提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略

秦娜

（新蔡縣河塢鄉黨政綜合便民服務中心，河南駐馬店 463500）

1 事業單位檔案管理信息化建設的概述

1.1 事業單位檔案管理工作信息化建設的簡單介紹

檔案管理工作信息化建設主要指，在檔案管理工作的過程中，管理人員通過利用信息技術，將實體文檔的內容輸入計算機內，并以信息數據的形式進行存儲和應用。信息化建設工作的開展，能夠有效提升檔案管理工作的質量水平，為單位內部檔案的高效管理提供了條件，從而有效提高檔案的保密性、安全性以及檔案的應用效率。目前來看，國內各大事業單位在信息化建設過程中依然存在著機制不完善、人才緊缺、技術設備落后等多方面的問題，這些問題的出現給檔案管理工作的開展帶來了極大的阻礙。因此，有關單位應及時采取有效措施，從多方面渠道入手，加快推進單位內部的信息化建設進程，從整體上提高檔案管理工作水平。

1.2 事業單位檔案管理信息化建設的重要意義

隨著近年來社會經濟水平的不斷提升，各界對事業單位檔案管理工作的要求標準也在逐步提高。正因如此，各事業單位應該不斷加快內部信息化建設，提高檔案管理工作的質量及水平。隨著各類網絡信息技術的迅猛發展和廣泛應用，事業單位檔案管理工作的模式發生了翻天覆地的變化。通過利用各類信息技術，不僅能夠大大提高各單位檔案管理的工作效率，同時還能有效降低以往因人工收錄檔案文件出現錯誤的概率，從而提高檔案管理工作的整體質量。同時，通過開展信息化檔案管理工作，還能夠將檔案信息轉換為數據形式，不斷擴大檔案信息庫的儲存量，實現了對網絡資源的合理利用。除此之外，通過利用信息化平臺，還能有效提高檔案信息的保密性，從根本上改變了檔案管理工作的模式。

2 事業單位檔案管理信息化建設的基本現狀

2.1 未在單位內樹立起科學的信息化檔案管理理念

通過在事業單位開展信息化建設工作，能夠很好地彌補傳統檔案管理工作中存在的缺陷。然而，就我國近期各大事業單位的發展情況來看，在當前大多數事業單位內，檔案管理人員并未真正理解信息化檔案管理工作的意義所在，單位領導及工作人員并未樹立起正確的信息化檔案管理理念。有些事業單位的工作人員思想偏于保守，他們很少接觸到信息化檔案管理系統，無法認識到信息技術的應用優勢，因此對網絡信息平臺存在一定的懷疑態度。同時，在大部分事業單位中，領導人員也未能及時意識到信息化的重要意義，對檔案管理人員的工作要求標準偏低，未能把信息化建設放在檔案管理工作的首要位置，這種行為會嚴重阻礙事業單位檔案管理工作的長遠發展[1]。

2.2 信息化技術、設備及人才資源的缺乏

在檔案管理信息化建設過程中，具備充足的人才、技術以及設備資源是順利推動建設工作的重要基礎。首先，人才是整個單位的主要生產力，然而就實際情況來看，當前各事業單位內對檔案管理人員的重視程度較低，大部分檔案管理人員并不熟悉信息技術的操作技巧。同時，還有一些工作人員的職業責任感并不強，對信息化建設保持著消極態度，從而對檔案管理信息化的推進產生了一定的限制。其次，先進的技術設備是順利開展信息化建設工作的重要前提。然而由于經費緊張、單位領導不重視等方面原因的影響，目前國內大多事業單位所能支配的技術及設備比較有限。部分單位內部的設備出現老化的情況，技術相對也比較落后，從而給檔案管理信息化建設工作的進行帶來了極大的挑戰。

2.3 未建立統一完善的信息化檔案管理機制

當前階段來看，為了更好地適應社會發展的需求，大部分事業單位正在加快單位內部的信息化建設。隨著檔案系統改革工作的不斷推進，當前我國事業單位檔案管理信息化建設已經初見成效。從整體上來看，缺乏統一完善的檔案管理機制，會造成信息化建設工作的進度被拖慢。由于某些單位并未及時建立起針對信息化檔案管理工作的監管機制及考核標準，從而導致工作人員的工作積極性明顯降低，大大提升了檔案管理的難度。

3 有效提升事業單位檔案管理信息化建設的策略

3.1 加強對檔案管理工作者的綜合能力培訓

信息化檔案管理工作的開展，對工作人員的能力范圍提出了更多的要求，即管理人員不僅需要熟練掌握檔案管理工作中的各個環節，同時還應具備一定的計算機基礎操作能力。因此，有關單位應積極引入綜合能力水平較高的檔案管理人員。對于在崗人員，應根據工作人員的實際能力水平，制定出具有針對性的管理培訓方案。通過專題培訓、線上授課、開設講座等方式來對檔案管理工作人員進行專業技能培訓。同時，各事業單位還應注重加強對工作人員在計算機技術方面的培養，確保每位檔案管理者能夠輕松完成檔案管理系統的基本操作，從而為檔案信息平臺的安全性提供保障[2]。

3.2 加大對相關信息技術及設備資源的投入

在檔案管理工作的信息化建設過程中，有關單位應根據單位的實際設備需求，加大對相關基礎硬件設備的資金投入，建立起龐大、穩固的數字化檔案庫，為信息化建設工作的開展提供絕對的物質支持。首先，有關部門應積極組織工作人員，根據事業單位的實際需求來對相關管理軟件進行研究開發。其次，在檔案管理工作中，各單位需要購置好一定數目的信息化設備，積極引入先進的信息技術及軟件。同時，檔案管理人員應通過科學利用相關軟件，對檔案資源進行充分的發掘和利用。

3.3 建立健全可靠的檔案管理體系

管理體制的建立和完善，是確保檔案管理信息化建設工作順利推進的重要基礎。因此，各事業單位應根據單位的實際發展狀態，建立起一套真正適用于本單位的檔案管理體制。針對信息化建設，管理人員可以制定出科學合理的考核指標，并且將檔案信息化建設情況與個人的業績考核相融合，從而更好地激發起工作人員的工作熱情。同時，各單位還應建立起完整的檔案管理系統，其內容應包括對各類檔案信息、檢索工具等內容的匯總。有關部門還應針對電子檔案制定出相應的管理辦法，加強對不同形式檔案文件的數字化處理，為信息化檔案管理提供最佳的實施平臺[3]。

3.4 在事業單位內部樹立起正確的檔案管理理念

在當前大部分事業單位內，由于單位領導對檔案管理工作的重視程度不高，從而導致檔案管理信息化建設工作受到阻礙。同時，大部分檔案管理人員也并未認識到網絡信息技術的便捷性、安全性等各方面優勢，而是保留傳統的管理思維方式。想要在單位內部真正樹立起正確的檔案管理理念，應從檔案管理的保密性、專業性等方面入手，徹底改變以往落后的人工管理模式，加快檔案管理信息化建設的進程。此外，單位領導還應要求全體工作人員積極樹立起現代化的檔案管理理念，并在單位內部積極倡導應用新型的管理模式，通過利用新技術、新手段來促進檔案管理工作的發展。

3.5 做好傳統管理向信息化管理的過渡工作

目前來看，仍有一部分事業單位在沿用傳統的手工檔案管理方式。然而，從實際情況來看，想要在短時間內幫助這些單位完全脫離以往的工作模式，基本上是不切實際的。對于處于信息化建設初級階段的事業單位，有關領導應結合本單位的具體情況，制定出科學可靠的建設推進計劃。在具體的實施過程中，工作人員應依照計劃的內容，有層次、有條理性地完成各項任務，做好信息化檔案管理與傳統檔案管理工作之間的銜接。除此之外，在信息化系統的建立過程中，管理人員還應注重采用多元化的管理手段，對于不同的應用場景，應有針對性地采用適合的信息化管理方案。

4 結語

綜上所述，檔案管理作為事業單位日常工作的重要環節，對事業單位整體管理水平的提高起到了極大的幫助作用。因此，檔案管理工作人員也應順應時代的發展，不斷提升自我的能力水平。同時，各事業單位也應積極建立起檔案信息管理平臺，充分應用先進的信息網絡技術，加強對管理人員的綜合素質培養。加強對各個環節的領導和管理，在單位內部建立起可靠穩固的信息化檔案管理體系，從而為檔案管理工作未來的良好發展做好鋪墊。