如何提升招標(biāo)采購管理效率

王繼軍

中圖分類號：F279 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2020）07-124-02

摘 要 對于煤礦企業(yè)來說，提高招標(biāo)采購管理效率，能為企業(yè)的現(xiàn)代化規(guī)劃發(fā)展提供動力支持。基于此，本文先分析了企業(yè)招標(biāo)采購管理的發(fā)展現(xiàn)狀，重點(diǎn)研究其中存在的問題；其次，探討了招標(biāo)采購管理效率提升的必要性；最后，列舉招標(biāo)采購管理效率的對策，具體如下。

關(guān)鍵詞 招標(biāo)采購 管理效率 管理制度 績效考核

隨著國家社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展，近幾年政府和煤礦企業(yè)在安全開采領(lǐng)域投入的資金和資源不斷增加，政府采購機(jī)制改革推進(jìn)，使礦業(yè)集團(tuán)公司的采購經(jīng)濟(jì)總量攀升。此舉對支持煤礦企業(yè)發(fā)展創(chuàng)新產(chǎn)生了積極影響，同時擴(kuò)大了經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。在這一發(fā)展背景下，構(gòu)建更完善高效的招標(biāo)采購管理模式，對企業(yè)發(fā)展有現(xiàn)實(shí)意義。

一、企業(yè)招標(biāo)采購管理發(fā)展現(xiàn)狀

（一）方式手段不先進(jìn)

部分企業(yè)采用原始的招標(biāo)采購管理方法和系統(tǒng)，計(jì)算機(jī)硬件設(shè)施不完善，使用者對系統(tǒng)積極接納與全面推廣的工作沒有落實(shí)到位。從事招標(biāo)采購管理核心部門及管理人員仍舊依靠傳統(tǒng)紙質(zhì)辦公模式，通過線下會議推動和解決問題。這種大量手工工作模式增加了招標(biāo)采購管理人員工作負(fù)擔(dān)，遏制工作效率提升。此外，部分企業(yè)雖然采用了招標(biāo)系統(tǒng)，但是在投入使用前期仍有信息匯總錯漏等問題發(fā)生，各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息表達(dá)不準(zhǔn)確，增加了管理層的困擾，使系統(tǒng)使用者，尤其是招標(biāo)采購管理中心負(fù)責(zé)人不能將全部工作轉(zhuǎn)移到系統(tǒng)中，新手段和新方法的推廣受到限制[1]。

（二）目標(biāo)界定不科學(xué)

我國能源發(fā)展規(guī)劃和全面小康建設(shè)發(fā)展規(guī)劃提出，要使我國國民經(jīng)濟(jì)實(shí)現(xiàn)全面發(fā)展，在能源供應(yīng)和能源使用方面，要保證可靠、有效。對于煤礦企業(yè)若想在發(fā)展中實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)，就要積極參與到集團(tuán)化、集約化、精細(xì)化與高效化的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)與管理當(dāng)中，滿足行業(yè)整體建設(shè)改造和生產(chǎn)經(jīng)營現(xiàn)代化調(diào)整需要。但是，從實(shí)際發(fā)展來看，煤礦行業(yè)部門企業(yè)在招標(biāo)采購管理的觀念上還存在守舊思想，且在工作開展中受到各類條件因素牽制，使得招標(biāo)采購需求計(jì)劃分析模糊，引導(dǎo)供需雙方之間和供應(yīng)方之間的關(guān)系不和諧。各企業(yè)期望以低價滿足行業(yè)高速建設(shè)發(fā)展需求目標(biāo)，使得整個采購環(huán)境和各方面之間的關(guān)系造成負(fù)面影響。

（三）流程設(shè)計(jì)不合理

大部分公司招標(biāo)采購管理流程設(shè)計(jì)與執(zhí)行主要依托原有流程藍(lán)本，且受原有招標(biāo)采購行為影響深遠(yuǎn)。雖然部分企業(yè)與時俱進(jìn)積極引進(jìn)其他國家和地區(qū)同行業(yè)先進(jìn)的招投標(biāo)管理模式，但是與本企業(yè)實(shí)際發(fā)展情況有出入，設(shè)計(jì)調(diào)整與執(zhí)行力度方面稍顯不足。從實(shí)際發(fā)展來看，招標(biāo)采購流程設(shè)計(jì)和執(zhí)行重點(diǎn)主要集中在招標(biāo)實(shí)施工作環(huán)節(jié)，其中僅涵蓋主要環(huán)節(jié)，包括立項(xiàng)、開標(biāo)會議、標(biāo)書審查和合同簽訂等。但是，對具體信息分析、招標(biāo)文件制作備案、應(yīng)急方案制定和標(biāo)準(zhǔn)有效性論證等一些重點(diǎn)環(huán)節(jié)沒有給予足夠重視。比如，在招標(biāo)采購立項(xiàng)過程中，項(xiàng)目信息的具體分析被忽略，出現(xiàn)因?yàn)閭€別招標(biāo)信息錯漏或者臨時反復(fù)更改而產(chǎn)生的緊急情況，這種情況不僅降低項(xiàng)目連續(xù)性和效率性，也擾亂了整個市場環(huán)境的秩序。

二、提升招標(biāo)采購管理效率的必要性

招標(biāo)采購工作是企業(yè)獲取工程項(xiàng)目資源的主要途徑，符合要求的企業(yè)參與到采購環(huán)節(jié)，與同類型企業(yè)公平競爭，可保證招標(biāo)公司獲得最優(yōu)質(zhì)資源，降低后續(xù)風(fēng)險，也提高了結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性。

（一）有利于獲取優(yōu)質(zhì)資源

對于大部分的工程項(xiàng)目來說，都需要大量物資，而且項(xiàng)目開展對于各類物資的要求都較高。但是，市場中能提供物資企業(yè)眾多，各類投標(biāo)方需要準(zhǔn)備嚴(yán)謹(jǐn)方案，以供用戶參考做出合理選擇。在現(xiàn)代化物資招標(biāo)采購管理模式下，企業(yè)可以根據(jù)多方面影響因素，綜合考慮選擇出最優(yōu)質(zhì)的項(xiàng)目資源，保證工程項(xiàng)目可以順利開展，減小工程中的施工風(fēng)險，從而得到最優(yōu)的經(jīng)濟(jì)效益[2]。

（二）有利于創(chuàng)建公平環(huán)境

以往工程項(xiàng)目物資選擇環(huán)節(jié)，主要是通過熟人介紹或者企業(yè)直接選擇適合的資源供應(yīng)廠商展開合作。現(xiàn)代物資的招標(biāo)采購模式中，投標(biāo)方各自準(zhǔn)備資料，以公平競爭競價方式，爭取合作機(jī)會。這種招標(biāo)方式在嚴(yán)格管理控制下，能為自身發(fā)展?fàn)幦《雀鄼?quán)益和機(jī)會，有效防止以權(quán)謀私問題發(fā)生，而且還優(yōu)化了市場環(huán)境。

（三）有利于擴(kuò)大經(jīng)濟(jì)效益

對于各個行業(yè)來說，招標(biāo)采購工作都是目前物資采購管理模式強(qiáng)化的重要方法，在得到優(yōu)質(zhì)資源基礎(chǔ)上，能提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。而且，招標(biāo)采購物資使企業(yè)對物資資源投入精力下降，對資金顧慮減小，有效加強(qiáng)了監(jiān)管力度。這種模式能降低行業(yè)內(nèi)的違規(guī)操作，對控制與降低采購成本和提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益有重大意義。

三、提升招標(biāo)采購管理效率的對策

招標(biāo)采購高效化建設(shè)是一項(xiàng)較為復(fù)雜的工程項(xiàng)目，其中不僅涉及到采購的各個環(huán)節(jié)，而且對整個招標(biāo)活動都有重要影響，要堅(jiān)持系統(tǒng)建設(shè)與統(tǒng)籌發(fā)展路徑，推動各項(xiàng)工作高效化發(fā)展。

（一）建立統(tǒng)一規(guī)范的管理制度

全國范圍內(nèi)的招投標(biāo)管理法律法規(guī)是企業(yè)展開招標(biāo)采購標(biāo)準(zhǔn)化管理的重要基石。國家發(fā)改委在近期展開的地方性招投標(biāo)管理清規(guī)工作，是實(shí)現(xiàn)高效化建設(shè)的重要步驟。例如，企業(yè)在發(fā)展過程中可以將《招投標(biāo)管理法》和《招投標(biāo)法規(guī)實(shí)施條例》中有關(guān)內(nèi)容作為制定統(tǒng)一管理制度的準(zhǔn)繩，重點(diǎn)清理當(dāng)前企業(yè)招標(biāo)采購管理規(guī)定中，與上述法規(guī)不符或有地方保護(hù)主義傾向的內(nèi)容，妥善處理好擅自設(shè)置準(zhǔn)入門檻等問題性法規(guī)，建立統(tǒng)一規(guī)范化管理制度。同時，在經(jīng)營發(fā)展期間，企業(yè)還要積極配合法律法規(guī)執(zhí)行的銜接工作，理清兩項(xiàng)法規(guī)內(nèi)容的適用范圍，明確監(jiān)管機(jī)構(gòu)工作與相關(guān)單位負(fù)責(zé)的問題，推進(jìn)地方采購法律法規(guī)盡快出臺[3]。

在構(gòu)建統(tǒng)一規(guī)范的法規(guī)條例之后，還要進(jìn)一步完善招標(biāo)采購管理規(guī)范性文件體系。各類規(guī)范性文件主要指的是在法規(guī)范疇之外，以政府部門或者其他團(tuán)體組織為主導(dǎo)，制定出的非法規(guī)性質(zhì)文件內(nèi)容，具體包括了國家、地方、行業(yè)和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。例如，在礦產(chǎn)領(lǐng)域的“采購經(jīng)理崗位要求”和“系統(tǒng)工程采購設(shè)備與技術(shù)規(guī)范”等內(nèi)容。通過完善上述標(biāo)準(zhǔn)類規(guī)范性文件，更有利于展開活動驗(yàn)收與質(zhì)量控制工作，通過對采購人員的任職條件、崗位要求等做出規(guī)定，能有效確保采購活動開展的效率與質(zhì)量。

（二）推進(jìn)高效率管理體系建設(shè)

招標(biāo)采購實(shí)踐層面涉及到標(biāo)準(zhǔn)化控制、審批、操作、評價與質(zhì)疑處理等多項(xiàng)內(nèi)容，除此以外，還涵蓋了采購品目、文件、程序與行為等要素。可見，招標(biāo)采購管理工作內(nèi)容復(fù)雜，并且融合了多個領(lǐng)域多個工作內(nèi)容。在進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化與高效化管理體系建設(shè)中，要同時推進(jìn)協(xié)同配合管理模式，只有這樣，才能發(fā)揮出標(biāo)準(zhǔn)化最大積極作用。

例如，某企業(yè)在對招標(biāo)采購品目范圍進(jìn)行了高效化調(diào)整，根據(jù)采購范圍，對采購對象的類別、代碼、內(nèi)容和編排形式的實(shí)施進(jìn)行了調(diào)整。經(jīng)過調(diào)整之后，構(gòu)建出統(tǒng)一且通用的品目編碼模式，整合物資需求，實(shí)現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一管理，從而提高了采購管理效率。同時，企業(yè)還全面梳理整合已有的編碼系統(tǒng)，在新增、描述、技術(shù)等參數(shù)分別描述，切實(shí)提高了采購物資品目的管理效率。圍繞供應(yīng)商準(zhǔn)入和材料使用等環(huán)節(jié)，對供應(yīng)商產(chǎn)品目錄進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)了持續(xù)優(yōu)化改進(jìn)。作為招標(biāo)采購管理工作的重要信息載體，采購和招標(biāo)文件內(nèi)容是采購方為明確需求基準(zhǔn)制定出的供應(yīng)商活動指南，同時也能為評標(biāo)專家提供參考依據(jù)。在標(biāo)準(zhǔn)高效體系構(gòu)建中，要注重各類文件、告示、通告與回執(zhí)文件的格式標(biāo)準(zhǔn)化問題，判斷措辭嚴(yán)謹(jǐn)性和內(nèi)容合法合規(guī)性。杜絕標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)中出現(xiàn)違規(guī)操作問題。

在招標(biāo)采購管理中，程序是保證工作合法、有序、嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)的重要基礎(chǔ)，程序規(guī)范化建設(shè)要求對各項(xiàng)管理規(guī)定中的預(yù)算、計(jì)劃、質(zhì)疑投訴與采購方式等進(jìn)行精細(xì)化規(guī)定，明確各環(huán)節(jié)時間限制與具體流程。協(xié)調(diào)好各方要求，保證整體程序與流程都能發(fā)揮出最佳功能。對此，要求在招標(biāo)采購管理高效化建設(shè)中，針對采購人員、代理機(jī)構(gòu)工作人員、供應(yīng)商、評審專家和監(jiān)督管理人員的不同身份特征，細(xì)化明確各自的職責(zé)和權(quán)利，制定相應(yīng)處罰規(guī)定，確保招投標(biāo)采購活動合規(guī)合法和客觀高效。

（三）加強(qiáng)招標(biāo)采購管理績效考核

規(guī)范化科學(xué)的績效評估考核辦法，能對招標(biāo)采購管理模式進(jìn)行量化分析，根據(jù)考核結(jié)果，可進(jìn)一步對當(dāng)前使用的采購管理方法加以優(yōu)化調(diào)整，以此不斷提升采購管理效率。特別是在進(jìn)行事后績效評價時，不僅要確保招標(biāo)采購活動合法與合規(guī)性，還要注重采購活動合理與效用性。建立完善的招標(biāo)采購管理績效評價機(jī)制，加強(qiáng)考核管理，有利于促進(jìn)采購當(dāng)事人在整個采購周期內(nèi)重視“最大化發(fā)揮采購物資價值”標(biāo)準(zhǔn)，同時還能有效避免因標(biāo)準(zhǔn)不完善而使整個采購管理流程失控，最終出現(xiàn)成本過高，效率低下的情況。

例如，某企業(yè)在構(gòu)建完善招標(biāo)采購管理評價機(jī)制之后，對參與采購管理的人員進(jìn)行了考核，結(jié)合考核結(jié)果進(jìn)一步展開人才集中培養(yǎng)工作，成立高效化的采購專家人才庫。企業(yè)明確優(yōu)秀管理工作人才是提高管理績效的關(guān)鍵，所以，在結(jié)合內(nèi)部發(fā)展情況，制定出“采購人才培訓(xùn)考核方案”，將人才的培養(yǎng)和考核管理納入到企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略與年度計(jì)劃中，加大管理培訓(xùn)和考核力度，以此強(qiáng)化采購管理人員與操作人員綜合素質(zhì)與業(yè)務(wù)水平，保證集中招標(biāo)采購管理工作落實(shí)到位。在成立的專門人才庫中，進(jìn)行集中采購，合同談判與驗(yàn)收把關(guān)，以節(jié)約人力、財(cái)力。對于部分集團(tuán)類型公司來說，由總公司成立專門的招標(biāo)采購部門專家小組，將整批采購項(xiàng)目一次性招標(biāo)采購?fù)戤呏螅俳桓督o子公司，便能減少下屬公司的工作量，同時也能節(jié)約時間，提高工作效率。集團(tuán)總公司建立人才庫也方便對招標(biāo)采購管理人員監(jiān)督管理，加強(qiáng)對采購項(xiàng)目的質(zhì)量把關(guān)。

四、結(jié)語

綜上所述，實(shí)踐證明，系統(tǒng)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和信息化的招投標(biāo)采購管理模式，能提高企業(yè)的招標(biāo)采購管理效率，從而有效節(jié)約人力、物力和資源成本。相關(guān)領(lǐng)域管理部門工作人員，要加強(qiáng)高效化采購管理模式宣傳力度，積極參與隊(duì)伍建設(shè)，明確管理指標(biāo)體系，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)平臺與管理平臺對接，全面提升工作效率。

參考文獻(xiàn)：

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