醫院人事檔案管理信息化建設探究

摘要：醫院人事檔案管理工作繁瑣且重要，通過推進信息化建設工作，可以提高檔案管理質量與效率，切實發揮人事檔案的作用。文中分析了醫院人事檔案管理現狀，探討了如何有效推進人事檔案管理信息化的建設工作，從而有效的推動醫院可持續性發展。

關鍵詞：人事檔案;管理信息化;建設措施

人事檔案管理工作本身具備一定的社會價值，對于醫院的運營管理具有重要影響。醫院需要根據人事檔案管理的基本資料，完成人員的分配機制，對醫院內部的人力資源進行合理劃分，從而發揮員工的能動性和潛能，助力每一位員工的發展。因此，在機構改革的背景下，做好人事檔案管理工作可以為醫院的經營管理提供有力的幫助。

1 人事檔案管理工作面臨的新趨勢

1.1多元化、科學化的發展趨勢

由于機構改革的影響，醫院對人才的需求也會發生一定的變化。因此，為保證工作的順利開展，需要結合員工的實際情況對崗位進行相應的調整。對人員進行調整時，人事檔案資料將成為重要的依據。傳統的人事檔案管理工作過于簡單，難以滿足對人才的全面反映要求。因此，當下的人事檔案管理工作將會朝著多元化的方向發展，對于職工的個人特長、興趣愛好以及工作期間的重要表現也會有更加詳細的記錄，并對于員工崗位的調整以及職位晉升，人事檔案管理工作也將會發揮更加科學的作用。

1.2信息化發展趨勢

機構改革在醫院中會引起技術的變革，其中計算機網絡基礎的出現將會顛覆傳統的人事檔案管理方式，信息化管理模式以其便捷性、高效性和綠色性等特點將會在日常工作中表現出更加明顯的優勢。利用網絡的便利性，還能通過檢索的方式，實現對所需資料的快速提取，對于提升工作效率具有重要的現實意義。

1.3專業化、規模化的發展

在醫院的發展過程中，由于編制名額以及預算開支等方面的影響，人事檔案管理工作人員被裁減，管理人員的綜合素質也難以滿足實際工作的需要。這種情況在機構改革的背景下，也將發生改變。專業化、規模化的人事檔案管理隊伍將會在醫院中逐漸形成，從而為檔案工作以及單位的正常運營提供助力。

2 醫院人事檔案管理工作的問題

2.1 人員檔案意識的薄弱

醫院人事檔案一直有著“神秘光環”，封閉與單一的管理模式造成種種問題出現，忽視人事檔案管理者與檔案形成者之間的關系，甚至出現錯誤理解，使得人們不理解人事檔案工作。單位內部人員普遍缺乏檔案意識，體現為：

（1）部分領導不重視醫院人事檔案工作。覺得職工使用重在看實際表現，檔案作用不大;認為醫院人事檔案簡單收集材料，不需要過多關注。實際中領導也不過問醫院人事檔案管理情況，不重視檔案管理基礎設施建設，檔案管理人員頻繁變動等;（2）職工本人與檔案形成部門沒有意識到醫院人事檔案的重要性，如，一些職工填寫自傳、審查材料時隨意使用圓珠筆，而不是使用規定的碳素筆或純藍墨水，填寫內容隨意，出現信息差錯;（3）檔案管理部門及人員檔案意識薄弱。醫院人事檔案管理人員大多政治素質過硬，但還需要較強創新意識與業務素質。很多單位內部檔案管理人員由兼職人員完成，將檔案工作簡化成“收、放、補、裝”的流程，無法進一步發揮檔案的作用。

2.2 檔案管理制度不完善

醫院人事檔案管理工作具有極強的政策性與專業性，醫院人事檔案處于長期增量式過程，大多會經過數個單位流轉，規章制度不完善，檔案交接過程中出現遺漏情況。

受到歷史原因影響，醫院人事檔案主要由本單位保存與管理，普遍存在：檔案基礎設施落后、缺少單獨的檔案室，甚至檔案存放在庫房中，不具備相應的防塵條件，沒有及時補充與修訂管理制度，日常管理不到位，監督力度不足，交接時出現錯誤，造成檔案遺失、缺損等，給造假者提供可趁之機。

2.3 檔案服務效用偏低

人事檔案管理人員將大部分時間耗費在“剪、切、粘”上。傳統繁瑣的管理方式造成工作強度大，側重檔案保存，但忽視信息服務功能，不能滿足計算機管理需求，造成數據錄入量增加，直接對檢索速度產生影響。

此外，醫院人事檔案內容陳舊、單一，內容過于程式化，在職工選拔、人才培養等方面無法真正起到作用，也沒有發揮人事檔案考查依據與權威性的作用，影響到醫院人事檔案的作用發揮。

3 醫院人事檔案管理信息化建設策略

3.1 重視檔案協同管理

檔案管理工作信息化建設時，要加強利用信息技術與網絡技術，保證檔案目錄的完整及數據庫建設的完善，重視檔案信息的錄入工作，保證信息錄入的快速性與準確性。提高檔案數據庫建設的速度，實現傳統紙質檔案向電子化方向轉變，增加電子檔案數量，減少紙質文件的數量。

醫院在推進檔案信息化管理進程中，不僅要配備先進的現代化檔案管理體系，還要在醫院中推廣規范、統一的檔案管理應用軟件，為以后進行檔案信息交流和資源共享提供必要支持與條件。要具有先進的體系管理，將檔案信息進行分類歸納，每一個部分都要有專門的部門來進行管理。

3.2 建立健全適合人才發展的人事檔案管理制度

由于改革的不斷推進，醫院對于人才的聘任制度也應該結合實際情況進行相應的調整。科學的人事檔案管理工作對于利用人才和發展人才具有非常重要的現實意義。因此醫院需要結合自身的問題進行體制改革。人事部門需要嚴格根據國家的有關規定，確保人事檔案的保密性和真實性。對于工作違規的行為需要嚴格根據法律法規的要求進行處理。另一方面，需要結合自身工作中存在的問題進行制度的完善。堅持以人為本，重視人才的培養與開發，為人才提供更加公正的平臺，充分調動員工的工作積極性。

3.3 重視與其他部門的合作

人事部門是人事檔案管理的責任主體，因此工作在開展過程中需要注意與其它部門的合作，做好資料的收集工作，對于后續產生的文件需要動態更新的內容需要及時與相關部門的人員聯系。另一方面，各個部門也需要積極配合人事部門做好檔案的完善工作。充分利用人力資源的優勢，完善評價機制，推動單位的健康發展。

3.4 充分利用信息技術優勢建檔管理

由于信息時代的影響，醫院需要明確信息化管理的優勢，在日常的工作中，充分利用信息技術的優勢做好人事檔案的管理工作。第一，利用計算機、相機以及掃描儀等硬件設備快速對資料進行獲取存檔;第二，重視信息資源庫的建立于開發工作，形成網絡開放式共享模式，同時由專業人員進行管理，保證檔案的真實性與隱私性。

3.5重視高素質人才的培養

由于人事檔案管理方式的改變，傳統的管理理念以及管理方法已經不完全適用于新時代的需要，因此對于人事檔案管理工作的人員需要結合實際情況做好相關的培訓和調整工作。不僅進行業務能力的培訓，同時還需要做好計算機技術和信息技術的培訓工作，從而提升工作效率。醫院需要提升對人事檔案管理工作人員的重視程度，明確考核方式以及晉升制度，充分調動員工的工作積極性，提高工作效率。

4 結語

總而言之，醫院人事檔案管理工作尤為重要，醫院領導要提高對人事檔案管理工作的重視度，加大人事檔案管理的資金投入，重視建設人員隊伍，給檔案管理工作提供學習與培訓的機會，并了解相關的政策法規，從而推動人事檔案數字化發展。

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作者簡介

李麗光子，女，朝鮮族，出生于1983年2月，吉林省公主嶺市人，新西蘭奧克蘭大學畢業，現為公主嶺市中心醫院核算辦科員，研究方向為檔案管理。