數字檔案館若干問題

徐丙凱

摘要：新時期建設發展下檔案數字化特征越發明顯，數字檔案館建設為基層檔案管理提供了有力的支持。文章通過對數字檔案館存在問題進行分析，探討數字檔案館建設的有效對策。

關鍵詞：數字檔案;檔案館;檔案管理;數字化

0引言

建設數字檔案室，對于提高檔案工作效率、提升檔案工作現代化水平具有重要意義，可以實現檔案信息資源社會共享，更好地滿足人民群眾日益增長的信息需求。數字檔案室建設是一項系統工程，需要經過多個環節方能完成，如前期的調研、建設立項、行業專家論證、數字檔案室軟件開發、各類平臺（管理平臺、利用平臺等）的構建、系統運行、項目后期維護等等。可以說，數字檔案室建設是一項持續性工程，需要大量的資金投入和人力、物力支撐，且需要單位各部門的全力配合。

1數字檔案館的主要特征

隨著網絡信息時代的到來，計算機技術、網絡通信技術、多媒體技術和數據庫技術在我們的生活中得到廣泛的應用。因此，數字檔案館的產生順應了現代社會的發展，是信息和網絡時代發展的必然產物。數字檔案館的主要特征包括：第一，數字檔案館傳輸的網絡化。網絡和通訊系統是數字檔案館的重要基礎。數字檔案館依附于網絡而存在，網絡為數字檔案館搭建了良好的傳輸平臺。第二，數字檔案信息資源的數字化。數字化資源是數字檔案館的基本特征。它可以收集、捕獲電子文件，并能進行統一的存儲與管理。數字檔案館要為利用者提供信息服務，就必須擁有巨大的可利用資源。同時數字檔案館中的檔案信息是經過計算機處理的，可以為利用者提供更多便捷的利用方式。第三，數字檔案館使用各種高科技。如：計算機技術、網絡通訊技術、數據庫技術、存儲技術、數字化技術等。第四，數字檔案館的容量可以滿足館藏的大幅度增加。可以把全部館藏信息儲存在幾張光盤里，或將不同的檔案信息鏈接到同一系統之下，實現資源共享。這就需要更先進的網絡技術和數字化存儲技術來維護它。第五，數字檔案館建立以用戶為中心的服務模式。建設數字檔案館的目的在于讓用戶高端靈活地利用信息資源，并且不受時空限制。用戶不必親自到檔案館查閱資料，只要有終端的地方，無論是在辦公室或家里都可以輕松獲取信息。用戶如果遇到問題，管理人員可以及時幫助解決問題，并提供各種服務。

2數字檔案館存在的問題

2.1? 資源整合不足及結構內容簡單

就當前來看，很多檔案館提供的檔案移動服務內容存在資源來源單一的缺點，忽視對資源的整合，資源特色較為缺乏，尤其是個性化的檔案資源較為缺乏，加上結構和內容較為簡單，資源的整合優化力度不足，有的在數據格式上尚未統一，使得不同數據庫之間要想實現統一訪問存在較大的難度。

2.2? 技術難度大的問題

數字檔案館建設是一項系統工程，需要經過調研、立項、論證、軟件開發、平臺構建、資源儲備、系統試運行、項目驗收、運行維護等諸多環節，在這個工程建設的過程中，需要開發一些新技術適應數字檔案館諸如信息隱藏、電子印章、操作跟蹤等的特殊要求。建設數字檔案館可以采取購買服務的方式，區縣級檔案行政管理部門有監督中標公司按檔案行業的標準和要求進行建設的職責，以及建成之后指導各政府機構和職能部門建立檔案信息數據庫的責任，這對于他們說，也是技術上的難題[1]。

2.3? 數字圖書館建設資金投入不足

數字化檔案館的建設需要大量的技術支持，與此同時，資金方面也是不可缺少的。數字化檔案館的建設需要大量的人力物力財力，技術人員需要對相關的標準化進行研究，相關的設備需要加入其中，這也需要一大筆資金的支持，就目前而言，資金的短缺從根本上阻礙的數字化檔案館的發展。

2.4? 人才缺乏的問題

數字檔案館這項系統工程的建設，需要既熟悉計算機又懂檔案業務的復合型人才，他們的素質水平直接影響數字化的發展。目前區縣級檔案館懂檔案業務的人有很多，精通計算機的人卻嚴重缺乏，復合型人才更是難得。數字檔案館要求檔案工作人員不僅要掌握新的技術，也要更新觀念，改變服務方式，以適應不斷變化的信息環境。區縣級檔案行政管理部門應當有計劃有組織地培養人才，有規劃地引進專門人才，注重計算機人員的檔案業務知識培訓和檔案工作人員的信息化知識培訓，更積極地應對人才不足的問題。

3數字檔案館建設的相關策略

3.1? 加強資源整合和移動檔案信息資源庫的建設

為更好地適應新形勢下的新需求，檔案館需要在移動檔案信息資源庫建設方面加大力度，切實注重現有資源的整合，又要注重各種檔案資源的轉化和挖掘，通過網絡及時采集與公眾需求相關的檔案，并根據國家標準與行業規范，對數字資源的操作系統、格式與標準進行統一，將多樣化檔案資源關聯起來，創建移動的檔案資源庫，這樣才能更好地在加強數字檔案資源建設的同時滿足移動檔案服務的需要[2]。

3.2? 深度挖掘檔案信息資源

大數據時代，用戶對檔案信息的需求更加強烈，傳統的到館查閱服務模式已經難以適應用戶的需求，用戶更傾向于通過網絡來獲取信息資源以節省時間成本。但大量的數據信息使得有用資源的獲取和篩選更具難度。因此轉變服務理念，主動對接用戶的信息需求，深度挖掘檔案信息資源已經成為檔案機構開展優質服務和有針對性服務的重要途徑。要運用大數據技術對用戶的信息行為和信息需求進行分析，同時利用大數據技術獲取有價值的信息。此外，通過檔案編研工作主動開發檔案信息資源，豐富編研形式，積極開發包括紙質成品、視頻音頻、電視節目、網絡展覽、微電影等在內的各種編研成品。熟練掌握“兩微一端”等自媒體的運行方式，充分利用新媒體開展檔案資源宣傳與推廣工作。

3.3? 加大建設資金的統籌力度

數字檔案館建設是一個龐大的工程，也是檔案部門投資最大的項目，僅對館藏檔案進行數字化處理一項都可能涉及成百上千萬的資金。一些地方行政領導對檔案信息化建設的重要性認識不夠，一些檔案行政管理部門的領導對數字檔案館的建設熱情不足，都會影響到資金的到位。可以通過中央撥款、地方撥款、單位自籌和爭取外援相結合進行多渠道籌集，為加快數字檔案館建設打下良好的經濟基礎[3]。

3.4? 打造高素質人員團隊

首先，要求檔案管理人員具有很強的信息處理能力和編研能力。這種能力不僅需要大數據的歸納和總結，還需要人為的操作和邏輯的加持。傳統的編研手段已經不能滿足當今社會對信息的需求，檔案管理人員要不斷更新利用者對信息需求的認識，不斷調整信息處理手段，滿足利用者的需求。其次，要求檔案管理人員有很強的創新意識。信息資源的不斷整合帶來的是檔案館藏資源收進的信息成幾何倍數的增長，其中不乏非檔案的信息內容。檔案管理人員要結合所學，將民生新聞、圖書情報信息、文物信息等內容結合檔案信息一同通過云計算平臺進行分析和處理。這就要求檔案管理人員還要具有一定的創新意識，能夠通過云計算平臺的分析，提供具有用戶針對性的信息服務。最后，要求檔案管理人員具有極強的學習能力。

4.??? 結語

數字檔案信息資源建設作為檔案館一項長期而又艱苦卓絕的任務，在整個數字檔案館建設中具有核心的地位和作用，也是基本的物質基礎，是實現提供檔案移動服務的資源基礎，加強數字檔案制度建設與資金投入，培養專業人員，強化數字檔案管理水平。

參考文獻：

[1]?? 栗琳，李軍艷.試論數字檔案與數字檔案館[J].機電兵船檔案，2020（1）：41—44.

[2]?? 李雪.信息化時代背景下數字檔案館的建設與發展[J].理論觀察，2016（9）：117—118.

[3]?? 李寶玲.數字檔案館建設的機遇、挑戰與思考[J].檔案管理，2020（2）：27—28.