數字信息化在醫院人事檔案管理中的應用分析

梁淑雯

【摘要】醫院工作涉及眾多環節，人事管理是其中一個重要組成部分，而大部分人事管理工作必須以人事檔案為依據開展。衛健局負責對衛生和健康進行管理和控制，作為公立醫院行政主管部門，同時也承擔著管理醫院人事檔案的重要任務。醫院人事檔案管理具有檔案周期較長、內容及其更新較多等特征，建立健全人事檔案管理制度，并完善對人事檔案的管理，不僅能夠為醫院人才建設等方面工作提供決策依據，也能夠更好地提升衛健局對下屬醫院的管理和人才資源分配效率。本文首先簡要介紹醫院人事檔案數字信息化的基本內涵和特征，分析其重要意義及當前醫院人事檔案數字信息化過程之中面臨的主要問題，并給出相應的對策。

【關鍵詞】數字信息化;醫院;人事檔案;應用

隨著時代飛速地發展，數字信息化已經逐漸進入了我們的日常生活之中，5G技術也即將投入商用，許多舊有、傳統的管理模式已經逐步被取代，新的技術、新的模式正在應運而生。然而，無論世界如何變化，健康始終是人們首要關心的問題之一，衛健局關系著人民的健康，其工作具有重要的意義，對醫院人事檔案的管理也是必不可少的內容。所謂醫院人事檔案的數字信息化，指的是以計算機數字化的技術，對醫院人事檔案進行管理，旨在通過數據庫和大數據，更好、更便利地幫助查找，并更充分地調用信息。

一、醫院人事檔案數字信息化的基本內涵和特征

醫院是人們日常生活之中不可或缺的場所，能夠幫助人們治療疾病、由于我國人口大國的國情及衛生資源配置現狀，衛生專業技術人員數量僅次于教師數量，而衛建局管理著多家醫療機構的衛生專業技術人員及行政后勤的人事檔案，由此可見在人事檔案的數量上十分驚人。依靠傳統的人事檔案管理模式既復雜又浪費時間，對于查找信息而言也非常不便利。因此，當前無論是衛健局還是醫院，都迫切地需要找到能夠增強人事檔案管理效果、提高工作效率的方法。將醫院人事檔案進行數字信息化管理，是一個重要的探索，也是未來人事檔案管理地必然趨勢。

二、醫院施行數字信息化人事檔案管理的意義

（一）有利于提高醫院檔案管理工作的效率。就當前衛健局管理的人事檔案而言，歸檔材料包括10個類別，其中有個人履歷表、年度考核表、學習經歷、入黨申請書、工資表等等，平均每類別達20-30頁。對于人事檔案管理而言，如果單純地依靠紙質文件進行管理，隨著檔案逐漸地增加，儲存和管理的工作量將會變得非常巨大。而且紙質文件在保存上存在期限，并不利于長久地保留，隨著時間的推移，紙質文件可能會褪色變黃，字跡模糊，影響真實性。對醫院人事檔案進行管理，更多是為了查閱和利用。但如果紙質檔案數量過多，無論是查閱或是復制材料都十分困難，容易對檔案原件材料造成不可逆損害，且對人力成本造成較大的浪費。反之，如果將醫院人事檔案進行數字信息化管理，則將較好地化解這些問題，大幅度地提升人事檔案管理的效率，將時間和人力成本投入到更多更重要的工作之中。

（二）有利于促進醫院內部的信息資源共享。醫院人事檔案的共享性也十分重要，無論是對內或是對外共享都有著重要意義。傳統的紙質保存方式共享起來較為困難，通常采用郵寄、復印或者是拍照等方式，其效果也并不理想。同時，根據這些方式通常會引發關于保密性等風險，即使造成重要資料的泄露也較難追責。而如果采用數字信息化來保存人事檔案，則會大幅地降低風險的可能性。首先，基于數字化的優勢，醫院人事檔案的共享將會變得十分便利，只要通過數字平臺就可以很方便地實現共享。其次，數字化可以設立密碼、建立訪問權限，或者僅擇取部分資料進行共享，而其他資料進行保密，由此一來，能夠較大程度地避免因信息泄露造成的風險。同時，醫院人事檔案的更新換代，相比于傳統紙質檔案而言，通過數字信息化將會更為便利。

三、醫院人事檔案數字信息化管理中的突出問題

（一）缺乏長遠發展規劃。醫院人事檔案需要保存的時間較長，跨越的周期也較久，因此，需要具有長遠的發展規劃，以便為人事檔案的管理和利用提供更多便利。然而，縱觀當前人事檔案管理現狀，結果并不理想，通常在管理上更多關注的是眼前利益，缺乏較為長期且合理的規劃。由此一來，在近期檔案的查找上會更為快速，而對于時間跨越較久或者較復雜的信息而言，查找和利用將非常困難。而且，一旦人事檔案管理人員出現變動，在人事檔案地查找上將會更加地困難。缺少系統化的管理規劃，因此查找時較難遵循一定的規律，對長期的工作發展而言是較大的障礙。

（二）缺乏建設資金投入。醫院人事檔案數字信息化，當前缺乏強有力的政策支持，因此，部分醫院對此的重視程度不夠，醫院較為普遍地認為相對于醫院的其他救死扶傷的工作而言，人事檔案管理似乎顯得無足輕重。同時，醫院人事檔案數字信息化，也需要一定的資金投入和國家制度的支持，而醫院并不愿意投入過多的資金支持，甚至還會將資金轉用到其他環節。因此，當前人事檔案數字信息化，通常只應用于一些規模較大的醫院之中，因為這些醫院實力雄厚，而一些較差的醫院則省去了這個重要的步驟，反而更不利于人事檔案的管理和工作地開展。對此，人事檔案數字信息化的長遠發展規劃，有必要盡快提上日程。

（三）缺乏復合型人才。傳統意義上，人事檔案管理工作通常被認為較為容易，因此，在管理人員的配備上并沒有過高的要求。但隨著網絡的不斷發展，各行各業對復合型人才的要求隨之增高，許多傳統的工作人員，如果不繼續學習，已經很難適應新時期的工作，甚至無法進行基本計算機操作以及稍微復雜一些的計算機程序。實際上，人事檔案數字信息化，也需要復合型人才的參與，并且對人才開展定期培訓，組織學習交流。然而，當前很多醫院的人事檔案管理部門較為薄弱，且并未開展培訓，依然處于松散的管理狀態。甚至有些較大規模的醫院，雖然已經投入了數字信息化技術對人事檔案進行管理，卻并未發揮出應有的作用，形同虛設。與此同時，許多工作人員已經是多年的老員工，他們對信息化的接受程度也較為薄弱，即使是了解之后，也并不能夠徹底地明白其中的含義，也無法專業地開展工作。

四、醫院人事檔案數字信息化管理與應用對策

（一）構建電子人事檔案。數字信息化所具備的優勢是傳統的紙質保存方式所無法比擬的。人事檔案數字信息化是循序漸進的，可以從最基礎的步驟開始，將人事檔案逐步地導入到計算機之中，然后進一步地完善細分類，并且與其他計算機或者公司內部進行共享互傳。人事檔案存在較大的變動性，隨著工齡的增長，人事檔案會越來越多，所以，要注重更新的及時性以及更新內容的同步，避免因更新導致多個版本出現使用混淆等情況。實際上，人事檔案電子化已逐漸成為趨勢。例如，2018年開始取消學歷學位紙質鑒定，改為網上查詢和電子認證報告。同年，專業技術人員職稱評審證書也取消紙質證書，并改為電子證書。根據2020年下發的《關于開展專業技術人員職業資格電子證書試點工作的通知》，專業技術人員考試取得的資格證書已成為電子證書形式，將逐步代替紙質證書。長遠來說，人事檔案數字信息化是未來趨勢。

（二）建立網絡人事檔案管理。互聯網數字信息化的優勢之一，在于其與內部及外部之間的聯系，這也是其較之于紙質文件的優勢所在。因此，在建立人事檔案的時候，有必要將其網絡優勢充分地發揮出來。通常有許多紙質人事檔案需要數字信息化，這需要較多的時間和精力，也有較大的困難性，首先檔案的類別較多，其次每一類的頁數也多，同時每年都有新增加的材料，工齡越長材料就越多，這些都是人事檔案工作之中面臨的挑戰。對此，可以盡可能地區分出人事檔案的主、次級別，按照重要程度進行精密地細分，按照細分類來逐漸地完善，并逐漸實現電子化轉移。隨著信息技術化的發展成熟，會有更多便利的技術出現，電子化過程也會變得更為簡單。

（三）完善管理制度建設。對于人事檔案工作的開展，首先要有正確的意識，還要有充分地自覺性，此外，需要國家相關部門制定完善的相關制度，按照制度來行事才能更加地標準化。同時，衛健局和醫院內部也應該建立人事檔案數字信息化管理制度，明確分工，充分地貫徹落實上層領導的指示，切實地制定出符合醫院實際情況的管理制度，而不是為了應付而制定完全不切實際的制度。每個醫院存在的問題各不相同，人事檔案情況也復雜多樣，因此，在制定制度之前應該進行科學的分析和調查，然后根據充分的信息資料，制定出詳細的方案。通過數字信息化，可以使人事檔案資料更加安全，同時，在制定制度時應該注意其安全性防范，避免篡改和任意改造等行為出現，切實保證檔案的安全性以及相關人員的信息不被泄露。

（四）提升信息化人事檔案綜合利用率。人事檔案管理的目的，目的是更方便地查閱和借閱，在人事檔案數字信息化的過程之中，有助于更便捷地查找到人事檔案，對此，應該充分地發揮這一優勢，更加積極地調動提升人事檔案的綜合利用率。在人事檔案數字信息化的階段，應該充分地考慮和衡量各種因素，比如在調取上如何能夠更加地科學合理。過去的人事檔案管理，存在著方方面面的問題，隨著信息數字化的逐漸普及，應該盡可能地對之前存在的問題進行修改和完善。在資料的調取上，一方面要充分地保證其安全性，另一方面要盡可能地保證其內容的適配性、相關性和科學性。隨著大數據等技術的出現，之后的管理模式也將會更加多元化，與全省、全國甚至全世界有所關聯。隨著工作的逐漸專業化，需要更多專業人才參與進來，并且定期組織培訓和學習，不斷地提升人員的整體素質，使人事檔案管理工作成效更加顯著。

五、結語

對人事檔案進行數字信息化管理，可以很大程度地提升醫院人事檔案管理的工作效率，也是長期發展的必然趨勢。對此，要更加合理地分配醫院人事檔案資源，提高人員的素質，及對資料管理的重視程度。

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