數字檔案在檔案信息化建設存在的問題及對策初探

郭劍鋒

摘要：利用數字檔案進行檔案的信息化管理必然是檔案發展的大趨勢。在使用高科技進行檔案信息化建設時，檔案管理人員要真正認識到數字檔案的重要性，掌握先進檔案管理知識和管理技術，要及時發現問題、積極解決問題，才能實現檔案信息化管理的高效率、高標準，才能體現數字檔案在檔案信息化建設中的重要作用。

關鍵詞：數字檔案建設;問題及對策

隨著我國科學技術的繁榮發展，數字檔案在檔案信息化建設中發揮著越來越重要的作用。當今時代，各行各業為了提高辦事效率，采用計算機和自動化辦公模式已經形成大趨勢，檔案信息管理者也逐漸認識到數字檔案在檔案信息化建設中的重要性，為了推動數字檔案的高速發展，我們就要認識到數字檔案在檔案信息化建設中的問題，只有積極解決這些問題，我們才能正確的將現代高科技運用到數字檔案建設中，才能充分、有效地發揮數字檔案在檔案信息化建設中的重要作用。

一、數字檔案在檔案信息化建設時遇到的問題

1、數字檔案在檔案信息化建設時管理效率未能提高

在當代中國，高效率是各行各業工作人員始終追求的目標。傳統檔案對于檔案的收集、整理和提供利用一直使用的人工，這種工作模式不僅耗時耗力，而且準確性低，效率慢等顯著問題。另外，信息量在時代的快速發展中也在迅速壯大，從而使得能夠提高檔案管理工作效率的數字檔案進入了人們的視野。

檔案信息化管理主要利用計算機快速、存儲量大、操作簡便的優勢，減少了檔案管理人為因素的參與，從而加速檔案信息化的建設，但是根據目前情況，顯然還沒有達到這個目標。檔案信息化管理仍然是低效率的。主要在于管理者對數字檔案的重要性認識不夠，對于信息化專業知識與技術的缺乏，只能手握著高科技進行著局限、單一的查詢工作。

2、數字檔案在檔案信息化建設時資源未能全面共享

數字檔案處理大量信息的能力更加強大、質量更加優良，從而給予了更加全面的服務。這些特點能滿足了人們對于信息全面、快速、準確的要求。但是根據市場觀察，數字檔案在檔案信息化建設中并沒有做到人們所期望的那樣。可能由于一些實際問題，導致檔案信息的來往堵塞，再加上各個檔案館使用系統的差異，使得各系統之間的交流存在一定的障礙，這些都導致各個數字檔案館的交流減少，那么信息的共享就受到了極大的阻礙。

3、檔案管理者對數字檔案的進一步發展重視不夠

科技信息、教學信息、民生信息等各種各樣的信息化統治著各自的領域、發揮著各自的功能，并沒有形成一個統一的戰線，數字檔案管理沒有全面考慮未來的發展方向，這就使得數字檔案在檔案信息化建設中走一步算一步，但實際上數字檔案是當今時代的大趨勢。信息需求者在想要的檢索信息中，無法得到及時準確的服務。數字檔案在檔案信息化建設中的問題也是邊發現，邊解決，信息化建設沒有統一標準，這同樣使得數字檔案效率降低。使用軟件的功能過于低或者功能不夠強大，另外軟件系統接口不夠統一，使得信息的接受與傳輸都受到了極大的阻礙，這些都影響了數字檔案在檔案信息化建設中的進一步發展。

二、數字檔案在檔案信息化建設中遇到問題的解決方法

1、提高數字檔案在檔案信息化建設時的管理效率

在最短的時間內更好地高質量地完成工作是所有上進職員的工作追求，所以運用計算機優勢的數字檔案就得到了人們的重視，數字檔案減少了手工操作，節省了時間、精力以及錯誤率，所以檔案管理者應該珍惜科技帶來的便利，在數字檔案的建設的過程中充分認識到數字檔案的重要性，要清楚的認識到自己的責任與義務，要具備足夠多的檔案管理知識，熟練使用計算機以及掌握數字檔案管理軟件的操作方法及基本結構。檔案管理部門也應該積極舉辦培訓、學習，要為數字檔案工作人員學習專業技術、培養專業素質提供便利。也可以舉辦數字檔案知識競賽，從而激發數字檔案管理者的學習熱情。還可以引進先進的機械或者更加高級的軟件來減輕數字檔案工作人員的工作。

2、改善數字檔案在檔案信息化建設的資源共享模式

在檔案信息化建設中，如果數字檔案沒有實現資源共享，那么數字檔案的優勢將被大大的打折扣。所以我們必須將數字檔案資源共享模式的現狀進行改善。檔案信息成為全民共享的資源，這個過程中一定要加強網絡安全監管，防止網絡的入侵導致的信息泄露。數字檔案在檔案信息化建設過程重要建立一個統一的規范，對于這些標準各個合作的數字檔案館要積極進行溝通，經過研究制定統一的標準，規范數字檔案工作人員的工作行為規范，從而使檔案信息能夠順暢的進行橫向交流，只有這樣我們才可能實現數字檔案的檔案信息的資源共享。

3、重視數字檔案在檔案信息化建設中的進一步發展

要想數字檔案在檔案信息化建設中發揮更大的作用，數字檔案管理者必須要重視數字檔案的進一步發展。要努力形成一個完整的統籌局面，全面考慮，制定數字檔案一個清晰的走向、長遠的目標。數字檔案在投入使用之前，全面考察，爭取解決所可能出現的問題。在投入使用數字檔案管理檔案信息時，應該制定統一的信息化建設標準，統一工作人員的工作行為規范。數字檔案的信息通過交流才能更加多元，所以在相互合作的數字檔案館要盡可能使用統一的數據與格式，從而為信息的橫向交流提供便利。

結論

隨著科技與經濟的不斷發展，利用數字檔案進行檔案的信息化管理必然是檔案發展的大趨勢。在使用高科技進行檔案信息化建設時，檔案管理人員要真正認識到數字檔案的重要性，掌握先進檔案管理知識和管理技術，要及時發現問題、積極解決問題，才能實現檔案信息化管理的高效率、高標準，才能體現數字檔案在檔案信息化建設中的重要作用。