淺議區縣檔案資源建設及開發利用

張艷

河北秦皇島開發區檔案館

檔案資源建設是檔案事業一項帶有根本性、具有戰略意義的工作，它關系到檔案事業能否固本強身和可持續發展，是我們做好檔案工作的前提和保證。

一、區縣檔案館檔案資源建設存在的問題

（一）資源結構不合理

大多區縣檔案館館藏建設目標不明確，對資源總體結構規劃不清，致使檔案資源從門類到內容很難全面反映區縣社會發展的基本狀況。一是從館藏內容看，其內容斷檔，銜接不暢。例如，由于檔案機構不健全，各項管理不規范，致使一些具有查考利用價值的原本、底稿散失，甚至有些年代的檔案出現空白。同時，內容不系統，不完整。一些重大活動檔案內容不齊全，往往只有文字材料而沒有照片、音像材料，不能全面反映活動的發展情況；二是從館藏質量看，難以反映全區的歷史面貌和社會發展的各個方面，不能滿足多方利用需求。

（二）征集手段單一

目前，區縣檔案館專門從事檔案征集的人員較少，征集手段單一，且存在盲目跟風現象，使得區縣檔案館缺乏館藏特色。每年征集的內容并不系統，也不深入，缺乏本地區農副產品、農家旅游、人文景觀、風俗習慣等特色檔案資料的征集，難以體現本地區的“獨到之處”。

（三）檔案資源信息化程度不高

區縣檔案館雖然建有網站，但是不能提供計算機全文檢索，缺乏與公眾的互動和交流，難以達到資源共享的目的。以本區為例，舉辦區縣的改革開放成果展，往往要從區委、政府、宣傳部等相關部門浩瀚的檔案資料中尋找素材，工作量較大。如果在檔案接收進館后加大檔案信息化程度，對某些專題進行深入整合，形成專業和專題數據庫，會極大提高利用效果。

二、區縣檔案資源建設及開發利用措施

（一）建立檔案信息資源體系

做好檔案接收與征集工作，是檔案館工作的一項非常重要的工作內容，因此檔案館要加強檔案的接收和征集工作，擴大檔案的接收范圍和征集門類，建立起數量充足、內容豐富、結構合理、質量優化并富有特色的檔案信息資源體系。檔案館要采取公開發布征集公告、深入民間調查、重要線索登門拜訪等多種途徑，廣泛征集古往今來與當地有一定關系的事件和人物檔案，征集當地現代名人和地方特色檔案，多方征集散存社會上、具有保存價值和文化特色的歷史文獻、民間藝術和民風、民俗檔案資料，加強有歷史佐證作用的領導題詞、公務禮品、牌匾證杯、徽章印記、票據證件的征集。

建立檔案信息資源體系，要堅持館藏檔案數量與質量并重的原則，首先，要合理擴大接收范圍；其次，要對接收檔案的質量進行控制；第三，要完善檔案補充機制，廣泛開展檔案征集工作，要想方設法收集散存在社會和個人手中的檔案資料；第四，要改變館藏結構中文書檔案占主體的單一局面，加大對保存在各單位的專門檔案的接收力度；除此之外，還要加強與專業檔案館、圖書館、博物館的聯系，掌握館藏情況，協商征集接收其案卷目錄、檔案縮微品等，實現館際交流，資源共享。

（二）堅持規范化建設

首先要按照“廢、改、立”的原則，對現有的涉及檔案行政管理體制、檔案資源建設、檔案信息化建設、檔案干部隊伍建設等方面的規章制度進行梳理，根據實際情況分別予以完善或廢除。其次要結合工作需要，緊緊圍繞檔案業務工作實際開展廣泛、深入的調查研究，將各類規章制度以及工作實務進行編輯，制訂《檔案工作系列手冊》，該《手冊》要突出實用性，要分門別類，在檔案工作的各個層面加以規范。《手冊》的內容要全面、規范，要涉及到該項工作的性質、操作方法、步驟、要領、需要注意的問題和解決問題的辦法等各個方面，而且要通過實例分析，拿出需要加以注意或加以解決的問題的意見。

（三）建設科學的檔案檢索體系

要想實現對檔案資源的開發利用，需要建立一套科學合理的檢索體系，便于信息使用者能夠快速的查閱到自己想要的信息。檔案檢索是查閱檔案的重要工具，高效的檢索體系能夠有效的提高檔案資源的開發利用效率。在檔案信息化管理的時代背景下，信息資料的利用不再受到時間和空間的限制，而在網絡平臺對檔案信息的查閱需要建立便捷的檢索方式，才能夠提高檔案資源的利用效率。所以應該建立科學的、規范的檔案檢索體系，從而提高檔案資源的開發利用效率。

（四）實現檔案信息資源網絡化

隨著檔案數量的急劇增加和現代社會對檔案利用的迫切需求，傳統的檔案利用方式與方法已不能適應檔案用戶和檔案信息加工的需要，檔案網絡化借助網絡的方便性、快捷性和連續性，具有相當大的優勢，成為發展的趨勢。檔案信息資源網絡化是將檔案資源數字化并將其置放于互聯網上，它是一個復雜的過程，首先，要對檔案信息進行必要的檢索編輯，建設檔案數據庫，體現檔案目錄系統的完整性。其次，在數據庫的建設中應考慮用戶需求，開發數據庫的經濟效益及技術等問題，集中人力、物力、財力，構建資源豐富、功能齊全的檔案信息數據庫，如文件目錄數據庫、全文數據庫、多媒體數據庫等。第三，發揮部門優勢，建立起具有地區特色的數據庫，如名人數據庫、圖片數據庫、專利數據庫、科技成果數據庫等。第四，對檔案進行分化與有序化，舉辦網上展覽。

結束語

檔案管理工作具有非常重要的意義，是開展其他各項工作的重要基礎。在時代快速發展的時代背景下，檔案資源具有非常重要的利用價值，通過檔案資源的開發利用，能夠為各項決策的制定提供有利的參考依據。為了提高檔案資源的開發利用率，需要建立完善的檔案管理體系，并且培養優秀的檔案管理人員，為檔案資源的高效利用創造有利的條件。