大數據背景下醫院人事檔案管理的策略

徐鳳一

【摘要】大數據改變了群眾的生活模式，對醫院的人事檔案管理也起到重大的影響。人事檔案管理面臨著新的機遇和挑戰。掌握大數據的特點，對醫院人事工作進行流程規范，并對管理方式展開創新，對醫院的人事檔案管理能起到積極的幫助。筆者首先對醫院人事檔案管理的背景展開論述，然后分析大數據背景下醫院人事檔案管理的現狀，最后對人事檔案管理策略進行分析。

【關鍵詞】大數據背景;醫院;人事檔案;指導意義;管理策略

人事工作本身承擔著重要的作用，作為一種人員自然變化追蹤手段，人事檔案是醫院進行員工職位變遷、薪酬福利等日常工作的重要依據。但醫院的人事檔案管理因模式相對較為落后，加上醫院發展規模日益壯大，個人資料和檔案卷數不斷增加，職員的升職、考核、外遷等各項職務變遷也增加，個人檔案的資料越來越多，人數也逐漸增加，人事檔案管理工作面臨著新的挑戰。大數據在結合互聯網之后發揮著重大的功效。大數據技術逐漸推廣，若是能夠在醫院人事檔案中得到運用，對醫院人事檔案的信息化、科學化、規范化和完整化將起到非常積極的幫助作用。

一、醫院人事檔案管理的背景

全球信息技術全面提升，飛速發展，社交網絡、物聯網以及云計算等新興服務使得人們在面對數據種類和規模時有了更好的處理方式。各行各業有了更復雜且更龐大的數據，對這些數據進行管理是一項挑戰。傳統處理數據僅選擇局域信息和資源，這種處理方式已經不能滿足當下社會海量的信息，云計算服務和互聯網信息技術逐漸形成，新的數據時代已經來臨，大數據信息技術走進各行各業。醫院人事檔案管理對醫院的未來起到關鍵的作用，這也是醫院管理工作中非常重要的環節。醫院的人事檔案管理工作對醫院的人力資源提供有效的數據支撐，但是面對信息時代為醫療帶來的變革，傳統人事檔案管理觀念和方法已經面臨實效，大數據背景之下，醫院的人事檔案管理也需要進行改革創新，使得人事檔案管理成為未來醫院發展的有效支撐。所以，人事檔案管理中探究大數據時代下新的管理策略具有現實意義。

二、分析大數據背景下醫院人事檔案管理的現狀

大數據背景下醫院的人事檔案管理具有很廣泛的應用背景，當前醫院的人事檔案管理表現出較多的問題，具有代表性的三點歸納如下：

（一）醫院人事檔案管理的工作繁雜。醫院人事檔案管理作為醫院人事工作之中非常重要的一部分，人力資源檔案對醫院、對社會都能起到積極的意義。醫院負責人事檔案管理的任務，第一是保存人力資源檔案，第二是更新、記錄人才檔案，第三是對各項人才檔案進行收集、整理、保存以便需要使用時能夠及時調出。具體地說，人事檔案管理職責就是對醫院員工進行基本信息的保護。全院員工的學歷、政審資料、晉升職稱以及常見的獎罰材料、工資報表等內容，除此之外，還需要對員工日常活動形成的各項檔案資料進行管理。近年來群眾對醫院的認可程度越來越高，醫院人才規模也逐漸壯大，人才晉升、人才變遷等資料日益增加，原始人事記錄的各種資料數量也成倍增加，這些井噴式的增長，使得醫院的人事檔案管理工作負荷增加，任務艱巨。若仍舊選擇傳統的人事檔案管理模式進行管理，繁雜的工作、超強的負荷、加上數據信息的整理會與傳統的模式相違背。

（二）醫院人事檔案管理模式落后。自醫院建立以來，人事部門的員工長時間都處于保管紙質人事檔案資料，花了較多的時間和規劃人事檔案紙質資料，并建造檔案存儲管理室對各種人事檔案資料進行管理。紙質材料需要嚴防明火和潮濕、蟲等。這樣的行為無形之間增加了醫院的人力物力，人事檔案管理的運行成本也因此明顯增加。長時間的人事檔案資料存儲，變質、腐爛、字跡消失等行為也使得紙質檔案管理的完整性和安全性造成影響。醫院人事檔案管理模式面臨著新的挑戰。

（三）醫院人事檔案資料的信息化進展不足。醫院的人事檔案管理工作發展相對滯后，紙質檔案管理仍然是主要形式。這樣的模式下，調查檔案、查閱檔案、摘抄檔案和錄入檔案等工作均為手工完成，純手工的人事檔案管理表現出較多的不足。最明顯的就是工作效率低下、工作保密性較差，此外，查抄困難、存儲困難、管理周期長難以有效管理、更新和維護管理困難等都是其中的弊端。當前部分人事檔案資料已經使用了電子化的管理設備，但是單個計算機設備以初始化的方式進行管理和存儲，也對人事檔案管理起到一定的局限性。現代電子信息技術在醫院內沒有得到有效的開展，存儲局限性和網絡化程度較低，廣泛推廣存在困難。此外，醫院人事管理的日常工作之中，大部分工作仍舊選擇人工查詢的方式，管理上也是人工占大多數，這樣相對不夠規范、低效的管理使得人事檔案管理材料容易面臨丟失風險。

三、大數據背景下人事檔案管理策略

分析大數據背景下醫院人事檔案管理策略，首先對大數據理念指導醫院人事檔案管理的現實意義展開分析。

（一）大數據技術對醫院人事檔案管理而言是未來發展應用的趨勢。當前部分醫院的人事檔案管理工作仍舊是依賴手工和紙質，在信息化普及程度較高的現在，這樣管理模式過于落后，加上人事檔案管理工作強度高，這項工作的效率和質量都影響著醫院的發展。現代大數據背景下，醫院的信息收集工作也越來越趨向于互聯網技術，利用大數據信息結合互聯網可有效地實現存儲、查詢以及管理等工作，對醫院的人事管理工作有很大程度的簡化，工作強度和管理效率、管理質量都得到有效的提升。對醫院而言，信息化技術也降低醫院運行成本，人事檔案管理的安全性和可靠性都得到提高。

（二）大數據技術為醫院人才數據資源帶來的隱藏價值。人事檔案信息資源是非常豐富的，利用大數據和互聯網技術，將所有的人力資源信息形成信息庫，這對人類而言是一筆巨大的財富，深入挖掘和利用可為醫院帶來隱藏價值。人事檔案管理工作中，醫院分管的領導需積極轉變觀念，鼓勵員工充分開發利用人事檔案資源，對大數據進行有效管理，積極從中獲取知識。醫院人事檔案管理在大數據技術的支持下，能夠幫助醫院提供更加有效的、優質的服務，為醫院、社會和人類創造更大的財富。

（三）加強大數據管理意識。大數據背景之下，醫院想要更好地進行人事檔案管理，需要提升院內員工的大數據管理意識。大數據管理在醫院內是否能夠全面推行，需要醫院領導的全面支持，還需要各個主管部門積極參與。這就需要醫院的管理者對此高度重視。醫院領導在帶領醫院前進的同時，需要將傳統的管理模式和現代管理模式積極做好銜接工作，鼓勵員工在傳統觀念中尋找對現代觀念起到積極促進作用之處，并綜合信息化觀念，對國內外典型的先進的案例主動學習，結合院內實際情況進行改革創新。負責人事檔案管理的主管領導也應該從設備上、環境上給予更多支持，軟件和硬件都應該有明顯的改進，人事部門也應該適當配置科技的理念，使得傳統管理觀念與大數據管理觀念能夠積極做好銜接。

（四）提升管理人員素質。傳統醫院人事檔案管理工作對管理人員的專業素質和理論水平等要求均不高，專業的管理人員少、管理人員的知識結構欠妥、學歷普遍較低、高層次人才缺失等問題都是存在的。傳統的管理工作中，這些管理人員基本能夠滿足日常工作。但是現代大數據背景之下，這樣的管理團隊，因自身存在的局限已經不滿足新形勢的實際需求。根據現代人事檔案管理的需求，全體人事檔案管理人員需要提高綜合素質。首要工作是需要提高管理人員的專業能力。管理人員在面對大數據時，基本的收集工作、整理工作、歸納工作、查找和調閱等可簡單進行能力引導，使得管理人員能全面接管各項基本工作。此外，還需要選拔具有良好基礎的員工進行更高知識層面的培訓，使得管理人員能夠滿足人力資源潛在價值的需求。隨后，培養多學科、多層次甚至交叉學科等新型人才，加上具有一定經驗的大數據管理人才，使得人事檔案管理團隊更加豐富，與醫院的發展進度匹配。

（五）規避風險。大數據背景下的各項人力資源信息都是十分寶貴的，人事檔案管理工作在接觸這些信息時，可能面臨丟失、泄密、篡改等風險，此外還包括知識產權等內容，這些信息里面還有豐富的個人隱私。當前我國的法律和道德在這方面仍需要進一步完善，所以醫院在人事檔案管理之中應該積極從風險中思考，主動規避風險。檔案管理工作可結合當前的法律法規，對醫院的人力資源進行權限設定，從管理中做好預防，使得潛在風險能夠得到降低。

四、結束語

大數據是現代科技和社會發展的必然趨勢，醫院的人事檔案管理工作也應該緊跟時代潮流，積極轉變院內的人事檔案管理觀念，從大數據的角度展開。具體來說，醫院領導和管理人員需要樹立大數據管理的意識，做好傳統觀念和大數據觀念的銜接;同時醫院也應該積極提高人事檔案管理人員的綜合素質，需要引進具有大數據人力資源管理的人才輔助提高其中的潛在價值;還應該從國家法律法規之中規避風險，避免大數據帶來的負面影響。

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