電子檔案管理系統開發中的關鍵因素分析

錢悅

【摘要】當今時代，企業的信息系統已經能夠覆蓋各項業務工作，信息系統產生數量巨大的電子文件，電子文件的歸檔越來越受到企業的重視。電子檔案管理系統是企業實現電子檔案規范化標準化管理的重要平臺，系統開發質量的高低將直接影響到電子檔案作為信息資源為企業生產經營活動服務的效益。本文分析了電子檔案管理系統存在的常見問題，總結了影響系統開發成敗的關鍵因素，以期為提高系統開發質量提供一些思考和啟發。

【關鍵詞】電子檔案管理系統;開發;問題;關鍵因素

信息化時代，檔案工作環境發生了巨大變化，隨著企業的信息化程度越來越高，信息系統已經能夠覆蓋企業各項業務工作，如何管理好利用好信息系統產生的大量電子文件，是擺在檔案工作者面前的重要課題。電子檔案管理系統是企業實現電子檔案規范化標準化管理的重要平臺，開發設計一套功能完善、安全可靠的電子檔案管理系統是企業檔案工作信息化的核心。很多企業開發出的系統質量不高，不能很好地滿足電子檔案收集、保管、利用的管理需求，不能充分發揮電子檔案這一寶貴信息資源的憑證、查考價值。本文就電子檔案管理系統開發過程中的關鍵因素作初步探討，以供大家思考。

一、電子檔案管理系統的常見問題及其原因分析

（一）系統不能滿足用戶需求。系統的功能流程不能與業務工作和檔案管理工作開展的規律相適應;系統不能提供多種檢索途徑，根據用戶知識水平和經驗的差異提供不同的檢索界面;不能根據不同用戶的利用需求生成專題庫提供有針對性的信息服務;專業性元數據缺乏，不利于專業領域的電子檔案的保管和利用。這些問題使得系統不能滿足企業產生、管理、利用電子檔案的需求，使電子檔案不能很好地為企業的生產、經營、科研、管理工作服務。究其原因，是因為在開發前期沒有做好需求分析，沒有對企業的業務開展和檔案利用現狀進行充分調研，對需求沒有進行充分挖掘，甚至和企業的管理理念相背離。

（二）電子檔案管理不規范。電子檔案管理缺乏標準化規范化，導致電子檔案的真實有效性得不到保障。比如：電子文件的歸檔格式不統一;電子檔案的鑒定不準確，帶有主觀性和隨意性;元數據項不能全面描述電子文件的內容、結構、背景及其整個管理過程，不能滿足業務利用和文件管理的需求;元數據的取值不準確或格式不統一，不利于后期利用;未對系統用戶進行嚴格的權限設置，電子檔案信息存在泄密隱患。究其原因，是因為開發前期未制定完善的管理規范，又或是規范缺乏針對性和可操作性，難以落實，系統設計時沒有將規范內置于系統之中，導致系統在對電子檔案的收集、整理、利用、處置等過程進行管控時無章可循。

（三）電子文件歸檔質量不高。電子文件歸檔質量包括真實性、完整性、可用性。真實性達不到要求是指電子文件版本不準確，與對應紙質文件內容不一致等;完整性達不到要求是指屬于歸檔范圍的文件未歸檔，電子文件的組件缺失，元數據缺失;可用性達不到要求是指數據格式不符合要求或電子文件被損壞而不能正常打開等。導致歸檔質量問題的原因是業務系統未對電子文件進行前端控制，使得業務系統中大量電子文件處于失控狀態，最終導致進入電子檔案管理系統的數據質量不高。

（四）系統整體性能欠佳。系統隨著上線時間的延長，面臨的訪問量越來越大，系統出現運行速度下降且不穩定，各種問題及故障不斷顯現，用戶滿意度大幅降低，嚴重影響系統的推廣應用。造成系統性能低下的主要原因是系統設計中缺乏先進的技術手段來保障系統的穩定性和安全性，使系統難以應對復雜多變的應用場景。

二、電子檔案管理系統開發中的關鍵因素

為了解決電子檔案管理系統的上述常見問題，提升系統開發質量，控制系統開發風險，筆者歸納總結了系統開發中需要注意的幾個關鍵因素。

（一）多部門配合組建項目小組。電子檔案管理系統開發是一項復雜的系統工程，覆蓋學科知識廣，涉及部門多，需要配備一支專業性強的隊伍。項目小組應由檔案部門、信息部門、業務部門、技術管理部門四類人員組成。檔案部門負責從檔案管理的角度解決電子文件管理的問題;信息部門負責電子檔案管理系統與企業內其他業務系統、網絡環境的集成、兼容，以及系統選用技術的先進性和合理性;業務部門配合檔案部門和信息部門的工作，確定系統采取的管理方法和管理措施是否符合實際業務工作的開展規律，從促進業務工作的角度提出需求;技術管理部門負責技術文件的制定和標準化，使電子文件的形成符合電子檔案管理的要求。

（二）業務分析奠定基礎。針對企業內產生電子文件的各項業務活動進行全面細致的分析，充分掌握業務流程和數據流程，全面掌握企業產生、管理、利用電子文件的現狀和需求，建立反映企業實際的業務模型和信息模型，為電子檔案管理規范的制定和系統需求分析奠定基礎。在業務分析基礎之上制定出來的電子檔案管理規范才有針對性和可操作性，在業務分析基礎之上確定的系統需求才能做到全面、合理、可行。

（三）重視系統需求分析。需求分析就是明確應用環境對系統的要求，是系統開發過程中首要和最基本的環節，是開發一個成功系統的前提和保障。需求分析應全面而細致，將電子檔案管理活動中的方方面面都要考慮進去，含糊或不全面的需求分析將導致系統出現功能遺漏或業務流程錯誤，頻繁的需求變更將加重用戶和系統開發雙方的工作量，延誤系統建設進度。系統需求分析必須建立在業務分析基礎之上，不能僅由檔案管理人員憑想象“閉門造車”，或者生搬硬套標準條款，使得開發出的系統脫離應用實際，背離企業管理理念，最終導致系統開發失敗。

（四）完善規范保障系統實施。電子文件歸檔范圍和保管期限表、元數據方案、分類方案、文件利用和安全分類方案、系統接口規范等標準規范是電子檔案管理系統實施時必備的管理規范，應在開發前期進行明確，并且規范應當具有針對性和可操作性，便于執行。在系統設計時將這些規范內置于系統中，自動加以使用，盡量減少手工操作造成的錯誤，保證電子檔案的收集、分類、鑒定、利用、處置等管理活動嚴格按照規范執行。比如，系統根據保管期限表對歸檔文件進行自動鑒定;在電子檔案整個生命周期中根據元數據方案自動創建和捕獲元數據;系統自動識別電子檔案特征并依據分類方案對其實現自動分類。

其中，元數據方案是電子檔案管理系統的血脈，作為系統的數據模型，與系統的所有功能都存在關聯。如果在電子檔案管理系統中以一種系統的、連續的、結構化的、標準化的方式設計、捕獲、組織和管理元數據，則可以達成下列廣泛的管理目標，包括實現對電子檔案及其形成電子檔案的業務活動的全面描述，保障電子檔案的真實性、完整性、可讀性，支持電子檔案信息的組織和查詢，支持電子檔案管理的全程控制以及管理流程的集成優化。選擇元數據應從業務角度、檔案管理角度、利用角度綜合考慮，使元數據能覆蓋電子檔案的內容、結構、背景及其整個管理過程的描述需求。

（五）通過前端控制提升歸檔質量。由于電子文件具有易修改、易損毀、依賴系統等特點，相比紙質文件，電子文件的收集更加困難而復雜，只有對電子文件實行前端控制，才能保證歸檔質量達到要求。實現前端控制就是將歸檔范圍和歸檔要求設計在業務系統之中，使電子文件在形成之時按照規定格式存儲，并加上歸檔標識，防止非法修改或刪除。同時，生成相應的描述信息，歸檔時通過系統接口將符合規范的歸檔數據導入電子檔案管理系統。通過前端控制實現信息在業務活動和檔案管理活動之間的共享，有利于充分收集電子檔案相關業務背景信息，便于對電子檔案的理解和檢索。

（六）“四性”檢測。真實性、完整性、可用性和安全性是確保電子文件檔案性質的重要屬性，是發揮電子檔案的憑證價值、查考價值和保存價值的根本前提。歸檔時完全通過人工檢測電子檔案的“四性”難以實現，系統必須具備“四性”檢測功能，通過制定有效的檢測方案和檢測策略，運用先進的技術手段，對歸檔電子文件的“四性”進行自動檢測，并形成檢測報告，發現問題及時分析原因進行整改補救?！八男浴睓z測在電子檔案長期保存過程中應當定期和不定期進行，以此監控電子檔案整個生命周期中的狀態。

（七）技術手段提升系統友好度。電子檔案管理系統一旦在企業內部署實施，將面對巨大的業務數據量，因此，對系統的執行效率和安全性穩定性都有很高的要求。因此，系統開發中應根據實際應用環境，有選擇地運用一些先進的技術手段，優化系統性能，提升系統友好度，保障系統穩定運行。比如，采用三庫分離技術將系統數據庫分為管理庫、長期保存庫和利用庫，三庫之間通過數據庫同步保持一致，這樣的數據庫設計能保證電子檔案數據的安全性，有利于數據的長期保存，并能提高數據的訪問效率。

三、總結

企業的電子檔案管理系統開發是一項龐大復雜的系統工程，筆者深感各步驟各環節工作的不易，需要考慮的問題復雜而細致，本文僅對影響系統開發成敗的關鍵因素進行了簡單的歸納總結，其中既有涉及管理層面的因素，也有涉及技術層面的因素，兩者相結合共同決定系統開發的最終效果。鑒于筆者水平有限，部分觀點見解不夠成熟，本文諸多內容僅是略呈管見，以期拋磚引玉，給企業在電子檔案管理系統開發過程中提供一些思考和啟發。

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