基于PDCA循環的高職院校內部控制體系的研究與實踐

文/計妍 尹蘭梅 李慧媛 王曙光

在社會需求以及國家的大力支持下，我國的高等職業教育獲得了快速發展，已經成為我國培養應用型、技能型人才的主陣地。隨著國家對于高職教育重視程度的不斷提高，我國一些高職院校的辦學模式開始有了更多的創新，不再是單純的復制本科院校的辦學模式，而是更加注重辦學的綜合性、專業性及實用性[1]。在經濟活動更加復雜和頻繁的背景下，加強高職院校內部控制體系的構建，提高內部管控的質量，對于院校本身的發展具有重要意義。作為事業單位，高職院校的內部控制是保證單位能夠完成管理目標的制度、政策以及程序，因為事業單位的特殊屬性，為了降低發展的風險性，更好地保護單位的財產安全，往往會制定一系列的管理辦法，以便能夠及時發現發展中存在的不合理之處，做出及時的應對，還需要保證會計信息的真實性、合法性以及完整性。只有實施科學有效的內部控制措施，才能為教育經費的管理水平和使用效益提供保障，才能更好地保證財務數據以及管理信息等的可靠性，從而保護好院校財產的安全和完整。

一、基于PDCA循環的高職院校內部控制體系的相關研究概述

（一）理論概述

1.PDCA循環的內涵。PDCA循環是一種管理理念及模式，多應用于質量管理活動中，最早是由休哈特博士提出的，但是，卻是由另一位全球著名的質量管理專家——愛德華茲·戴明完成的后續傳播活動，也正是因為戴明的宣傳推廣，PDCA循環逐漸在世界范圍內普及、應用，所以，PDCA循環也被稱為戴明環[2]。

PDCA循環這一模式主張在開展質量管理活動時將其分為四個階段進行，分別是計劃階段（Plan）、執行階段（Do）、檢查階段（Check）以及處理階段（Action）。在具體的質量管理活動中，PDCA循環的工作模式就是把各項管控工作按照作出計劃、計劃實施、檢查實施效果、將不符合標準的留待下一輪循環的順序來進行，如此周而復始，既能保證質量管控工作的長期性、延續性，也能及時發現工作中存在的問題并加以解決。

2.內部控制的含義。內部控制是現代企業管理中較常應用的一種理念與措施，指的是一個單位或者企業為了更好地達成其經營目標，保護自身已經擁有的和所能創造的資產的安全完整，而在其內部采取的用以自我調整、約束、評價、管理控制等的一系列手段的統稱[3]。良好的內部控制可以保證單位決策的正確性以及各項決策的貫徹執行，可以保證會計信息資料的正確可靠，可以提高經營活動的經濟性、效率性，提高管理水平等，對于企業的發展具有重要意義。

（二）事業單位的內部控制及引入PDCA循環的必要性

隨著現代企業管理理念的興起以及普及，內部控制已經受到越來越多企業的重視，而企業內部控制相關制度以及政策的頒布出臺，也為企業開展更加科學高效的內部控制提供了依據和保障。但因種種原因，我國數量龐大的事業單位的內部控制卻沒有獲得相應的發展。事業單位作為公益性質的社會服務組織，都是由政府出資設立的，其日常運營發展所需的經費一般由公共財政撥款。其主要的收入來源是財政資金，經濟業務較為簡單，與一般企業的經營管理存在較為明顯的差異，因此其內部控制不能照搬企業，也就缺少了相應的制度依據及保障，導致事業單位的內部控制中存在較大問題，甚至已經影響到了事業單位的工作效率及服務質量。

在現代管理理念不斷成熟發展的背景下，引入科學先進的質量管理模式成為了有效解決事業單位發展受困現狀，強化內控意識，提高內部管控水平的當務之急。PDCA循環作為一種經過了實踐驗證的科學的質量管控辦法，將其引入到高職院校等事業單位的內部管控體系中，可以從計劃開始加強內控力度，通過其循環往復的工作模式，改變當前事業單位內部控制乏力的局面。

二、現階段我國高職院校內部控制中存在的問題

（一）高職院校的內部控制意識較為薄弱

因為高職院校是國家的事業單位，它是提供社會服務的機構，院校所需的財務開支等均是由公共財政撥款。在較長的發展中，高職院校的管理層們已經形成了慣性思維，依然沿用傳統的管理模式，內部控制意識幾近于無。有的管理者片面認為既然是事業單位，只要能做到收支平衡，就沒有必要去計較內部控制的問題。而一些院校雖然采取了內部控制，但對內部控制的認識也較為片面，并沒有深刻了解內部管控的重要性。在開展內控工作時常常流于形式，設置相關崗位，也制定了相應的制度，卻缺乏與之相應的內部建設，內部控制的體系不夠完整，很難發揮出應有的作用。

（二）缺乏實施內部控制的環境及氛圍

現階段，在我國的高職院校中開展內部控制的數量較少，即便開展了內部控制也未達到應有的效果，導致內部控制的展開在高職院校中缺乏相應的環境和氛圍。因為缺乏成功的例子，高職院校開展內部控制的積極性不足。部分高職院校為了應付，選擇了事后審計的辦法，因為沒有設置相應的審計崗位，在審計時還需要臨時從其他部門抽調，并沒有全程跟蹤監督審計院校的各項經濟活動按照事前、事中和事后的順序。僅僅開展事后審計并不能達到應有的審計效果，達不到對相關經濟活動進行監督甚至糾錯的目的。

（三）對各項經濟活動的監管不完善，監控力度較小

高職院校支持各項活動的經費主要來自財政撥款及學費收入，有一些院校較為重視貨幣資金，開展了針對性的內部控制，以此來加強對貨幣資金的監督管理。但是對于院校的實物資產等的關注度卻不高，沒有開展相應的內控管理，對于物資采購以及工程項目等活動更是缺少相應的控管措施[4]。雖然有些院校制定了相應的管控辦法，但執行力度不足，缺少必要的監督。有些院校雖然在采購時也采用了招投標的管理辦法，卻忽視了設備的使用狀況，導致一些教學儀器設備閑置現象嚴重，使用率較低，造成了資金的浪費。而且，因為忽視了對于固定資產的定期盤點、會計記錄的作用等，導致很多院校都存在資產不清、賬賬不符、賬物不符等現象。

三、利用PDCA循環建立高職院校內部控制體系的措施

（一）加強宣傳，強化內部控制意識

內部控制并不只是財務部門的工作，它需要全員的參與，既需要院校領導層的支持，也需要各職能部門積極配合、通力協作。所以，必須在院校內加大宣傳力度，向內部人員普及內部控制的必要性和重要性，提高全員的內控意識。各職能部門需要安排專人負責協調、處理內部控制事宜，建立清晰的責任制和工作流程，保證內部控制能夠長期執行。高職院校應該嚴格按照《會計法》的相關規定，加強會計控制的制度、組織建設，制定嚴格的規章制度，按章辦事，認真核實會計資料，保證內控的有效開展。

（二）加強制度建設，為內部控制開展創建良好的環境

若想推動內部控制的開展，就要為其營造良好的環境氛圍。影響內部控制開展的環境主要包括院校本身的組織結構、內部通行的規章制度、管理層的思想意識及管理水平等方面。要明確各領導層及各部門崗位的職責權限，要做到職務相互分離；堅持嚴格的授權審批制度；加強各組織機構之間的相互監督和控制；加強對管理層權力的制約和監督；對于從事后勤服務工作的關鍵人員要盡可能使用學院正式職工，以加強其對相關領導的制衡作用。此外，院校還應經常組織相關培訓活動，加強對各級管理人員及職工的教育和培訓，幫助其正確認識內部控制，提高執行內控制度的自覺性，為內控的開展創設良好的環境。

（三）強化監控力度，提高內部審計的效果

高職院校要重視并加強內部審計機構的建設，加強內部審計力度，重點加強基建項目招投標、學校后勤、辦公物資采購等環節的監控力度。改變傳統的審計方式，將審計工作貫穿于整個會計活動中，進行事前、事中、事后全過程的審計監督，完善制度建設，及時發現并解決財務問題。除此之外，還應該加強各級行政主管部門對院校內控的檢查，保證院校能夠堅持規范的內部控制制度，督促其進行整改和完善，不斷提高其內部管控水平。

（四）完善內控體系建設，開展全過程的質量管控

PDCA循環是一個能夠不斷循環的管理模式，從計劃的制定、執行，到執行結果的檢查以及處理，是全面質量管控辦法。高職院校的內部控制往往只關注了計劃執行環節，卻忽視了其他環節。所以，高職院校應加強完整的內部控制體系的建設，建立完備的內控流程。首先，加強對于計劃環節的管控，進行科學的可行性研究，保證各項規劃、決定的正確性；其次，嚴格監督執行過程進行，通過建立獨立的內部審計機構來對各項活動進行有效監督；再次，建立完善的內部控制評價體系，充分發揮國家及社會審計機關的監督作用，對學校的內控過程及效果進行評價，保證其控制制度的完整性、合法性及有效性等；最后，要加強對內部審核中發現的問題的處理力度，對于存在的問題必須進行嚴肅處理。

四、結語

在現代化的發展中，高職院校的職能逐漸多樣化，其籌資渠道也愈加廣泛，其經濟活動變得頻繁和復雜，開展科學的內部控制也就成為了必要。利用PDCA循環的理念來指導高職院校的內部控制建設，可以更好地保護學校資金及財產的安全完整，也可以提高管理水平，促進學校發展。