基于大數據時代的檔案信息化管理探究

譚淑紅

【摘要】隨著現代化的快速發展，檔案信息的管理越來越受到關注，管理的方式也越來越詳細化、復雜化。就目前而言，檔案管理是各個單位必備的基礎性工作。隨著大數據時代的大力推動，讓檔案管理完全融入了新時代，有了“新”的特點。大數據時代的到來，為強化檔案管理帶來了新的發展契機，如今很多單位或者部門將檔案信息化建設作為檔案管理新的發展方式，檔案信息化已經被廣泛地應用在我們的日常生活中。本文主要針對大數據時代的檔案信息化管理進行詳細探究，以供參考。

【關鍵詞】大數據時代;檔案信息化管理;管理探究

檔案管理無論是對管理部門還是檔案部門，都是一項基礎性、重要的工作。隨著現代化的普及，大數據技術的深入發展， 給檔案管理帶來了新的發展機遇。目前，在大數據時代的這一新的背景下，我們要深刻了解并意識到檔案管理的重要作用，以問題為導向，對檔案管理進行不斷優化升級，讓檔案管理在日常工作中盡可能發揮其自身的積極作用。

一、大數據時代檔案信息化管理建設的意義

受大數據時代的影響，檔案信息化建設是社會發展的必然趨勢。眾所周知，信息已經成了目前推動社會向前發展的一項重要資源。面對如今紛繁復雜、不斷變化的社會發展環境，各個機構主體不斷收集整理信息資源將其納為己有非常重要。檔案信息作為國民經濟和社會發展的戰略資源之一，其價值舉足輕重。隨著信息化的發展，很大程度上減輕了管理人員的工作量，大大提高了他們的工作效率和工作質量。除此之外，它的發展為檔案信息的管理安全帶來了有力的保障，增強了檔案信息的實效性。

二、大數據時代下檔案信息化管理工作面臨的機遇與挑戰

（一）機遇。大數據時代的到來為檔案信息化的建設提供了有力的支撐，帶來了前所未有的發展機遇。隨著市場經濟的快速發展，檔案信息化建設的發展越來越好，檔案資源也越來越豐富化、詳細化、有效化。數據庫中的數據呈現快速上升的趨勢，讓數據的種類逐漸多元化，結構復雜化，而數據信息的收集與整理也逐漸多樣化，這直接導致檔案信息完全呈現了不同的特點的分別有以下幾點：第一，信息資源相對增加。隨著互聯網技術的不斷發展與成熟，極大程度上降低了信息的存儲成本，讓信息資源呈快速上升趨勢。第二，檔案信息的形式逐漸多樣化。大數據時代，信息的載體不再是單一的文字，大量音頻、視頻、圖像等的出現讓信息的載體逐漸豐富，而數據的類型也日益多樣化。第三，檔案信息價值密度相對較小。信息資源不斷增長的同時，一些有利用價值的信息數據其增長速度會大幅度下降。因此，對于信息資源，我們要有選擇性地去收集相關信息數據，不能過度盲目，要用理性的眼光看待信息資源。目前，我國已經實現了互聯網信息系統與檔案信息化建設相互融合的模式，這為檔案管理提供了極大的便利。互聯網不僅能夠讓企業與企業、部門與部門之間有效進行數據連接，還可以實現兩者之間的檔案建立、交接、流轉甚至是保存等各個環節的緊密聯系與無縫連接，這直接提高了檔案管理工作的效率。

（二）挑戰。檔案信息化管理建設面臨著前所未有的發展機遇的同時也存在著極大的挑戰。受大數據時代的影響，給檔案工作的具體實施帶來了些許困難。首先，職責模糊，分工不明確。傳統的檔案管理模式下，有詳細的工作流程指標。檔案信息都是相關部門整理后統一移交到檔案室進行歸檔處理，職責明確，分工落實到個人，便于工作檢查。然而信息化管理建設下，檔案室與各個部門之間缺乏交流，導致工作交接的時候容易出現失誤且找不到相對應的負責人。其次，檔案信息的收集范圍局限被打破。由于大數據時代比較注重“全過程的記錄”，內容比較詳細，這同檔案信息管理秉承“有用的信息才會被記錄”觀念相違背。最后，檔案系統功能使用較為保守。之所以保守的原因是針對檔案系統功能的使用我們目前僅僅局限于檔案的集中歸檔與管理，而對于數據的分析歸納尚未涉及，這也直接導致了對數據的深層次剖析不到位，這是目前檔案信息管理建設所面臨的最大瓶頸。

三、大數據時代檔案管理存在的問題

（一）檔案的安全性不足。隨著大數據的發展，信息資源逐步豐富多樣化，信息的傳播速度也非常迅速，這給各行業的管理工作帶來契機的同時也帶來了新的挑戰。一般被我們歸檔的內容都是彌足珍貴的資料，且涉及范圍比較寬泛，我們在借助大數據技術將紙質版的檔案制作成電子版檔案進行保存時，還需要采取相應的措施確保檔案存儲的安全性。然而一些單位在管理檔案時，總是忽視其信息載體安全性。例如，數據平臺上沒有通過安全軟件有效監控的電子檔案非常容易遭到網絡病毒的侵蝕，甚至會導致檔案內容的丟失，給相關部門帶來巨大的損失。迄今為止，盡管還沒有出現過此類事件，也未見到檔案管理部門針對此類事件的通報批評，但是檔案管理的安全性必須是我們工作中重點關注的一項。

（二）缺少專業的檔案管理工作人員。在不斷更新的數據化時代背景下，檔案管理的技術、手段也在不斷更新發展，這對工作人員的專業水平、綜合素質有了更高的要求。而就檔案管理工作人員的綜合情況來看，大多數工作人員受傳統觀念影響頗深，完全掌握不來較為先進的管理技術，業務能力低下，甚至一些工作人員在管理檔案和掌握大數據技術之間存在著一定的脫節。而在一些檔案管理經驗豐富的工作人員中我們發現，盡管他們管理檔案非常的專業化，但是對大數據等先進技術的掌握完全沒有達到相應要求，甚至還有工作人員綜合素質和技術水平均不達標，這嚴重威脅了檔案管理工作的質量性與可靠性。

（三）缺少科學的工作制度。管理工作的有效進行需要完善的制度為之提供保障。因此，為了確保檔案管理信息建設的有效性，需要合理科學管理制度為工作的有序開展提供有力保障。但是一些單位在進行檔案管理時完全忽略了相關制度的積極作用，盡管一些單位制定了管理制度，但是其內容過于陳舊，同實際并不符合，相對來講過于滯后，這給工作也帶來了極其不利的影響，迫使管理工作與大數據技術達不到有效結合使其容易出現無序操作等現象，加大了工作量的同時降低了工作效率，增加了相關成本，浪費了大量資源。

四、大數據時代下提升檔案管理的對策

（一）構建安全管理系統。安全性是有效開展工作的前提條件。建立安全的檔案管理系統，有利于確保檔案管理與服務的安全性與有效性。此外，我們還需要增強檔案管理的安全意識，在對檔案信息數據進行相應保護的同時，也要適當地加強檔案管理系統的安全性。安全管理系統化的建設在一定程度上消除了檔案信息在傳遞過程中所存在的安全隱患，為檔案信息管理工作提供了強有力的支撐。相關部門要拓寬知識領域，加強相關技術的培訓學習，要學會善于運用大數據等先進技術在保證安全的前提下對開展的檔案管理工作進行有效指導，對具體的工作加以規范。例如，可以成立相關的檢查小組，對大數據技術檔案的管理平臺定期進行安全化的檢查，進而有效排查平臺中可能存在的安全隱患。確保一旦發現安全隱患，檢查小組能夠及時有效地處理和解決。

（二）加強大數據檔案人才隊伍建設。人才的培養對工作的有效進行提供了智力支持。加強大數據檔案人才隊伍建設，能夠確保檔案管理工作有序進行的同時推動檔案管理工作水平“更上一層樓”。為了實現人才建設“強”與“優”的有效融合，我們需要嚴格遵照以下幾點：第一，廣泛吸納專業人士。注重人才的綜合素質和專業能力，積極吸納社會優秀人才，為大數據檔案管理工作不斷輸入新鮮血液。第二，企業要加強對員工專業技能的培訓，提高自身綜合素養，拓寬其知識領域，培養他們自主創新意識。第三，優化工作人員內部結構。

（三）檔案服務實行智能化。檔案服務實行智能化，從服務的角度來看可以有效地提高檔案管理工作的質量，盡情發揮檔案管理人員的積極作用，能夠有效地解決檔案管理中所存在的一系列問題，推動檔案管理工作的持續發展。智能化的推行，它不僅打破了傳統檔案管理的被動模式，樹立了主動意識，還能夠確保檔案信息的有效價值盡可能地發揮出來。在開展工作時，可以充分利用云計算以及智能化等先進的科學技術有效提升檔案信息管理部門的服務水平，通過研究分析用戶們的日常行為來了解他們對信息的需求，從而有針對性地為廣大用戶們提供更加智能化、一體化的服務。

（四）轉變職責內容與管理重心。傳統的檔案管理工作注重對實物載體進行保管，在很大程度上忽視了檔案信息遠程協作、信息共享、安全操作等方面的關鍵作用，因此，已經無法滿足時代的要求。對此，管理人員們需要轉變觀念，在管理職責和重心方面主動適應。

（五）樹立檔案觀與服務觀。事物是不斷發展的。因此，檔案管理工作者不能僅僅關注過去與現在，要展望未來，與時俱進，不斷地提高自身的專業知識與技能，學會對不同類型的檔案問題進行有效處理。對于那些結構不相同的數據信息要進行科學規整，積極構建智能化的檔案管理模式，讓檔案信息能夠有序地進行存儲與排列，大力提高檔案數據管理工作的效率與質量。

（六）建立健全檔案管理的各項制度。推動檔案管理工作穩中向好發展，需要建立健全檔案管理的各項制度。需要從以下兩方面進行考量：第一，實現制度與技術的有效結合。要認真研究大數據在檔案管理中的具體應用與實現的效果，結合大數據相關技術不斷推動工作逐步詳細化與合理化，從而確保工作制度和大數據技術相融合。第二，落實大數據檔案管理的各項制度。制度的確定需要我們有效地落實到位，才能保證效果的實現。還要成立監察小組，定期檢查，從根本上確保工作制度的落實情況。

五、結語

信息化背景下，提高檔案信息管理建設已經成為時代發展的必然產物。因此，在開展檔案管理工作的進程中，要全面樹立檔案觀與服務觀，適應發展要求，積極轉變管理的職責內容與管理重心，致力于打造智能化的檔案服務模式。積極構建安全的管理系統，確保檔案信息的安全性與實效性。加強檔案管理人才隊伍建設，為我國檔案信息管理工作提供智力支持。建立健全相關的制度建設，為我國的檔案信息工作提供制度保障。

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