基于醫院辦公室文書檔案管理信息化探究

施泉惠

【摘要】伴隨著信息技術的迅猛發展，對醫院辦公室的各類文書檔案進行信息化管理已經成為大家普遍接受和使用的方法。本文從與傳統文書檔案管理方法相比通過信息化手段管理文書檔案有哪些優勢、目前檔案管理信息化的實踐中還存在著哪些問題以及相關的解決方案等方面進行探究和討論。

【關鍵詞】辦公室;文書檔案;管理信息化

對于醫院的檔案管理工作來說，如何使辦公室文書檔案的管理更加科學、有效是保證檔案資料具有較高的質量和較強的完整性的重要影響因素，并且能夠有利于更加有效地利用文書檔案。因此，在醫院的發展過程之中，辦公室文書檔案的管理是否完整并且規范顯得尤為重要。

一、醫院辦公室文書檔案的相關概述

醫院辦公室文書檔案是由各種類的一些相關文件所組成的，通常來說，這類文書檔案可以是一些報告性質的文件、請示批復性質的文件以及一些會議記錄方面的資料。通過查找相關的辦公室文書可以在職工出現相關方面的問題時為職工和院方提供一個明確和有效的參考。文書檔案的參閱有利于更快地使醫院的職工了解一系列的相關情況，有利于醫院在遇到相關問題時根據過去的工作總結制定出一個比較完善的計劃。有利于減少工作中出現的許多不必要的問題。由此可見，辦公室文書檔案具有十分重要的作用。

二、醫院辦公室文書檔案管理信息化的優勢

相比于傳統的醫院辦公室文書檔案管理方法，信息化管理具有許多明顯的優勢。首先，檔案管理的信息化大大提高了部門職工借閱文檔的效率，在準備查閱某項資料時，職工可以直接通過網絡進行查詢，減少了查詢檔案所需的時間，還可以實現多名職工同時查閱同一份資料，有效提高了資料的利用效率。其次，信息化管理加快了職工查閱文檔的速度，對于那些只要簡單了解即可的資料，可以在網上直接查詢，而不再需要到相關部門親自尋找。再次，信息化管理下相關人員在查閱時只能選擇自己權限范圍之內的資料，這就使得文書檔案具有更高的保密性。最后，信息化管理方式下，檔案管理人員的工作量將會大大減少，從而有利于文書檔案管理效率的進一步提升。

三、醫院辦公室文書檔案管理信息化存在的一系列問題和解決方案

（一）如何解決醫院辦公室文書檔案管理信息化認識不夠充分的問題。由于目前我國的信息化技術普及程度比較低，醫院職工在日常工作中對這一技術的接觸也并不是很多。因此，雖然我們一直以來都在積極倡導辦公室文書檔案管理信息化，但是在實際工作過程中職工們對檔案管理信息化的認識依然薄弱，醫院的文書檔案信息化管理普及程度依然不高。這使得各醫院無法進一步深化對信息化管理所具有的獨特、巨大優勢進行了解和認識，從而依然受制于傳統形式之下的檔案管理方法，導致難以更好地在醫院中開展辦公室文書檔案管理信息化相關工作。針對辦公室文書檔案管理信息化在醫院沒有被充分地認識這一問題，必須要加大力度普及信息化管理相關的知識。要使各個醫院和職工從思想上認識到辦公室文書檔案管理現代化較傳統文書檔案管理方法具有相當大的管理優勢，從而使其意識到要主動認識和探究檔案管理自動化的相關內容和方法。要讓大家真正做到能夠從思想上對檔案管理信息化技術有高度認可，對此，可以在醫院中強化信息化管理技術的普及力度，通過加強宣傳、開展講座、設立培訓班等多種形式，讓辦公室文書檔案管理信息化技術逐漸走入醫院，走近職工。這樣一來，院方文書檔案的管理人員就可以通過學習相關知識來更好地對文書檔案進行各種信息化管理。

（二）如何解決醫院檔案管理人員信息化管理水平不高的問題。在醫院中，檔案管理人員往往不具備比較強的流動性，也就是說，醫院中文書檔案管理人員一旦在使用某種管理方式來開展檔案管理工作之后，就很難改變原本的工作方式轉而去接受另外一種全新的方式。這種情況下，辦公室文書檔案管理信息化在醫院中的推進就舉步維艱。同時，由于在醫院中往往都是選擇一些年齡比較大的人員來負責本單位的文書檔案管理工作，而這些年齡較大的工作人員通常較年輕人而言學習能力較弱，對新鮮事物的敏感不強并且在需要學習新知識的時候時常表現出比較差的適應能力，因此在這些文書管理人員的認識中，傳統的文書檔案管理方法要比新的信息化文書檔案管理方法更加具有可行性。此外，在文書檔案管理人員看來，學習一項新的技術無疑是煩瑣、吃力的，因而他們對文書檔案管理信息化技術的普及和應用往往采取消極、排斥的態度，這種負面的態度也使得信息化管理工作難以得到有效開展。針對目前醫院檔案管理人員信息化管理水平不高這一問題，可以通過加強對相關人員的信息化管理知識培訓來實現提升文書檔案管理工作人員的專業技能這一目標，從而確保檔案管理人員能夠具備更高程度的專業知識以滿足文書檔案管理信息化工作的各項需要。在這一環節中，可以組織檔案管理人員參加信息化管理方面的各項職業技能培訓，使其能夠盡快地掌握檔案的信息化管理方面的各項專業技能。同時，還可以定期組織一些職業技能競賽，可以是知識問答形式的競賽，也可以是實際操作技能方面的一些比拼。總而言之，要在培訓的過程中充分調動參加培訓人員的積極性，確保每一位參加培訓的員工都能在培訓中心真正獲得相關知識上的豐富和職業技能上的提升。這樣一來，就可以促進醫院檔案管理人員利用信息技術更加高效地對辦公室的文書檔案進行采集、歸納和整理，并且可以幫助提升這些文書檔案的保密性，從而在培養信息化人才使其獲得更高水平的技能的同時，更好地保護醫院的文書檔案。

（三）如何在信息化建設的初期保證醫院檔案的安全的問題。在網絡技術日益發達的今天，網絡安全問題已經成了全社會普遍關注的一項問題，并且這項問題同樣存在于檔案管理的信息化建設之中。檔案安全是每個醫院在進行文書檔案管理工作的時候都十分重視的一項內容，然而在院方的文書檔案信息化管理尚且處于初期的建設階段時，安全保密方面往往存在著很多漏洞，這些漏洞的存在是對醫院的信息保密方面的極大威脅，如果漏洞過多，甚至可能直接威脅到醫院的生存和發展。就檔案信息化管理而言，網絡病毒以及網絡黑客的惡意攻擊是十分巨大的風險，由于高度依賴信息化技術，檔案管理一旦出現漏洞就極有可能被“鉆空子”，從而給醫院帶來巨大的損失。針對在醫院辦公室文書檔案建設初期的安全難以保證問題，必須要加強檔案管理人員的網絡安全意識，并且要對其進行必要的網絡安全教育。除此之外，還要利用網絡技術構建一個檔案文書管理的專用平臺，并且還要構建嚴密的防火墻，一個網絡安保系統可以更好地保證檔案資料在被調取和利用的過程中處于安全的狀態，從而避免受到黑客侵襲。除了構建安保系統，在進行檔案資料的各項信息化建設的同時，還要對檔案進行更加規范的管理和訪問，對存儲系統的建設一定要科學，對文書檔案的查詢機制一定要完善。通過將以上各種確保建設初期文書檔案安全的手段充分地結合起來，可以保證文書檔案的安全性。

（四）如何解決文書檔案中信息化程度不高的問題。受到人員意識和制度傳統等相關因素影響，在對醫院中的文書檔案進行管理時，其信息化程度明顯偏低，傳統紙質檔案成為檔案的主要存儲方式。紙質檔案曾經發揮過其應有作用，并且現在依然在許多情況下發揮其重要職能，是檔案管理中必要并且極有可能會長期存在的檔案形式。部分檔案因其特殊性，必須采用紙質方式存儲在檔案室，但是對于大部分檔案而言，其對存儲形式并無特定要求。紙質檔案具有高度易燃性，且當環境發生變化時，檔案極易受到影響，發生受潮霉變或自然老化等情狀況。當需要對于檔案調取時，只能依靠人工調取，嚴重影響檔案管理的信息化水平。

為使醫院的文書檔案在管理時實現更高的信息化水平，應在其文書檔案管理時，應用現代化信息技術。采用計算機以及相關軟件，為文書檔案建立起隨時可以進行檢索的目錄，通過對目錄的編制，可以對其進行更高效的管理，調閱時也更加方面。在編制目錄時，利用計算機軟件中的著錄項目，進行目錄數據庫創建，使其可實現計算機讀取的方式調取相應檔案。在進行此部分創建時，應結合醫院基本情況，并將其文書檔案基本情況當作主要參考，使其對案卷目錄進行自動的編制。同時，還可以得出相應的分類目錄以及各部分的專題目錄。建立信息化文書檔案之后，通過軟件功能鍵，可隨時對相關文書實施檢索，找到指定檔案部分之后，即可查閱其具體內容。當對檔案進行調閱時，不僅可以查看其檔案內容，而且可以查詢該檔案錄入數據庫的時間，查詢該檔案入庫后被調閱的次數。在信息化管理中，主要應注意權限控制，做好調閱登記，避免出現越權調閱和下載、傳輸行為。信息化手段下，整理更加便捷，可使文書檔案被便捷整理，科學歸納，建立起高效率的檔案收錄與存儲路徑，可將醫院龐雜的文書檔案信息完整、準確地存入檔案系統，且可對其進行更加安全、更加機密的管理。信息化手段下，可將先進的數據分析手段應用在其中，還可綜合各類相關軟件的強大優勢，實現其全面信息化。

四、結論

綜上所述，辦公室文書檔案管理信息化是時代發展和進步帶來的必然要求，在信息技術日新月異的今天，醫院文書檔案管理工作的方法要緊跟時代、積極探索，不要被傳統的觀念和方法束縛，要通過實踐創新使檔案管理工作更加高效便捷，從而為醫院的良好發展起到積極作用。

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