現(xiàn)新的東西，沒有創(chuàng)新就無法提高效率，這就要求辦公室文秘要加強與相關(guān)單位人員的協(xié)作，并要在創(chuàng)新上不斷進取，辦公室文秘人員只有在創(chuàng)新上發(fā)揮聰明才智，才能不斷提高工作效率。在文字書寫方面，如果寫完即可達到讓相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)滿意的程度，就需要在書寫前把相關(guān)情況摸準，對相應(yīng)問題要提出自己的思路和良策，還能夠解決辦公室工作上的一切問題，只有文秘人員把相關(guān)情況搞透，思路對路、措施得當(dāng)，就會創(chuàng)造出令企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)滿意的材料來，但相關(guān)材料書寫應(yīng)有自己的新思路[1]。

一、應(yīng)熟練履行本職工作通過提升效率來獲得領(lǐng)導(dǎo)及同事對自己工作的認可

辦公室文秘應(yīng)當(dāng)熟練履行本崗職責(zé)，對于每日必需完成的工作，應(yīng)當(dāng)保持文秘人員必須具備的有條不紊與優(yōu)雅神態(tài)。每天上班時首先要定格觀察辦公室內(nèi)有無異樣，如有異樣，應(yīng)迅速鎖門保護現(xiàn)場，等候相關(guān)人員前來相助。如無異樣，就應(yīng)當(dāng)按照日常規(guī)律安排當(dāng)天的工作，辦公室文秘人員應(yīng)當(dāng)具備眼觀六路，耳聽八方，眼明手快，干凈利落的能力。并要用心記住當(dāng)天應(yīng)完成的相關(guān)事物和信息，養(yǎng)成記筆記與迅速分門別類辦理事務(wù)，起草文件、打電話、打印文件、接待客戶等等。

辦公室文秘人員要在領(lǐng)導(dǎo)到崗前，做到迅速合并同類項，先做什么、后做什么，能夠作出正確及時的反應(yīng)，把事先已定妥的事兒歸類，迅速排序，辦公室文秘人員要關(guān)于運用優(yōu)選法，運用熟練的工作技巧和方法，要把有用的文件拷貝下來，在工作中加以復(fù)制使用，特別是企業(yè)的規(guī)章制度和一些格式文件，辦公室文秘人員要做好儲存工作，遇到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)需要時，可以隨時隨地從電腦里拷貝出來，并加以局部修改與調(diào)整，形成領(lǐng)導(dǎo)滿意的相關(guān)資料。這樣即降低了辦公室文秘的工作量，也會大大提高工作效率，同時，還會獲得領(lǐng)導(dǎo)對其工作能力與實際表現(xiàn)的認可與信賴。

除了文秘人員提高自身職業(yè)技能外，辦公室文秘還要善于調(diào)動與發(fā)揮相關(guān)部門及本部門同事的工作積極性，幫助同事探求更好更迅速有效的工作方式，使本職工作做到緊張有序、忙而不亂、井井有條，以陽光心態(tài)去創(chuàng)造高效率的工作氛圍。當(dāng)前，辦公室文秘應(yīng)提前對文件進行篩選，使領(lǐng)導(dǎo)接收到的文件都是重要必須閱讀的文件。

在辦公室公文寫作和辦公自動化方面，辦公室文秘要掌握批轉(zhuǎn)性、轉(zhuǎn)發(fā)性等通知寫作方法，熟練掌握工作報告、答復(fù)報告、情況報告的寫作異同，并對相關(guān)請示、報告、講話稿、總結(jié)的寫作特點、難點、要點不斷強化，文秘人員能夠認真把握企業(yè)相關(guān)會議主題，能夠切實領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，把握好上級規(guī)定和要求，真正做到領(lǐng)會上情、了解下情，清楚聽講受眾，成稿后還要和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進行溝通，并要注意流行用語等生動詞匯的應(yīng)用。

二、加大對辦公室文秘人員的培訓(xùn)力度 全面提升文秘人員的綜合素質(zhì)

培訓(xùn)前，要針對文秘人員自身情況，在加強文秘人員培訓(xùn)過程中，要通過理論知識培訓(xùn)，指導(dǎo)文秘適應(yīng)本崗位工作。文秘培訓(xùn)工作的原則和重點是為了提高辦室室文秘人員的整體工作能力，提升文秘人員對公文處理、公文寫作及辦公自動化操作水平。培訓(xùn)內(nèi)容突出“典型”和“實用”原則，主要通過幻燈片演示、實例分析和討論點評的形式，對公文處理規(guī)則、公文寫作要點等內(nèi)容進行深入淺出的闡述。通過培訓(xùn)，規(guī)范文秘人員日常公文寫作及處理程序，使文秘人員能夠深入細致地從概念到分類，從處理原則到細則要求，再從公文格式到行文規(guī)則，進主全面、系統(tǒng)、縱深的了解，對參培人員提出的各自工作中遇到的問題，進行分析、討論[2]。

辦公室文秘人員提升工作效率，就要定期開展崗位培訓(xùn)，通過培訓(xùn)使辦公室文秘人員知識水平得到顯著提升，使辦公室文字秘書公文寫作能力不斷增強，使文字秘書有更加清晰明白的條理和思路，這對推動辦公室人員文書處理、公文寫作和辦公自動化系統(tǒng)日常應(yīng)用起到了有效地規(guī)范和推動作用。因此，企業(yè)不管是從深化對經(jīng)濟高質(zhì)量發(fā)展的規(guī)律性認識來看，還是從企業(yè)秘書專業(yè)化隊伍建設(shè)來看，都需要辦公室方書在培訓(xùn)中要主動學(xué)、帶頭學(xué)，在把準目標中強化學(xué)習(xí)意識，不斷提升服務(wù)企業(yè)服務(wù)中心大局的責(zé)任意識和履職能力。

企業(yè)辦公室文書在培訓(xùn)過程中，要力學(xué)篤行，務(wù)實重行，在學(xué)思踐悟中不斷砥礪前行。要學(xué)會審時度勢，認清當(dāng)前面臨的國內(nèi)企業(yè)發(fā)展的形勢、及企業(yè)生存所面臨的機遇和挑戰(zhàn)，努力把握大勢，順勢前行；要學(xué)會斗爭精神，堅定斗爭意志，掌握斗爭方法，在斗爭的磨礪中勠力前行；要學(xué)會干事本領(lǐng)，著力提升優(yōu)質(zhì)服務(wù)的能力、抓重點關(guān)鍵的能力、路徑化落實的能力，在能力提升中穩(wěn)步前行。

企業(yè)秘書通過培訓(xùn)，使自己有一個清醒的頭腦，從而認清形勢，提高認識，落實責(zé)任，深入一線用真心、熱心、誠心積極破解企業(yè)在創(chuàng)新方面的難題，積極服務(wù)；要建立企業(yè)常態(tài)化機制，建立服務(wù)企業(yè)管理制度，全面跟蹤管理企業(yè)秘書工作和思想狀況，采取用有效考核機制，確保秘書通過培訓(xùn)能夠有責(zé)有為。

三、制定合理獎懲制度提高工作效率培養(yǎng)出一支過硬的文秘隊伍

文秘崗位上不敢懈怠，嚴格合理的規(guī)章制度是來約束文秘人員的，同時獎勵措施也可以讓文秘人員對付出的努力得到相應(yīng)的報酬，從而提高文秘人員工作積極性，即可以保證辦公室文秘人員的工作效率，還可以幫助企業(yè)避免文秘人員的流失。企業(yè)秘書要加強主動作為，按照企業(yè)黨委的統(tǒng)一決策部署，認真做好企業(yè)秘書工作。要注重學(xué)習(xí)提能，在企業(yè)辦公室材料書寫過程中，要善于總結(jié)企業(yè)先進工作經(jīng)驗，不斷提升自己的能力和水平，不斷優(yōu)化經(jīng)濟發(fā)展環(huán)境，從而助推企業(yè)做大做強。

在建立健全辦公室文秘人員獎懲制度的同時，企業(yè)還要培養(yǎng)出一支高素質(zhì)的文秘人才隊伍，辦公室文秘要具備文秘崗位專業(yè)素養(yǎng)，要通過提高文秘人員的職業(yè)素養(yǎng)，就會大幅提長升工作效率。企業(yè)還要加強對辦公室文秘崗位員工應(yīng)實行人性化管理，即要讓文秘人員積極用心工作，也要及時洞察文秘人員自身出現(xiàn)的不良情緒，對文秘人員要及時心理疏導(dǎo)和關(guān)懷安慰，確保在本職工作中，實施高標準、嚴要求。

辦公室文秘工作是一項綜合性、專業(yè)性、技術(shù)性很強的工作，這就企業(yè)要文秘隊伍，辦公室文秘要善于在工作中碰撞出靈感，從而不斷創(chuàng)新自己的工作思路。要知道，難免會被圈在既定的框框內(nèi)無法自拔，這就需要辦公室文秘要善于同其他領(lǐng)域、其他部門的同志適時進行思想交流，通過交流為自己工作創(chuàng)新。

利潤是企業(yè)生存的必要條件，是達成更各項目的的手段。這就需要企業(yè)辦公室文秘要高瞻遠矚，應(yīng)該有超前的思想觀念，未來企業(yè)的所有行動和決策，都應(yīng)該反映出對社會的誠摯關(guān)懷，這就需要企業(yè)文秘人員要不斷傳承歷史文化 歷，要把社會責(zé)任的思想融入文秘的血脈之中。改革開放以后，國有企業(yè)得到全面發(fā)展 。企業(yè)的社會責(zé)任被納入全面深化改革大局，形成了多元共促社會責(zé)任發(fā)展的格局。這就要求企業(yè)辦公室文秘思想認識同時發(fā)生變化，文秘人員要有長遠眼光業(yè)，在承擔(dān)責(zé)任方面培養(yǎng)出一支過硬的文秘隊伍[3]。

四、要有創(chuàng)新意識即要汲取別人的優(yōu)點也要有自己獨特的工作思路

目前，企業(yè)在謀求發(fā)展的同時紛紛進行改革，建立起了現(xiàn)代化的企業(yè)制度，對企業(yè)提出了更高要求。而辦公室文秘作為企業(yè)中的復(fù)合型人才，在市場經(jīng)濟下隨著對企業(yè)的要求提高，對辦公室文秘的要求也越來越高，辦公室文秘在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著重要職能。在新形勢下，辦公室文秘人員要及時隨著企業(yè)的發(fā)展轉(zhuǎn)變自己的工作職能，堅持與時俱進的思維方式。辦公室文秘要不斷適應(yīng)新的挑戰(zhàn)由于經(jīng)濟的發(fā)展，企業(yè)壓力的增加，這就要求企業(yè)的秘書必須成為企業(yè)的智囊人物，領(lǐng)導(dǎo)的得力助手，要求企業(yè)的秘書必須是復(fù)合型的人才，只有復(fù)合型的人才才能幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)開拓新的經(jīng)營領(lǐng)域，適應(yīng)新時期經(jīng)濟發(fā)展的需要。

企業(yè)辦公室秘書要不斷學(xué)習(xí)，不僅要掌握現(xiàn)代化的知識，使自己的知識結(jié)構(gòu)永遠超前，還應(yīng)該熟練應(yīng)用計算機、傳真機、復(fù)印機等先進的辦公設(shè)備，同時要積極適應(yīng)電子商務(wù)時代的需要，主動了解計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展狀況，將最新技術(shù)用于秘書業(yè)務(wù)，及時準確地把握瞬息萬變的商機，搜集整理信息資料，為領(lǐng)導(dǎo)提供高效服務(wù)，適應(yīng)新時期的新的挑戰(zhàn)。辦公室文秘要不斷拓寬工作領(lǐng)域。

隨著市場經(jīng)濟的高速發(fā)展，企業(yè)的市場壓力也越來越大，企業(yè)要和政府、用戶建立和諧的關(guān)系，以利于企業(yè)的發(fā)展，這就要求企業(yè)秘書不僅要有良好的口頭表達能力，寫作能力及敏銳的觀察、思考、調(diào)研、分析能力，而且還必須有較強的處理人際關(guān)系的能力、社會活動能力、干練的辦事和熟練的公關(guān)能力。以適應(yīng)工作要求，拓寬工作領(lǐng)域。與此同時，企業(yè)辦公室秘書還要具備良好的道德修養(yǎng)。辦公室文秘的職責(zé)就是提供服務(wù)，改良企業(yè)的機關(guān)作風(fēng)，提升辦公效率等。新環(huán)境下，辦公室文秘的道德修養(yǎng)在企業(yè)中被賦予了新的內(nèi)涵，要具備高度的責(zé)任感。

辦公室文秘陪伴領(lǐng)導(dǎo)參加各項活動，有著很大的作用和影響，這就要求辦公室文秘要不斷規(guī)范自身的職業(yè)素養(yǎng)，提高責(zé)任感。要有強烈的法律意識和保密意識，使企業(yè)在新時期的經(jīng)濟市場避免一定的經(jīng)濟損失。辦公室文秘在為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)的同時做好參謀助手的工作，對領(lǐng)導(dǎo)工作中的紕漏與失誤要敢于進諫，不好的行為習(xí)慣不能因為是領(lǐng)導(dǎo)就推波助瀾，這樣不僅會影響領(lǐng)導(dǎo)個人的發(fā)展，也會損害企業(yè)的利益。辦公室文秘的工作要求服從但并不是要求順從，因此，辦公室文秘人員要具備良好的道德修養(yǎng)，以高潔的作風(fēng)和原則為領(lǐng)導(dǎo)和企業(yè)所用。

五、結(jié)語

綜上所述，隨著市場經(jīng)濟的迅猛發(fā)展和改革開放的不斷深入，秘書工作也越來越向著開放型發(fā)展，秘書工作的領(lǐng)域也大大的拓寬，不僅要處理企業(yè)的內(nèi)部事務(wù)，還要處理好企業(yè)的外部事務(wù)，對企業(yè)內(nèi)部事務(wù)的處理，接人待物、協(xié)調(diào)工作、各部門的溝通等等，使企業(yè)的經(jīng)營按照企業(yè)的經(jīng)營目標按部就班的發(fā)展，對外部事務(wù)的處理包括：收集和交流信息、呈報經(jīng)驗材料，反映主要問題，參與經(jīng)濟與文化交往活動。辦公室文秘在工作崗位上，要積極完成企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)下下達的各項任務(wù)，文秘人員要本著“開拓、進取、務(wù)實、創(chuàng)新”的原則，使自己真正成為辦公室主任的好助手，企業(yè)要注重對辦公室文秘的嚴格管理和素質(zhì)培訓(xùn)，不斷提高辦公室文秘的創(chuàng)新能力和理論水平，辦公室文秘要通過不斷改善工作方法。

參考文獻：

[1]夏書章.中國辦公室效率問題芻議[J].中國辦公室管理，1991（10）.

[2]鄭明珍.盡快實現(xiàn)公文處理的法制化[J].中國辦公室管理，1995.

[3]譚一平.匯報工作講究多[J].秘書，2014（12）：27.