新型冠狀病毒肺炎疫情中心地區檔案收集工作研究

文/交通運輸部長江航務管理局檔案中心 劉俊玲

發生在2019年底至今的新型冠狀病毒病疫情是新中國成立以來在我國發生的傳播速度最快、感染范圍最廣、防控難度最大的一次重大突發公共衛生事件。武漢處于此次疫情中心，自疫情發生以來，廣大檔案工作者牢記使命勇于承擔責任，在做好防控疫情工作的同時，始終踐行蘭臺人的本職擔當，而隨著疫情持續蔓延，開展疫情期間各類檔案的收集工作成了檔案工作者工作的重點，也是挑戰。鑒于此，我們怎樣在疫情防控的同時，同步跟進收集疫情期間產生的大量資料，做到疫情期間疫情防控與檔案收集齊頭并進，保證檔案人員自身安全及疫情期間檔案資源的齊全完整是我們急需解決的問題。本文將就此方面展開探討。

一、落實疫情防控期間檔案部門疫情防控責任

（一）學習并落實各級疫情防控指揮部門要求及指示精神。自疫情發生以來，黨中央成立應對疫情工作領導小組，習近平總書記親自指揮部署，全國上下萬眾一心、眾志成城，各級政府啟動重大公共突發衛生事件響應機制，采取了最全面、最嚴格、最徹底的防控舉措。在疫情暴發及蔓延的中心地區，檔案部門首要任務是學習并領會各級疫情防控指揮部門防控要求與指示精神，以堅定的信心、積極的態度、科學的視角、參與到疫情防控工作中去，切實落實各項防控措施及指示精神。與此同時，作為“為國守史，為黨管檔”的檔案工作者，應在認真學習及落實中央應對疫情工作領導小組各項指示精神的同時，根據指示結合自身部門業務，將防控任務落實到本部門業務工作中去，做到嚴格防控、封控。

（二）全力參與并落實疫情防控各項具體措施。全力按照各級疫情防控指揮部門要求，積極參與開展聯防聯控機制，制定本部門疫情防控具體辦法，使之具有科學性及可操作性，切實保證本部門檔案工作者生命安全及檔案安全；參與本單位疫情防控各項措施的落實工作，認真做好各項應急措施；在做好本單位本部門疫情防控的同時，積極參與各基層單位疫情防控，下沉社區，切實做好各項群眾服務工作。確保本部門疫情防控各項具體工作落實到位。在疫情暴發高位運行階段，實行封閉館（室）的管理辦法，立即下發通知，暫停人員面對面交流的檔案進館、檔案收集、檔案征集等各項檔案接收及移交工作，對檔案移交緩沖室、除塵室等場所進行全面消毒，采取必要的科學的防護措施，確保檔案工作人員人身安全。

二、落實疫情防控期間對所屬部門檔案收集工作的指導責任

（一）迅速制定疫情期間檔案管理辦法，指導疫情防控期間檔案收集工作。學習上級檔案行政部門下發的有關疫情防控期間檔案管理的有關通知，根據通知要求，結合本單位疫情期間防控及產生檔案的實際情況，制定并下發本單位疫情防控期間檔案管理規定及實施細則。重點制定新型冠狀病毒肺炎疫情檔案收集范圍，新型冠狀病毒肺炎疫情檔案是指在防控疫情工作過程中形成的有價值的各種門類與載體的文件材料和數據等，包括黨和國家有關部門及領導的批示講話、重大決策部署、相關政策文件、會議紀要、協調機制、防控方案與措施、衛生檢疫、醫院診治、科研攻關、物資保障、社會動員與捐贈、社會綜合治理、工作匯報與總結、檢疫監測、疫情統計、輿情治理、媒體報道與宣傳、社會參與、國際合作等。這些檔案資料記錄了全國上下萬眾一心，眾志成城抗擊新型冠狀病毒肺炎疫情的過程，凝聚著各種一線救治經驗，各類組織參與及各級聯防聯控具體舉措，科研攻關以及經驗總結等各種智慧，既是歷史的見證，又可為今后應對突發公共衛生事件提供翔實的資料，能夠從廣泛的角度為應對將來突發公眾事件提供經驗支持。因此，經過調研，了解本單位各部門產生和將要產生的疫情防控檔案資料，制定與本單位適應的疫情防控檔案歸檔范圍，并使之具備直觀可操作性，是每個檔案部門首先要做的。將制定的疫情防控檔案歸檔范圍迅速下發到各部門，尤其是一線人員手中，對檔案歸檔范圍進行宣貫，開展檔案歸檔范圍的精細化及內容解釋工作，能夠加深一線人員檔案意識，將有利于疫情防控檔案的收集，實現收集工作的前端控制，從檔案資料產生源頭保障檔案資料的收集。

（二）開展多種收集方式，指導各單位針對疫情發展不同階段調整收集模式。先了解各單位所處位置疫情蔓延程度，針對各單位處于不同程度疫情地區，指導各單位開展差異化檔案資料收集模式，疫情“震中”地區以開展線上收集為主，線下收集為輔的模式，二者進行互補；使疫情防控檔案歸檔范圍最大限度地被一線疫情防控人員所了解，使一線疫情防控人員意識上時刻保持檔案資料歸檔的敏銳性，通過線上線下協助一線業務人員對資料進行歸檔，檔案人員要充分發揮主觀能動性，在做好自身防護的基礎上深入一線，現場幫助一線業務人員對疫情防控資料檔案的收集工作。對處于疫情較緩和地區的單位，檔案人員要與一線業務人員時刻保持一致，堅守疫情防控一線，實地開展檔案資料的歸檔及檔案征集工作，確保疫情防控檔案應收盡收，應歸盡歸。在檔案資料的收集過程中，要指導一線業務人員進行檔案資料的全過程管理及全流程管理，力爭疫情防控工作做到哪里，檔案收集就跟到哪里，確保檔案資料歸檔的及時性，同時對一線業務人員進行檔案規范收集的業務指導，確保檔案資料收集的規范性、真實性。對于疫情暴發階段因采取線上收集方式，或因疫情防控利用需要，暫時不能收集歸檔的資料，要在疫情好轉時期或疫情結束后，及時補缺查漏，確保檔案資料不遺漏、不流失，做到檔案資料收集的完整性及成套性。在檔案資料收集過程中，注重指導檔案人員對各種渠道產生的多種形式的檔案資料進行分辨及收集。檔案人員要熟悉產生疫情防控檔案的各類媒體渠道，例如新聞媒體在直播、采訪過程中的相關紀實資料，眾多網絡平臺、小程序及手機APP產生的諸如微博紀實、微信推送及發布等各類不同媒體渠道產生的檔案資料。對在各類平臺發布的屬于歸檔范圍內的疫情防控資料及宣傳報道要進行鑒定與分類收集。不僅要做好諸如工作筆記、總結、匯報等傳統紙質資料的收集工作，還要注重對抗疫過程中軍民間涌現的感人事跡等標志性材料的收集與歸檔，譬如對抗疫日記、請戰書、援鄂醫療隊相關涂鴉，志愿者工作記錄、特殊機票等的收集工作。同時還要注重對民間防疫抗疫的相關文化創作、文學作品、影視作品、故事，農村地區防控疫情的做法與經驗的資料收集。檔案資料收集要跳出思維局限性，要加強對各類媒體渠道產生的視頻資料、文字報道、錄音資料、數字圖片、口述資料以及實物等其他載體形式檔案資料的重點關注，并按照相應的規范進行分類收集。

三、落實疫情防控期間本級部門檔案收集主體責任

（一）落實本級檔案部門檔案收集責任。在疫情防控期間，在迅速制訂收集方案，落實指導所屬單位檔案收集工作的基礎上，要兼顧本部門新冠疫情防控期間業務資料和專題資料的收集與歸檔，要確保疫情期間常規業務資料收集不缺失，疫情防控專題檔案收集不缺位。對于本單位疫情防控期間產生的常規業務方面文件，在因疫情而全面封控時期，可通過線上OA系統進行收集并自動歸檔，待疫情結束后再進行紙質檔案的補充收集。對于本單位產生的疫情防控專題資料，則要在做好自身防護的基礎上，盡可能與一線疫情防控人員進行對接，深入一線進行收集，對疫情初期因防控封閉需要，暫時不能完成的檔案資料收集可采用預立卷模式，進行案卷位置預留及目錄打印，待疫情態勢向好或疫情防控結束后再進行統一集中。

（二）根據疫情防控情況適時開展檔案征集活動。隨著疫情發展，要在審慎研判的基礎上，適時開展疫情防控檔案征集工作，對疫情期間涌現的各類具有代表性的，典型的，極為重要的檔案，可在確保安全的基礎上，進行征集。征集以專題檔案、檔案展覽及紀念館籌備、檔案進一步編研利用需求等方式進行，征集檔案要多元化，不限于傳統形式紙質檔案，還應當包括各種音頻、圖片、實物，譬如：各傳統媒體渠道及新媒體渠道產生網絡信息，微信公眾號及微博發布內容；各類民間產生的大量資料，如戰地日記、個人自拍視頻、自述、見聞、記錄影像、充滿記憶的壁畫、紀念防護服等。確定合理的征集范圍，科學的征集方案，為檔案資源的進一步優化與整合奠定一定的基礎。需要特別注意的是，由于此次新冠肺炎疫情防控耗時長，蔓延范圍廣，因此期間產生的檔案資料浩瀚復雜，各級檔案機構人員應當按照檔案征集相關規定，合理確定檔案征集范圍，既不可因征集工作不到位而造成檔案散落、遺失等安全問題，也不可任意擴大檔案征集范圍，應按照“以我為主”的原則，征集跟本單位相關或在本檔案機構行政管轄范圍內的檔案。

（三）及時進行檔案收集過程的檔案管理，補充全宗卷內容。此次新冠肺炎疫情，是我們面臨的前所未有的重大突發公共衛生事件，新冠肺炎疫情防控工作規模空前，其產生的檔案資料數量巨大、種類繁多、內容豐富，相關文獻積累數量也日益龐大。總結疫情期間檔案收集經驗，形成新冠肺炎疫情防控檔案收集管理的檔案，及時續編全宗卷，充實全宗卷及大事記等檔案檢索工具內容；建立此次重大活動檔案獨立管理卷，對疫情防控檔案的收集工作進行經驗總結和資料匯總，進而將文獻資料凝聚的經驗及智慧更好的匯集，為今后應對突發公共衛生事件提供資料支撐。