辦公室秘書要練好“五勤”之法

邊笑非

【摘要】秘書是辦公室工作中的重要角色，秘書的綜合能力直接影響領導意圖的實現效果和工作推進程度。如何做好秘書工作，值得認真探究。為此，本文以提高秘書綜合能力的角度為出發點，結合辦公室工作實際情況，從“身勤、眼勤、手勤、口勤、心勤”五個方面進行論述，以期對秘書工作有所幫助。

【關鍵詞】辦公室;秘書工作;五勤

清朝中興名臣曾國藩在論及為官之道的時候，曾提出著名的“五勤”論，這“五勤”包括“一是身勤：險遠之路，身往驗之;艱苦之境，身親嘗之。二是眼勤：遇到一人，必詳細察看;接手一文，必反復審閱。三是手勤：易棄之物，隨手收拾;易忘之事，隨筆記載。四是口勤：待同僚，則互相規勸;待下屬，則再三訓導。五是心勤：精誠所至，金石亦開;苦思所積，鬼神亦通”。曾國藩用為官幾十年的親身經歷總結出的這“五勤”論，筆者認為對辦公室秘書工作仍有積極的借鑒意義。我們在“五勤”的基礎上，結合辦公室的工作實際進行探討，希冀對辦公室工作由所幫助。

一、“身勤”才能提高效率

行政管理工作每天都有大量的事務需要辦理，領導經常需要對文件、具體事務做出批示或指示，而秘書在其中就要起到上傳下達、左右協調、督促落實的角色。有時候，領導的批示涉及好幾個職能部門聯合推進，這就需要辦公室秘書多溝通、多協調、多跑腿。在工作推進中，遇到問題、遇到矛盾還需要秘書及時的了解情況，及時反饋領導。用通俗的一句話說，就是秘書不能當“懶媳婦”、更不能做“大門不出、二門不邁”的大小姐，要挽起褲子、邁開步子、甩開膀子“跑街串巷”，當好服務群眾的“店小二”。

對秘書來說，“勤跑腿”是最好的展示舞臺。多接觸單位里方方面面的人員，混個“臉熟”、有事沒事“熱乎”兩句，別看這些日常小積累，跑動多了、見面多了、共事多了人也就熟悉了，遇到事情也就好推進了。比如，收到領導的指示，

“馬上就辦”、及時落實就是對領導、對工作最大的負責，也是提高工作效率的不二法門。對個人來說，“馬上就辦”可以提高效率。比如，一件領導要修改潤色的講話稿，秘書接手后，不要拖到第二天，力爭當天完成。哪怕領導不著急，也要先完成，給自己留出足夠的應對時間。對工作來說，“馬上就辦”可以規避風險。拿到事情如果拖延不辦，危險系數就很大，因為辦公室事務繁雜，一個接一個。等著領導找上門來問：某某事情你辦了嗎？如果沒辦，拿什么回復領導？尤其是領導關注的重點工作、單位的重點工作，更要立即行動起來。

二、“眼勤”才能發現問題

“眼力見”是秘書的“核心競爭力”。“眼力見”主要描述一個人善于察言觀色、待人殷勤，能夠善于從一些非言語的行為中發現問題并主動解決問題。在秘書的日常工作中，“眼力見”的含義包含更加廣泛，更多的是強調隨機應變、善于觀察，即便領導不說，作為秘書也要訓練到知道他需要什么，并在領導沒有開口之前就提前準備好一切的敏銳職業嗅覺。秘書干的就是參謀服務的活兒，說到底就是靠自己的工作讓領導省心、省事。有“眼力見”的人總是能從一般的事情中看到他人發現不了的問題，并時刻做好準備，領導不用說，他就知道怎么做，領導一個動作、一個眼神，他就知道怎么去做，這樣才能讓領導省心，讓領導感覺須臾離不開你。由此可見，有沒有“眼力見”既是能否做好工作的關鍵，也是鑒定秘書工作水平“優秀”與“普通”的重要標準，是辦公室人的“核心競爭力”。

辦公室秘書如何才能培養自己的“眼力見”？筆者認為，除了極少數有天賦的“人精”之外，沒有一生下來就會來事的人，這都需要不斷鍛煉、不斷經歷，才能爐火純青。其實，刻意地去學習“眼力見”不如明白怎么去照顧別人的需求，體會別人的感受，接收別人的暗示，說話做事讓別人舒服。比如，領導在宴請客人的時候，明明桌子上的菜已經很豐盛了，卻對你說再去看看是不是還需要加兩個菜。這個時候如果你真去加菜，可能就犯了忌諱。領導的本意可能是讓你回避一下，談一些不想讓你聽到的事情。可見，“眼力見”從來不是字面上的意思，而是服務的意識和心態，是放下身段和姿態，帶著悟性去做工作。

三、“手勤”才能妙筆生花

“寫”是辦公室秘書的必修課。常言道“好記性不如爛筆頭”。很多名人都有寫日記的習慣，比如曾國藩日記、蔣介石日記、胡適日記等。而作為領導身邊的秘書，更要善于動手。“手勤”一方面是勤記。把每天需要記錄的事情一定要寫在日記里，這樣不僅可以防止事情忘掉，還可以記錄每天的工作內容，寫上一些工作感悟，對白天發生的事情，可能沒有馬上琢磨出深層次的味道來，夜深人靜的時候慢慢寫出來，可能就會有不一樣的認知。只要每天堅持寫上一段，日積月累、久久為功，文字水平一定會有大幅提高。“寫”是“三省吾身”的好方法，工作一天，有什么好的想法、好的點子都記錄下來，有什么做得不到位的地方、有什么工作感悟、怎樣才能做得更好，有哪些為人處世的方面需要警惕，都可以寫下來，時間久了就是一筆寶貴財富。

“手勤”另一方面要會寫公文。寫作是秘書的基本功，領導講話稿、請示報告、部門函件、會議發言材料等這些辦公室常用的公文版式要熟練于心。很多人在機關單位一聽要寫稿子都感覺又累又苦，寫稿子在機關確實是個苦差事。但卻是含金量極高的活兒，一般人還真干不來。辦公室秘書想寫好稿子，第一步要熟悉掌握《黨政機關公文處理工作條例》《黨政機關公文格式》之類的相關規定。第二步要根據領導想要講話的內容去搜集相關素材。比如科技方面的材料，就要多關注國家關于科技創新方面的重大政策和相關新聞報道，再者要主動向科技部門的同志了解本單位科技動態和科研人員的研究動向，把兩者結合起來既有高度又聯系本單位科研實際。最后，文章的標題一定要能抓住人的眼球。俗話說，“看書看皮、讀文讀題”，做亮標題、寫實正文、提煉主題完成這三方面，基本上一篇有模有樣的稿子就呈現出來了。

四、“口勤”才能廣結善緣

能說會道而不亂說是辦公室秘書需要修煉的技能。秘書協助領導工作，參與單位很多重要事務，了解的信息比其他人要早、要深，這就要求秘書對重要信息“守口如瓶”。我們這里說的“口勤”指的是與同事交往的時候要學說話、會說話，即使達不到口吐蓮花，也要讓人感受到快樂和尊重。對于辦公室的人來說，會說話、會聊天，講得頭頭是道、動人心弦是一種很強的社交能力;說的大家笑容滿面、一團和氣更是基本素質，和諧愉快的工作環境是秘書順利開展工作的大前提。另外，“口勤”表現在與領導交往上要請示到點上、匯報到心上，理清思路、做好準備、想好再說。在與二級部門或者其他部門的同事協同完成任務的時候要多問為什么、多了解一線情況、摸清其中的彎彎繞繞才能游刃有余。

如何才能練就“口吐蓮花”之功？筆者認為，還要抱著一顆服務的心，抱著一顆待人真誠的心。一方面，和人說話、聊天不能大呼小叫、呼來喝去，要多用“您”“請”“謝謝”

“辛苦了”等詞語。在與辦公室同事會商事情的時候多用商量的口吻，比如，“您對這個事情怎么看？”“您看這樣辦中不中？”“能不能耽誤您幾分鐘時間？”等;另一方面，要善于夸獎別人。人都愛面子，尤其是女同事更愛美麗，足夠的尊重和夸獎能讓自己歡喜，也能給予別人信心。夸人一定要夸到臉紅心跳，夸出效果。要多發現他人的優點，少盯別人的缺點。有時候我們自己夸獎別人的時候會遇到心理障礙，覺得說不出口，是不是自己不實事求是了？是不是溜須拍馬了？筆者認為完全不用有這樣的心理負擔，只有夸張了、夸大了，才能算貨真價實的夸人，才能達到意想不到的效果。也許別人正是這么評價自己的，從你口中說出來剛剛好。

五、“心勤”才能修成正果

秘書長期在領導干部身邊工作，要經常用心思考、用心留意領導的工作、生活、學習習慣。比如領導每天的工作規律，是習慣早起到辦公室，還是晚上加班，平時愛看哪些書籍雜志，喜歡哪類公眾號文章，愛喝咖啡還是茶葉，有沒有體育鍛煉的愛好，喜歡乒乓球還是游泳，吃飯口味有沒有什么特殊偏好等。作為秘書應該將領導的這些習慣記在心里，努力將自己的思維方式、作息時間、生活規律調整到和領導一個頻次，產生共振。當然，秘書和領導之間的默契會有一個時間上的積累，是一種在工作紐帶的聯系下，經過大量的事務磨礪之后感情的升華。秘書在服務的過程中“思維習慣要和領導保持同一性，但還要有發散性，秘書的思維必須圍繞著領導的思維開展，在此基礎上還要擴散、延伸。”良好的領導和秘書關系，相處到最后是一種互相欣賞、互相尊重、互相支持的境界。

“心勤”的另一種表現形式就是要積極向上生長。要做一個有信仰、有追求的秘書。信仰對于人生，就像前行的路標、航行的燈塔。心中有了追求、有了夢想，腳下才有力量。秘書在大量的具體工作實踐中，與領導相處、與同事相處，面對復雜的人事和方方面面的壓力肯定有不容易、不順心的時候。這才是真正長本事、鍛煉心力的地方，越是在這個時候作為辦公室秘書越要多問問自己的內心，時時常拂拭，莫使惹塵埃。我們做秘書的初心是什么？比如，在面對提拔，有競爭對手的時候，自己落選了。這個時候作為很有希望的種子選手，自己的心理落差肯定很大，心灰意冷還是積極查找原因等待下一次機會？這些都需要秘書有強大的心理素質和良好的政治素養。只有常常檢點自己的“內心”是否符合群眾的意愿，是否符合領導的要求，真正把自己融入工作和事業中，才能修成正果。

六、結語

辦公室秘書“五勤”工作法是秘書的基本技能，在“身勤、眼勤、口勤、手勤、心勤”這五個方面多加練習，融會貫通，混合使用會有助于我們盡快融入秘書角色，做好秘書工作。對開拓辦公室工作新局面、打造個人名片、展示個人風格有良好的助力作用。作為在辦公室工作的秘書，要抱著一顆初心，堅守一顆恒心，身懷“五勤”之法，努力向上生長，終會迎來春暖花開。

【參考文獻】

[1]羅日榮.曾國藩的“五勤”之道[J].文史月刊，2014（06）.

[2]張曉蘭.論秘書虞領導良好關系的建立[J].中山大學學報論叢，2014（05）.

[3]李珣.秘書工作手記[M].清華大學出版社，2017.

[4]張瑞志.如何成為一名優秀的機關干部[J].秘書之友，2020（06）.

[5]沈艷華，劉文文.讓“五勤”成為黨員干部的座右銘[J].人民論壇，2019（01）.