淺談事業(yè)單位檔案工作中的人性化管理

文/江蘇省連云港市贛榆區(qū)路燈管理所 張梅

一、人性化管理在事業(yè)單位工作中的作用

事業(yè)單位檔案管理或者單位歷史的發(fā)展，也可以看成是單位的一種文化，具有豐富文化底蘊(yùn)的單位，更能夠促進(jìn)事業(yè)的發(fā)展。人性化的檔案管理不僅保留了其原來(lái)的特點(diǎn)，能夠使事業(yè)單位公益性的性質(zhì)更加明顯，同時(shí)也能服務(wù)社會(huì)的教育、科技、文化等。

二、人性化管理的意義

事業(yè)單位是具有公益性質(zhì)的，服務(wù)于社會(huì)的科技文化、教育衛(wèi)生等，為公益性事業(yè)的發(fā)展提供服務(wù)，而人性化的管理更是符合其工作性質(zhì)的。事業(yè)單位的人性化管理，能夠讓員工感到更加的親切，激發(fā)愛(ài)心，更加堅(jiān)定地為公益事業(yè)奉獻(xiàn)自己才能。與傳統(tǒng)的外部驅(qū)動(dòng)力相比，這種內(nèi)部驅(qū)動(dòng)力更具驅(qū)動(dòng)性，更能體現(xiàn)管理工作的人性化特點(diǎn)，達(dá)到事半功倍的效果。人性化管理體現(xiàn)了社會(huì)中以人為本的觀點(diǎn)，旨在尊重和關(guān)愛(ài)用戶，與用戶溝通、合作，提高用戶對(duì)檔案工作的滿意度，大大增強(qiáng)了信息效率的最大化。

三、人性化管理在事業(yè)單位檔案工作中的實(shí)施

（一）改變管理方式。在傳統(tǒng)檔案管理中無(wú)法表現(xiàn)出檔案管理應(yīng)存在的價(jià)值和意義，檔案并未被人們廣泛關(guān)注，所以人們對(duì)檔案的關(guān)注程度也一直處于低谷，直接或間接影響了檔案管理的效率。在傳統(tǒng)的管理中，人們對(duì)于管理的理解和現(xiàn)在的理解是不同的，檔案管理只是經(jīng)營(yíng)的一個(gè)手段，管理人是一個(gè)機(jī)械的延伸，而對(duì)于檔案管理的研究?jī)H僅是為了提高檔案管理的工作效率。但是在人性化的檔案管理中，檔案管理的目的是為人民服務(wù)，以人民為中心，將人民對(duì)檔案管理的需求和期望作為工作的目標(biāo)，創(chuàng)造出積極學(xué)習(xí)、積累經(jīng)驗(yàn)的良好環(huán)境，檔案管理人性化成為每個(gè)人的期望，以此為基礎(chǔ)將個(gè)人組織力外形化，從而可以展現(xiàn)出創(chuàng)新發(fā)展的空間和價(jià)值。因此，為了突顯和表現(xiàn)出人性化管理的特點(diǎn)，改變當(dāng)時(shí)管理者對(duì)檔案管理的理念，將服務(wù)對(duì)象由檔案轉(zhuǎn)向人民，以服務(wù)為核心，使檔案管理者從實(shí)際出發(fā)，腳踏實(shí)地，不斷發(fā)現(xiàn)人民對(duì)檔案管理的需要，用自身所學(xué)到的專(zhuān)業(yè)知識(shí)向人民解答。在事業(yè)單位中，管理人員應(yīng)對(duì)檔案資料分類(lèi)管理，將人員的人事資料歸整到一起，不斷創(chuàng)新出分類(lèi)種類(lèi)，提高檔案管理為人民服務(wù)的效率，為企業(yè)和單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)奠定物質(zhì)基礎(chǔ)。

（二）細(xì)分管理種類(lèi)。在企業(yè)的檔案管理中，檔案資料的種類(lèi)繁多，而檔案管理者和其工作意義是將繁多的信息和種類(lèi)進(jìn)行簡(jiǎn)化，實(shí)施簡(jiǎn)單化、職業(yè)化、統(tǒng)一化為一體的管理，在管理的同時(shí)，記錄檔案的時(shí)間，進(jìn)行完好地保存，以供后續(xù)為人們服務(wù)的快捷性做好鋪墊。且為了更好地突出和實(shí)現(xiàn)事業(yè)檔案管理中的人性化，企業(yè)部門(mén)應(yīng)及時(shí)聯(lián)系檔案管理人員對(duì)檔案管理制度進(jìn)行改變，現(xiàn)在是電子信息時(shí)代，可以借助科學(xué)的力量，對(duì)檔案進(jìn)行電子儲(chǔ)存，從而避免了傳統(tǒng)保存經(jīng)常出現(xiàn)的遺漏現(xiàn)象，可以使檔案管理人員對(duì)檔案管理的軟件使用做培訓(xùn)，如：易初檔案管理軟件等的使用技巧，提高工作的效率。

（三）檔案管理人性化的需求。檔案管理環(huán)境對(duì)人性化的檔案管理工作有著直接的影響，具有人性化的環(huán)境，可以從環(huán)境方面營(yíng)造良好的氛圍，以其獨(dú)有的氣氛超過(guò)檔案管理的實(shí)質(zhì)，這種氣氛可以稱之為一種精神，一種以教化為主，富含具有審美意義的環(huán)境，這種環(huán)境可以使工作人員工作更加舒適和投入，工作效率也隨著工作的投入而提高。在這種物理環(huán)境的布局下，環(huán)境優(yōu)美，有明確的目標(biāo)，還有個(gè)性的閱檔室。在精神上，讓閱讀者和使用者感受到檔案的寶貴，從而做到尊重知識(shí)，重視人才的情懷，營(yíng)造出以人為本的工作服務(wù)氛圍在管理環(huán)境的優(yōu)化方面，在閱檔室中應(yīng)在墻上掛置和標(biāo)明檔案管理的各種制度，例如：歸檔制度和保密制度等，在環(huán)境的建設(shè)中，應(yīng)當(dāng)注意室內(nèi)的光照、工作室的色彩、室內(nèi)溫度，這些也可以使工作檔案管理者有一個(gè)輕松的心態(tài)來(lái)面對(duì)工作，在窗邊，可設(shè)有盆栽，可以熏陶閱檔室的氣氛；高雅的山水畫(huà)，可以突出人性化的特點(diǎn)減輕大量工作的壓力。在這種環(huán)境下（人文環(huán)境），人員可以提升和培養(yǎng)自己的服務(wù)意識(shí)，做到有熱情、有上進(jìn)心，提高服務(wù)的質(zhì)量，來(lái)保證人民的滿意度以及對(duì)檔案管理的認(rèn)可。員工對(duì)于工作的需求，不僅體現(xiàn)在環(huán)境上，還包括衣食住行各個(gè)方面。在事業(yè)單位內(nèi)部可以建立咖啡室、茶點(diǎn)室等。當(dāng)員工工作疲憊的時(shí)候，可以到這里來(lái)喝喝茶或喝咖啡，使員工在單位中有一種歸屬感，有一種家的感覺(jué)。還可以在事業(yè)單位內(nèi)部設(shè)立健身場(chǎng)，提高員工的身體素質(zhì)，愉悅身心。事業(yè)單位內(nèi)部可以經(jīng)常組織一些活動(dòng)，比如演講比賽、拔河比賽、體操比賽等，可以讓同事之間相互了解，提高工作中的友誼，從而提高工作的效率，使一個(gè)單位擰成一股繩。

（四）對(duì)于人性化管理應(yīng)改變相應(yīng)的管理制度。秉承管理對(duì)檔案管理工作的人性化發(fā)展有著重要的促進(jìn)作用。柔性管理的最大特點(diǎn)是依靠員工的心理過(guò)程而不是權(quán)利的影響。它還取決于每個(gè)員工內(nèi)心深處所激發(fā)的主動(dòng)性、內(nèi)在潛能和創(chuàng)新精神，因此具有明顯的內(nèi)在動(dòng)力。檔案管理層的人員和組織都有良好的條件，如服務(wù)專(zhuān)業(yè)化、針對(duì)性強(qiáng)，申請(qǐng)更直接；工作彈性大，往往一人多責(zé)，職責(zé)分工明確，而且不容易相互指責(zé)；人員結(jié)構(gòu)層次小，便于提高管理的科學(xué)性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性；使信息傳遞及時(shí)有效。結(jié)合這些特點(diǎn),要充分發(fā)揮靈活高效的優(yōu)勢(shì)，引進(jìn)靈活的管理手段，為各項(xiàng)業(yè)務(wù)的發(fā)展創(chuàng)造有利條件。除了各級(jí)檔案管理人員外，檔案管理也是面向用戶的。目前，比較突出的矛盾往往集中在制度層面。比如，檔案借閱時(shí)，對(duì)借閱人很警惕，到處登記，隨時(shí)監(jiān)督，手續(xù)煩瑣，使用者處于被阻止的境地，容易產(chǎn)生叛逆心理和對(duì)立情緒。柔性管理的引入，在具體的條款和內(nèi)容上，不僅做出了嚴(yán)格的規(guī)范，而且用委婉語(yǔ)和溫馨的句子代替了“不…”的這種強(qiáng)硬的句子，以提醒的方式進(jìn)行溝通，有效地體現(xiàn)了對(duì)用戶價(jià)值和權(quán)利的充分認(rèn)可，在所有業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)和服務(wù)細(xì)節(jié)上體現(xiàn)人文關(guān)懷，才能建立良好和諧的關(guān)系，將僵化的規(guī)章制度軟化為以自律為基礎(chǔ)的人性化管理模式。

（五）增強(qiáng)管理中對(duì)于科技的運(yùn)用。雖然我們強(qiáng)調(diào)人性化管理，但是絕對(duì)不能因?yàn)槿诵曰墓芾矶鄙倭藝?yán)格的要求和各種規(guī)章制度，但是這兩者又是相互矛盾的，不能統(tǒng)一的。于是我們希望用人去進(jìn)行人性化的管理，用一些科技進(jìn)行規(guī)章制度的管理。減少人對(duì)規(guī)章制度的管理，轉(zhuǎn)而用機(jī)器高科技產(chǎn)品，能夠大大降低人們對(duì)于工作中的抱怨、對(duì)于管理人員的抱怨。比如現(xiàn)在上班就要進(jìn)行打卡制度，全程都是由機(jī)器在統(tǒng)計(jì)大家上班和下班的時(shí)間，而不是有一個(gè)工作者去監(jiān)管。同事之間更加的平等，關(guān)系更加和諧。希望擁有更高科技的手段，簡(jiǎn)化借閱時(shí)的煩瑣的程序，比如現(xiàn)在流行的人臉識(shí)別功能，人員一進(jìn)館就能識(shí)別身份，不需要進(jìn)行煩瑣的登記，當(dāng)文檔被拿下來(lái)的那一刻，就已經(jīng)記錄過(guò)了，被拿走的檔案以及拿走檔案的人，兩者之間產(chǎn)生一種對(duì)應(yīng)的關(guān)系，雖然一切都被記錄下來(lái)，但是在沒(méi)有人監(jiān)督的環(huán)境下，員工總是感到身心愉悅，更加放松的去閱讀文檔，并且更愿意去閱讀文檔，為文檔的閱讀增加了一份寧?kù)o感。有利于學(xué)者進(jìn)行研究，工作人員借助業(yè)余時(shí)間提升自己的能力。總之我們應(yīng)該要增加科技的運(yùn)用，不僅能夠減少人力上的輸出，降低單位的支出，還能夠提供更加人性化的環(huán)境。

四、事業(yè)單位檔案工作中的人性化管理總結(jié)

總之，在檔案管理的工作中進(jìn)行人性化的管理是利大于弊。能夠提高員工的歸屬感，提高員工的合作能力，甚至運(yùn)用高科技管理還能夠降低人力成本，增加事業(yè)單位的人文文化，事業(yè)單位的關(guān)懷能夠激發(fā)員工的愛(ài)心以及工作的信心，堅(jiān)定了員工們對(duì)于社會(huì)的科技文化、教育衛(wèi)生等事業(yè)的奉獻(xiàn)的信念。我們要盡最大的可能去做到人性化的管理，雖然需要社會(huì)各個(gè)方面的進(jìn)步，才能夠做到更好。作為事業(yè)單位，這種公益性質(zhì)的單位，應(yīng)該要以人為本，為其他的單位企業(yè)做出榜樣。提高全社會(huì)以人為本的信念，從而促進(jìn)社會(huì)的進(jìn)步。當(dāng)然，我們還有許多需要做得更好，比如說(shuō)在管理方面仍有管理人員不足、管理人員不夠?qū)I(yè)、組織過(guò)于簡(jiǎn)單的問(wèn)題，也存在著個(gè)人的目標(biāo)與組織企業(yè)的目標(biāo)不吻合的現(xiàn)狀，有時(shí)候可能會(huì)導(dǎo)致制度上的監(jiān)管不嚴(yán)，這都是錯(cuò)誤的人性化管理，人性化管理并不是拋除制度等嚴(yán)格的規(guī)范，人性化的管理需要更加嚴(yán)格的制度管理。還應(yīng)當(dāng)重視情緒管理，努力營(yíng)造舒適激情的工作環(huán)境，同時(shí)也應(yīng)對(duì)情感進(jìn)行管理，可以調(diào)動(dòng)自身的積極性，從而展現(xiàn)和充分發(fā)揮自身的創(chuàng)造能力和工作積極性，提高服務(wù)能力和檔案管理的效率，努力讓人民滿意，讓事業(yè)單位檔案工作中的人性化管理可以充分發(fā)揮作用。