科技檔案資源建設管理與利用服務研究

文/單縣高新技術創業服務中心（單縣科技局） 韓照杰

在“互聯網+”時代，信息技術在檔案管理工作中得到了越來越廣泛的運用。從實際應用效果來看，這些信息基礎設施、應用軟件，除了可以減輕檔案管理人員工作負擔、提高檔案檢索效率外，也能夠實現現有科技檔案資源的整合利用。通過從科技檔案中提取有參考價值的信息，為農業、工業、市政建設等各個行業的工作開展具有極強的指導作用。因此，新時期的科技檔案管理，要重點從資源建設、信息整合、利用服務等方面進行創新，才能更好地凸顯科技檔案管理的價值。

一、科技檔案資源開發利用的價值分析

開發并利用科技檔案的資源信息，以此推動社會經濟可持續健康發展是時代的要求，而該項工作的完美落地，一方面，會提升科技檔案的價值，通過真實的數據、知識記錄，展現當下社會的發展水平，同時可改變社會大眾對科技檔案管理工作的片面認識，繼而提升科技檔案管理從業人員的社會地位。可以說，科技檔案資源信息的開發和利用是惠利社會的一項重要工作；另一方面，科技檔案記載的信息是科研活動的支持依據，可為科研人員開展科學技術等研究提供便利，避免工作失誤或工作效率過低，對國家整體經濟水平的發展和提高助益良多。此外，開發和利用科技檔案信息資源可促使科研單位及企業加大科技研究的力度和投入，形成人人求取、求新、求變的良好科技競爭局面，對我國科技的進步有益。在萬眾創新的時代背景下，產生了更多的科技檔案。同時，對于科研人員來說，只有重視并利用好這些科技檔案，才能讓社會各界更加重視科技檔案管理的價值，這是支持科技檔案管理事業實現可持續發展的重要基礎。

二、當前形勢下科技檔案資源開發利用面臨的問題

經過近年來的工作努力，目前，許多科技檔案管理部門無論是在館藏檔案的豐富度，還是檔案綜合管理水平上，相比以往都有了較大幅度的提升。但是檔案資源建設和開發利用是循序漸進的過程，特別是在信息時代，如果缺乏創新意識，就難以緊跟行業發展趨勢，在工作開展中也會面臨許多新的問題。

（一）現有的科技檔案管理體制機制不完善。開發和利用科技檔案信息資源涉及方方面面，民眾、科技部門、檔案部門、科研團隊等的利益均會牽扯其中，權、責、利劃分不明確在科研機構、高校、企業、事業單位幾乎已成為普遍現象。但《科技檔案管理法》中，規定移交科技檔案及憑證性服務提供的權限交由檔案主管部門負責，故需要明確劃分管理的權限和職責，避免管理體制漏洞阻礙科技檔案信息資料的開發和利用。但是目前來看，隨著時代的發展，檔案管理部門的這些制度沒有緊跟時代發展進行適應性的補充、調整和創新，其中許多條款已經無法適用于當前的工作。這種情況下，科技檔案管理制度的實用性也會大打折扣。例如，近年來科技檔案的信息化管理已經成為常態，但是許多部門的規章制度中，還沒有增加關于檔案信息管理系統的操作要求。在實際工作中，經常會有檔案管理人員不熟悉信息管理系統的操作技巧，造成電子版科技檔案的丟失或損壞。因此，盡快建立健全與檔案管理信息化配套制度，成為當前檔案管理部門必須要考慮的問題。

（二）科技檔案管理工作標準不統一。近年來，受到科技檔案管理信息化發展的影響，大量紙質檔案被轉化為數字檔案。數字檔案通過計算機和相應的軟件進行管理，除了檢索更加方便外，還可以利用大數據等技術，更好地挖掘和提取數字檔案的價值。但是也有很多檔案管理部門在工作開展中遇到了問題，例如數字檔案的存儲格式不一致，無法實現整合、共享。究其原因，還是因為科技檔案管理部門內沒有形成一套通用的標準。目前，尚未有相對完善的規章制度出臺及修訂制度，因而科技檔案的制度修訂工作相對滯后。開展科技檔案的標準化管理能夠對科研信息資料的采集、錄入、整理、存儲和利用等達成一致要求，為科研檔案信息資源的共享、在線管理、集成服務等奠定基礎，是科技檔案管理的發展趨勢，應予以重視。從數字檔案的開發利用角度考慮，盡快推行整個檔案管理行業統一遵循的標準制度，成為現階段一項緊迫性的工作任務。

（三）科技檔案數字化信息技術利用率低。從調查情況來看，現階段許多科技檔案管理部門已經初步建立起了信息化辦公系統。例如，在檔案查找時，只需要在計算機上輸入該檔案的關鍵詞或是精確的歸檔時間，就可以很快從檔案庫內找到所需的檔案。但是我們也必須認識到，信息技術的發展日新月異，如果檔案管理部門在信息技術方面的投入缺乏持續性，不能定期更新信息設備，就會導致信息技術的實用價值大打折扣，利用率也會降低。大部分科研單位均存在重技術設備、人力資源、物品資源投入，對科技檔案信息資源的管理工作重視不足的現象，致使科技檔案管理的整體投入短缺，這也是科技檔案數字化信息技術利用率不高的重要原因。檔案數字化轉變已成為大勢所趨，若前期缺乏對檔案資源的數字化整理和投入勢必難以企及科技檔案數字化的發展標準，阻礙科技檔案管理工作的進一步發展。在這種情況下，信息技術因為利用率不高，沒有達到預期的效果，無論是從檔案管理工作開展，還是從檔案資源開發利用角度來看，都極為不利。

三、新形勢下科技檔案資源開發利用對策

無論是從保證科技檔案資料的完整性方面，還是從挖掘科技檔案利用價值方面，都要求科技檔案的管理部門，要與時俱進地創新管理技術，不斷完善配套管理制度，重視復合型檔案管理人才隊伍建設。只有統籌做好各方面的工作，才能為科技檔案資源的開發和利用創造良好條件。筆者從檔案管理事業的發展趨勢以及以往的工作經驗出發，對科技檔案資源開發利用提出以下建議：

（一）建立健全科技檔案管理的配套制度。推動科技檔案資源信息管理開發和利用的首要原則是建立起完善的管理制度，使科研單位充分意識到舊有傳統科技檔案資源信息管理模式的不足和缺陷以及新形勢對科技檔案資源信息管理的具體要求。另外，科技檔案資源信息的利用是凸顯科技檔案管理價值的重要體現，因而需要發揮制度的指導作用，加大檔案所歸納信息資源的利用率，擴大其利用范圍和領域，在應用中實現高效管理和價值體現。科技檔案管理部門可以從兩個渠道建立健全適應新時期工作需要的管理制度：一是借鑒其他檔案管理部門，在制度建設上取得的成功經驗。特別是一些省、市級的科技檔案館，目前已經在配套制度建設方面進行了大量的探索，也初步形成了比較完善的制度。通過選擇性的借鑒，盡快構建起符合本單位工作特點的制度體系，為科技檔案管理各項工作開展提供必要的參考。二是通過科技檔案管理和開發利用的反饋，針對當前工作存在的問題，逆向地完善管理制度。

（二）制定科技檔案資源建設與開發利用的統一標準。海量的科技檔案只有實現整合利用、資源共享，才能進一步提高其利用價值。而要想實現資源整合，必須要制定統一的標準。例如，數字檔案的存儲格式要有統一標準，紙質檔案的編目分類也要有統一的標準。同時，為實現科技檔案資源的合理利用以及信息的完整性還需要完善的標準體系。在科技檔案信息的開發過程中亦需講求策略，信息的整合工作需兼顧制度標準和技術創新，若多方參與檔案信息的開發和管理，則應以檔案資源信息的產權為準進行合理開發，防止侵權行為發生。檔案資源信息的開發應具備一定的深度，需將相關課題的介入日程提前，剖析課題研究進展，在有效溝通下實現課題研究的實時跟蹤，在市場需求的引導下全面搜集前沿信息資源。同時，對于科技檔案資源信息應予以合理分析、整理和歸檔，以便實現科技檔案信息資源的更新、管理、利用和開發。

（三）依托信息化建設提高科技檔案利用率。科技檔案信息資源標準化利用體系的建立，依賴于信息化管理軟件及技術的應用，以便于檔案信息的查詢、檢索和閱覽。檔案信息資源的利用應符合使用單位的需求，例如在檢索功能的設置中需要構建知識智能、全息、異構信息整合等檢索模式，擴大檢索的范圍，使更多的檔案信息資源被發現、被利用。科技檔案信息化編制、加工、提煉工作依靠網絡技術。可將科技檔案信息資源編制為網頁存入電子檔案，并關聯其他分散信息，通過數據庫平臺實現集約化管理，為科研成果的編制、匯總、開發和利用創造便利條件。還需更新檔案管理信息、以公眾需求完善內容。科技檔案資源信息的高效開發和利用離不開信息化服務渠道的拓展，可利用網絡化技術打造整體劃一的科技檔案服務中心，對相關信息的搜集、整理、發布等進行實時管理，但需要執行統籌規劃、安全整合的原則。同時，建立合作關系網，綜合企業、行業專家的技術優勢，實現科技檔案信息資源管理水平的提升以及應用范圍的拓展。

（四）提升科技檔案資源管理人員的綜合素質。在科技檔案信息資源的管理過程中，管理人員的綜合素質扮演著重要的角色，如果工作人員綜合素質不過關，勢必會拉低管理水平。作為新時代下的科技檔案信息資源管理人員，需要與時俱進，廣泛涉入法律法規、科技檔案管理等知識領域。同時，學習多樣化、網絡化、數字化技術，不斷提升自我修養，促使工作效率提升。管理工作人員還需強化自我服務意識，以高標準要求自我，在提高整體服務質量的同時最大限度地滿足公眾需求。對于管理層而言，還需組建、培養科技檔案管理人才和隊伍，不斷提升開發科技檔案信息資源的能力。科技檔案管理部門要定期提供培訓機會，鼓勵員工考取更高的職稱，只有不斷提升自我，才能適應科技檔案管理的改革趨勢，在新的環境下具備更強的崗位勝任力，在提高檔案利用水平和服務能力上有更大的貢獻。

四、結語

新形勢下的科技檔案信息資源管理、開發和利用，有賴于網絡化、數字化、信息化技術以及高素質管理人才隊伍。加強科技檔案資源的開發和利用管理可推動社會經濟健康、持續發展，是一項利國利民的舉措。每一名檔案管理人員，既要認識到科技檔案的價值所在，又要秉持服務意識，為那些有檔案借閱和使用需求的用戶提供滿意的服務，將科技檔案資源的價值充分利用，為各行各業的工作開展、創新發展提供助力。