WHR公司費用控制系統實施探究

王佩

摘 要：企業實現盈利的途徑歸根結底只有兩種：開源和節流。企業如何在大數據、云計算和人工智能飛速發展的時代，實現費用控制信息化，并將分析結果用于企業戰略決策，成為當下企業生存的重要課題。本文以WHR公司通過費用控制系統的實施取得的顯著效果為例，對費用控制系統實施背景及必要性、實施效果以及實施過程中出現的問題進行探究。

關鍵詞：財務共享;費用控制;費用報銷信息化

一、費用控制系統實施背景及必要性

對公司而言，財務報表分析最大的局限性在于不能用通俗的語言反映業務實質，尤其是費用。業務口徑和財務口徑有很大的區別，業務部門用業務實質描述費用，而財務部門按照準則對費用進行歸集和描述，且財務歸集因其高度的專業性和嚴格的準則要求，業務部門難以理解。如何實現業務口徑和財務口徑的融合，將同一業務用不同維度呈現出來，既有利于決策，又能提高核算和披露的準確性？筆者認為，費用控制系統就可以完美地實現上述目標，讓企業的財務管理活動更高效、有效。

費用控制系統允許將費用進行多維度劃分，并根據不同顆粒度進行歸集和分配。如差旅費，費用控制系統可將其細分為高鐵費用、飛機票費用、住宿費、出差補助、打車費等，也可將其劃分為境內和境外費用。費用控制系統實施前，WHR公司差旅費用分為銷售費用-差旅費、管理費用-差旅費、研發費用-差旅費，既沒有更明細的費用分類，也不能直觀查看所有費用類別下的差旅費。而隨著費用控制系統的上線，WHR公司實現了更細的費控顆粒度，既能隨時以業務實質口徑如差旅費-住宿費來分析全公司各個部門的發生額及預算，也可以分析任意部門下的各種費用類型。費用控制系統實現了業務口徑和財務口徑的融合，通過多維度、全視角的報表和智能分析報告，提升了財務數據中心職能，讓財務和管理分析更準確。

同時，公司在實施線下報銷時存在很多報銷難點和痛點，如員工報銷周期長、財務人員工作量大、單據審批耗費精力、制度落地難度大、費用統計分析難度大、業務系統集成困難等，而這些問題都能夠通過費用控制系統得到改善。因此費用控制系統的實施能夠為企業節省大量的人力和財力成本，并能夠確保預算執行到位。

綜上考慮，WHR公司果斷選擇實施費用控制系統，利用大數據和人工智能幫助企業更好地進行財務管理。

二、費用控制系統實施效果

WHR公司通過自身的摸索與實踐，成功地把費用控制系統融入OA管理系統，并取得了很好的效果，主要表現在以下幾個方面。

（一）報銷流程優化及效率提升

費用控制系統最基本的價值是解決了員工報銷效率低下的問題，使報銷流程得以優化，報銷效率得以提升。具體表現如下。

第一，隨著電子發票的普及，重復報銷問題也越來越嚴重，而費用報銷系統的發票識別真偽和查重功能完美地解決了該問題，即省去很多財務驗票核票的時間，又比人工檢驗高效且準確。

第二，費用控制系統可以智能識別錄入發票信息，支持多張同時錄入，員工只需要對發票進行拍照，電子影像信息就可以永久保存，隨時查看。審批人也可以不受時間、地點限制復核電子單據，并進行審批，實現高效辦公。

第三，費用控制系統與銀行系統建立了專屬端口，在費用審批完成且歸檔后，可以直接觸發銀行進行付款動作（根據公司制度設定付款限額）。同時，銀行付款是否成功的信息會回寫進費用控制系統，形成報銷到付款整個流程的閉環。員工費用報銷時間從系統上線前平均的17天下降到上線后的平均3天，大大提升了效率。

第四，費用控制系統具備強大的個人管理功能，報銷流程全透明，員工可以進行“一站式”查詢，即只要輸入員工編號或姓名即可查詢該員工所在部門、已報銷單據、報銷環節、報銷金額、報銷事項、單據退回原因等相關問題，避免了跨部門溝通效率低下等問題。

第五，費用控制系統與財務ERP打通，對已經報銷且付款成功的費用根據預設信息自動制作憑證，省去了大量財務工作，既確保了準確性，又大大節省了人力成本。

（二）確保費用報銷制度和標準執行合理合規

費用報銷制度和標準是否執行到位，是線下費用報銷的一大難點。每次報銷時，業務人員對費用報銷制度和標準不清楚，或即便清楚費用報銷標準，也會有超標的情況，尤其是對出差比較多的員工來說，一旦涉及費用超標的情況，財務與報銷人員就會形成糾紛，這種情況不僅影響員工關系，而且長此以往公司財務預算必定超額，費用制度更是很難執行。

此時，費用控制系統在控制費用標準方面的優勢就十分明顯，公司只需將對應費用類型、相關人員的各項費用標準在系統中預置好，系統就可根據企業對費用標準管控的力度，支持“剛柔并濟”的審批方式，既有約束，也有變通。

（三）實現預算預警

費用控制系統實施前，企業各部門員工都是拿著審批報銷單就直接到財務報銷，等到財務月末合計分析時才知道部門費用預算已超標，這中間浪費了時間整理單據及審批，甚至預算監控流于形式。費用報銷系統實施后，每個部門制定全年每月的費用預算后，將預算導入系統。員工每提交一張報銷單，都會關聯所在部門的預算使用情況，部門領導可以看到剩余預算的額度，也可查看實時費用發生額分析預算使用情況。當預算超標時，系統也會彈出禁止提交的窗口，實現事前預算、事中控制、事后分析的精細化費用管控。

同時，數據格式、口徑一致是全面預算的基礎，而費用控制系統融合了預算管理系統功能，靈活、方便的報表定義機制實現了數據口徑從上到下的一致性。此外，費用控制系統還支持從會計信息系統或ERP系統中提取數據，可以與Excel無縫連接，各種數據都可以文本的方式導出和引入，實現數據的共享。費用控制系統高效的匯總、審核、分析和數據挖掘功能提高了上級部門匯總和審核預算表的效率。費用控制系統的應用使得全面預算管理更高效地得到了執行。

三、費用控制系統實施過程中的問題