淺談事業單位檔案工作中的人性化管理

張梅

【摘要】隨著社會的進步和發展，事業單位檔案管理中的人性化管理也顯得極為關鍵和重要，而且人性化的管理在現代社會也很適用，可以發揮其真正的價值，將人性化管理應用到事業單位檔案的管理中，勢必會產生巨大的影響，并對社會的和諧發展起到幫助作用。在本文中，將淺析如何使人性化管理應用到事業單位檔案工作管理及產生的作用和影響，并對如何完善和解決人性化管理在事業單位檔案管理中所產生的問題進行研究。

【關鍵詞】事業單位檔案管理;人性化管理;措施

一、人性化管理在事業單位工作中的作用

事業單位檔案管理或者單位歷史的發展，也可以看成是單位的一種文化，具有豐富文化底蘊的單位，更能夠促進事業的發展。人性化的檔案管理不僅保留了其原來的特點，能夠使事業單位公益性的性質更加明顯，同時也能服務社會的教育、科技、文化等。

二、人性化管理的意義

事業單位是具有公益性質的，服務于社會的科技文化、教育衛生等，為公益性事業的發展提供服務，而人性化的管理更是符合其工作性質的。事業單位的人性化管理，能夠讓員工感到更加的親切，激發愛心，更加堅定地為公益事業奉獻自己才能。與傳統的外部驅動力相比，這種內部驅動力更具驅動性，更能體現管理工作的人性化特點，達到事半功倍的效果。人性化管理體現了社會中以人為本的觀點，旨在尊重和關愛用戶，與用戶溝通、合作，提高用戶對檔案工作的滿意度，大大增強了信息效率的最大化。

三、人性化管理在事業單位檔案工作中的實施

（一）改變管理方式。在傳統檔案管理中無法表現出檔案管理應存在的價值和意義，檔案并未被人們廣泛關注，所以人們對檔案的關注程度也一直處于低谷，直接或間接影響了檔案管理的效率。在傳統的管理中，人們對于管理的理解和現在的理解是不同的，檔案管理只是經營的一個手段，管理人是一個機械的延伸，而對于檔案管理的研究僅僅是為了提高檔案管理的工作效率。但是在人性化的檔案管理中，檔案管理的目的是為人民服務，以人民為中心，將人民對檔案管理的需求和期望作為工作的目標，創造出積極學習、積累經驗的良好環境，檔案管理人性化成為每個人的期望，以此為基礎將個人組織力外形化，從而可以展現出創新發展的空間和價值。因此，為了突顯和表現出人性化管理的特點，改變當時管理者對檔案管理的理念，將服務對象由檔案轉向人民，以服務為核心，使檔案管理者從實際出發，腳踏實地，不斷發現人民對檔案管理的需要，用自身所學到的專業知識向人民解答。在事業單位中，管理人員應對檔案資料分類管理，將人員的人事資料歸整到一起，不斷創新出分類種類，提高檔案管理為人民服務的效率，為企業和單位的正常運轉奠定物質基礎。

（二）細分管理種類。在企業的檔案管理中，檔案資料的種類繁多，而檔案管理者和其工作意義是將繁多的信息和種類進行簡化，實施簡單化、職業化、統一化為一體的管理，在管理的同時，記錄檔案的時間，進行完好地保存，以供后續為人們服務的快捷性做好鋪墊。且為了更好地突出和實現事業檔案管理中的人性化，企業部門應及時聯系檔案管理人員對檔案管理制度進行改變，現在是電子信息時代，可以借助科學的力量，對檔案進行電子儲存，從而避免了傳統保存經常出現的遺漏現象，可以使檔案管理人員對檔案管理的軟件使用做培訓，如：易初檔案管理軟件等的使用技巧，提高工作的效率。

（三）檔案管理人性化的需求。檔案管理環境對人性化的檔案管理工作有著直接的影響，具有人性化的環境，可以從環境方面營造良好的氛圍，以其獨有的氣氛超過檔案管理的實質，這種氣氛可以稱之為一種精神，一種以教化為主，富含具有審美意義的環境，這種環境可以使工作人員工作更加舒適和投入，工作效率也隨著工作的投入而提高。在這種物理環境的布局下，環境優美，有明確的目標，還有個性的閱檔室。在精神上，讓閱讀者和使用者感受到檔案的寶貴，從而做到尊重知識，重視人才的情懷，營造出以人為本的工作服務氛圍在管理環境的優化方面，在閱檔室中應在墻上掛置和標明檔案管理的各種制度，例如：歸檔制度和保密制度等，在環境的建設中，應當注意室內的光照、工作室的色彩、室內溫度，這些也可以使工作檔案管理者有一個輕松的心態來面對工作，在窗邊，可設有盆栽，可以熏陶閱檔室的氣氛;高雅的山水畫，可以突出人性化的特點減輕大量工作的壓力。在這種環境下

（人文環境），人員可以提升和培養自己的服務意識，做到有熱情、有上進心，提高服務的質量，來保證人民的滿意度以及對檔案管理的認可。員工對于工作的需求，不僅體現在環境上，還包括衣食住行各個方面。在事業單位內部可以建立咖啡室、茶點室等。當員工工作疲憊的時候，可以到這里來喝喝茶或喝咖啡，使員工在單位中有一種歸屬感，有一種家的感覺。還可以在事業單位內部設立健身場，提高員工的身體素質，愉悅身心。事業單位內部可以經常組織一些活動，比如演講比賽、拔河比賽、體操比賽等，可以讓同事之間相互了解，提高工作中的友誼，從而提高工作的效率，使一個單位擰成一股繩。

（四）對于人性化管理應改變相應的管理制度。秉承管理對檔案管理工作的人性化發展有著重要的促進作用。柔性管理的最大特點是依靠員工的心理過程而不是權利的影響。它還取決于每個員工內心深處所激發的主動性、內在潛能和創新精神，因此具有明顯的內在動力。檔案管理層的人員和組織都有良好的條件，如服務專業化、針對性強，申請更直接;工作彈性大，往往一人多責，職責分工明確，而且不容易相互指責;人員結構層次小，便于提高管理的科學性、準確性和系統性;使信息傳遞及時有效。結合這些特點，要充分發揮靈活高效的優勢，引進靈活的管理手段，為各項業務的發展創造有利條件。除了各級檔案管理人員外，檔案管理也是面向用戶的。目前，比較突出的矛盾往往集中在制度層面。比如，檔案借閱時，對借閱人很警惕，到處登記，隨時監督，手續煩瑣，使用者處于被阻止的境地，容易產生叛逆心理和對立情緒。柔性管理的引入，在具體的條款和內容上，不僅做出了嚴格的規范，而且用委婉語和溫馨的句子代替了“不…”的這種強硬的句子，以提醒的方式進行溝通，有效地體現了對用戶價值和權利的充分認可，在所有業務環節和服務細節上體現人文關懷，才能建立良好和諧的關系，將僵化的規章制度軟化為以自律為基礎的人性化管理模式。

（五）增強管理中對于科技的運用。雖然我們強調人性化管理，但是絕對不能因為人性化的管理而缺少了嚴格的要求和各種規章制度，但是這兩者又是相互矛盾的，不能統一的。于是我們希望用人去進行人性化的管理，用一些科技進行規章制度的管理。減少人對規章制度的管理，轉而用機器高科技產品，能夠大大降低人們對于工作中的抱怨、對于管理人員的抱怨。比如現在上班就要進行打卡制度，全程都是由機器在統計大家上班和下班的時間，而不是有一個工作者去監管。同事之間更加的平等，關系更加和諧。希望擁有更高科技的手段，簡化借閱時的煩瑣的程序，比如現在流行的人臉識別功能，人員一進館就能識別身份，不需要進行煩瑣的登記，當文檔被拿下來的那一刻，就已經記錄過了，被拿走的檔案以及拿走檔案的人，兩者之間產生一種對應的關系，雖然一切都被記錄下來，但是在沒有人監督的環境下，員工總是感到身心愉悅，更加放松的去閱讀文檔，并且更愿意去閱讀文檔，為文檔的閱讀增加了一份寧靜感。有利于學者進行研究，工作人員借助業余時間提升自己的能力。總之我們應該要增加科技的運用，不僅能夠減少人力上的輸出，降低單位的支出，還能夠提供更加人性化的環境。

四、事業單位檔案工作中的人性化管理總結

總之，在檔案管理的工作中進行人性化的管理是利大于弊。能夠提高員工的歸屬感，提高員工的合作能力，甚至運用高科技管理還能夠降低人力成本，增加事業單位的人文文化，事業單位的關懷能夠激發員工的愛心以及工作的信心，堅定了員工們對于社會的科技文化、教育衛生等事業的奉獻的信念。我們要盡最大的可能去做到人性化的管理，雖然需要社會各個方面的進步，才能夠做到更好。作為事業單位，這種公益性質的單位，應該要以人為本，為其他的單位企業做出榜樣。提高全社會以人為本的信念，從而促進社會的進步。當然，我們還有許多需要做得更好，比如說在管理方面仍有管理人員不足、管理人員不夠專業、組織過于簡單的問題，也存在著個人的目標與組織企業的目標不吻合的現狀，有時候可能會導致制度上的監管不嚴，這都是錯誤的人性化管理，人性化管理并不是拋除制度等嚴格的規范，人性化的管理需要更加嚴格的制度管理。還應當重視情緒管理，努力營造舒適激情的工作環境，同時也應對情感進行管理，可以調動自身的積極性，從而展現和充分發揮自身的創造能力和工作積極性，提高服務能力和檔案管理的效率，努力讓人民滿意，讓事業單位檔案工作中的人性化管理可以充分發揮作用。

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