大數據背景下如何有效創新檔案管理模式和提升服務能力

文/中國電建集團西北勘測設計研究院有限公司 鄭瑋

隨著我國進入大數據信息化時代，大數據技術應用越來越廣泛。因此，在進行檔案管理時，只有充分利用大數據技術，才能夠實現管理模式的創新，保證服務能力的進一步提升。面對當下檔案管理工作中存在的問題，為了提高服務水平，必須要結合大數據的特征，創新管理模式，提高業務人員綜合素質，才能實現檔案管理工作的新局面。

一、當下在進行檔案信息管理數字化建設時存在的問題和不足

雖然推進檔案信息化、數字化建設符合時代的發展趨勢，但是在推進該項工作時依然存在著一些問題和不足，主要表現在以下幾個方面：

（一）缺乏頂層設計。在進行檔案管理信息化數字化建設時，缺乏與其他數字平臺的緊密結合，不僅造成了信息的閉塞，而且難以實現對信息的共享，最終造成了檔案信息化建設不符合數字化發展以及城市化的數字化建設的需求，影響到了檔案管理信息化的發展步伐，也限制了服務能力。

（二）數字化的程度相對較低。當下在推進檔案管理工作時，也注重開展數字化信息化服務，但是數字化的程度比較低，在運用數字化信息化技術時僅僅停留在表面，很難對深層次的數字化技術進行充分利用，無論是智慧平臺的構建還是云服務平臺的建設，都缺乏可行性，往往是趨于形式、浮于表面，不僅造成了資源的浪費，而且也影響到了服務的水平。

（三）專業人才相對匱乏。在推進數字化建設時，需要專業人才作為支撐，但是當下檔案管理人員不僅年齡結構相對老化，而且數字化水平嚴重偏低，在進行檔案管理時模式較為陳舊，而且服務的能力弱，尤其是在進行數字化圖書館里服務時，由于專業技術水平不高，限制了數字化平臺的運用。

二、創新檔案管理模式和提升服務能力的有效舉措分析

（一）要全面樹立大數據思維。結合大數據時代的背景，在進行檔案管理時，必須要樹立大數據的思維。因此，應該做到以下四個方面：1.要樹立數據就是資源的理念。在信息時代，檔案作為信息的載體，又可以轉化為數據。因此，應該全面樹立大數據思維對檔案進行充分的管理，確保檔案管理信息資源能夠呈現出多元化的特點。要對原生的電子檔案以及檔案的數字化成果進行歸檔數據庫，構建完善的內部信息資源。另外，在進行檔案目錄檔案、索引等構建時，也要完善數字化資源體系。通過樹立大數據思維，針對檔案信息的各方面內容，建立相關數據庫，并且進行統一管理，既保證了信息數據的有效收集，也能夠保證檔案數據的全面性和數字化。通過對這些檔案信息資源進行數據化管理，既能夠滿足用戶們的需求，也能夠推進檔案管理模式上的創新，實現檔案管理的信息化和智能化發展。2.要堅持以網絡為主體建立檔案管理新模式。在大數據時代，一定要建立以網絡為中心的檔案管理新模式，充分利用大數據對各種信息數據進行搜集整理，建立數字檔案，實現信息的搜索。通過對數字檔案進行全面管理，才能夠充分發揮檔案的應有作用，提高服務水平。3.要全面推進檔案的數字化和信息化建設。在檔案管理中要推進檔案的數字化建設，也要推進檔案信息的數字化建設。因此，需要了解數據化和數字化的概念。數據化包括將一種現象轉化為指標分析的可量化過程，數字化將許多復雜的信息轉化為電子化存儲的數據，并且引入計算機系統進行統一處理。因此，推進檔案的數字化建設時，要保證檔案信息的數據化。4.要進行智慧檔案館建設。在進行智慧檔案館建設時，不僅要完善基礎設施，更重要的是保證數據資源的全面性，可以通過數學模式對各種數據進行分解、合并，然后得出應有的結果。也可以利用大數據對相關信息進行處理。需要注意的是，在進行智慧檔案館建設時，不僅要注重基礎設施的建設，也要充分利用物聯網技術以及云技術。

（二）要進行管理制度的創新，并且實現數字化規范體系的構建。在進行檔案管理信息化建設時，只有進一步完善制度體系，才能夠全面推進數字化檔案建設，并且對數字資源進行共享。因此，為了實現對各級檔案信息資源的共享、互聯、互通，應該制定統一的規則，堅持“互聯、開放、共享”的原則，結合數字資源生命周期，構建從資源創建描述組織管理以及各個環節的數據標準規范體系。也要結合核心業務，對各種數據進行繪圖、獲取、整合，全面推進檔案信息數字建設的規范化發展。尤其是要借助于大數據技術來將各種信息進行有效連接，并且與人的需求結合在一起，才能夠真正創新檔案服務的新模式。

（三）要借助于技術進行頂層設計。在進行智慧圖書館建設時，只有做好頂層設計工作，才能夠構建起智慧檔案管理與平臺，從而創新服務模式，提高服務的水平。因此，應該做到以下幾個方面：首先，底層為基礎設施層。在這一層面上主要是為了實現物力資源。包括計算機設備、存儲設備、網絡設備等等的集合和整合。可以采用虛擬化技術來對各種設備進行綜合利用，通過建立統一的虛擬資源池來實現對云管理平臺的彈性管理。在進行基層設施建設時可以為智慧檔案館提供檔案的存儲、傳輸的網絡以及其他使用上的相關需求。其次，平臺層。平臺層是指用戶不需要參加管理或者是控制云基礎設施，但是卻可以接收電子檔案以電子檔案身份證來進行管理工作。在平臺層用戶可以利用相關的應用軟件來實現各種信息的查找和分析，并且能夠對各種業務數據庫進行綜合的配置和運用。再次，應用層。應用層承擔的是綜合業務，主要是保證檔案數字化資源的公開利用和服務以及檔案政務的服務、檔案查詢知識等相關服務。服務在整個云平臺要建立在應用軟件的基礎之上，也要以服務的形式來提供訪問上的入口。所以，平臺層和應用層都能夠對用戶進行開放并且提供一定服務。最后，終端用戶層。終端用戶層能夠提供一系列的服務流程及可以被定義，也可以被跟蹤、被執行、被修改，滿足用戶對于各種終端界面的訪問和查詢器，可以提供云檔案桌面的呼叫業務，也可以進行檔案館的訪問以及存儲。所以，通過進行基層社基礎設施層平臺層的建設都是為客戶進行服務，但是在進行總體框架構建時應該構建區域化的數字檔案館用戶系統，確保客戶的操作性。

（四）要全面實施數字檔案館建設。在進行數字檔案館建設中要完善相關的網絡環境，進一步創新檔案館的發展形態，要充分利用現代信息技術，對于各種業務數據進行歸檔，對海量信息資源進行整合，從而形成有序的整體，以便提高服務的效能。因此，需要建立多個分布式的異構資源庫的無縫連接，方便于不同數字管之間的連接，確保用戶雙向認證以及資源的雙向訪問，讓人們隨時隨地地獲取各種檔案信息資料，提高資源的共享性，保證檔案信息的全面性。與此同時，也要建立集資源多元、全面感知、綜合處理等于一體的檔案綜合管理運營平臺，通過打造智慧檔案館提高服務能力。通過進行全面的檔案數字化建設，給人們視覺上的體驗和心靈的滿足，全面提高服務的能力。

（五）要完善人才保障再推進。大數據背景下檔案信息管理時，需要人才作為保障。因此，應該采取以下有效舉措：1.要積極培養和招聘專業人才。在進行數字檔案館建設以及智慧檔案館建設平臺建設時，需要具備專業人士與部門，展開一系列的招聘。通過開展校園招聘以及社會招聘等方式，聘請專業的數據化人員來，推進數字化建設。另外，也要對現有人員進通過進行業務培訓，提高現有人員的數字化水平。通過進行招聘以及培養打造一支高素質的、數據專業能力相對較強的工作隊伍，才能夠滿足檔案云平臺建設的發展需要，為推進智慧檔案信息館建設提供人才保障。2.要全面創新檔案信息的共享模式。在推進大數據背景下，檔案信息管理工作必須提高檔案信息的共享性。因此，應該創新生態系統，既要與國內的科研院所及檔案館進行全面密切的合作，也要與政府、企事業單位以及其他社會各界建立合作交流的平臺，加強業務合作和交流，從而避免出現數據缺失或者數據閉塞、不能夠有效共享的現象，才能夠創新檔案信息共享的新模式。因此，要全面加強檔案信息的共享性，通過與社會各界的緊密聯系建立創新型的生態系統，實現對信息的有效共享。3.要進一步規劃數字化服務平臺建設。在推進數字化服務平臺建設時，檔案管理工作應該與數字城市建設、智慧城市建設以及數字書屋等能相關的平臺建設緊密結合，通過整合資源實現資源上的優勢，也能夠充分利用共享的硬件途徑，包括網絡設施、數字資源以及服務的渠道等等。總之，要堅持開放建設的思路，加強與各個平臺之間的對接，通過將檔案信息建設與其他的數字化建設緊密結合，才能夠打造智能化、數字化的服務平臺，更好地滿足用戶的需求，實現檔案服務水平的提升。

三、總結

在進行檔案管理工作時，對于大數據技術的應用相對較為膚淺，趨于形式，很難產生實際效果，尤其是檔案管理人員的數字化技術水平比較低，影響到了數字化檔案管理的水平。因此，結合大數據時代的背景，應該全面樹立大數據思維，并且建立數字化的管理制度和體系，同時建立檔案管理的云平臺，通過完善頂層設計，加強技術應用，打造智慧檔案館。通過完善人才保證，確保檔案管理工作效能和質量的全面提升。