新時期檔案管理與創新研究

文/山東省菏澤市城建檔案技術咨詢服務中心 何志強

面對時代提出的新要求，各類工作者要以高科技作為發展的支柱，以具有創造力的智力為載體，依靠知識和數據促進經濟的飛速發展。尤其對于檔案管理工作而言，現代化管理技術的普遍運用，會產生大量的電子文件，檔案管理已經不僅僅局限在紙質檔案，電子檔案的接收和管理占比已經逐漸擴大，必須對檔案工作者提出新要求，不斷提高工作水平。

一、實現檔案管理工作創新的重要性

新時期，在創新檔案管理工作的過程中，要及時了解檔案管理工具、人員以及運營程序中存在的各種問題，還要及時提出解決方案。在改進過程中，檔案管理工作者要不斷完善檔案管理制度，提升工作的嚴謹度、科學度。同時，還要及時對檔案管理人員進行素質培訓，引導他們充分認識到工作的重要性，提升專業水平。

（一）創新是社會發展的必然要求。常言道，創新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發達的動力。一個企業要想發展，不被淘汰，就要轉變傳統觀念，積極進行創新。開拓創新作為推動社會發展的重要動力，面對時代提出的新要求，我們更要學會適應新形勢，掌握認識新事物的強大思想武器，不斷對人類生活的世界進行深刻認識。在我國向著實現全面小康社會的目標大步跨進以來，檔案管理工作作為一項重要崗位，也必須按照國家提出的新方向持續發展。要想實現持續發展，檔案管理工作者就要根據自己的工作進行創新，這也是實現檔案工作社會性、開放性、全面性的新要求。

（二）創新是檔案管理工作發展的不竭動力。新時期，我國檔案管理工作已經有了很大的進步，檔案工作的基礎設施和工作條件也實現了大跨步的前進，對于檔案管理的基礎業務和信息的資源建設都發生了巨大的變化。但檔案工作者還要不斷向著社會提出的新要求努力，不斷開拓服務功能，增強檔案意識和法制意識。但檔案管理工作仍存在許多問題需要解決，比如檔案管理工作本身具有的單調而無聊的工作形式，傳統落后的工作方法，這些都是導致檔案工作者缺乏創新意識和創新激情的重要因素。相關工作人員長期處在一種辦公狀態下，墨守成規，按照慣例做事，卻很難實現檔案工作的新發展。要想檔案工作與時俱進、實現持續發展，就要積極進行創新，開拓發展新局面。

（三）創新是檔案工作實現可持續發展的基礎。要想實現檔案工作的可持續發展，就要實現其功能的改善和提高，同時還能與經濟協調發展。特別是對于事業單位的檔案管理者而言，更要注重人的發展。從社會需求的角度來說，檔案管理者要把握檔案工作發展的基本方向，確定發展的規模，將提高檔案管理工作的效率和水平作為最終目標，建立檔案事業和社會發展相互促進、相互融合的緊密聯系。要想實現檔案事業的飛速發展，還要根據目前檔案工作的情況不斷創新，創新其社會功能，為其他工作提供更好的服務。除此之外，還要提高管理人員的工作專業技能，也要引導其主觀上重視工作內容。還要積極引入先進的現代信息技術進行檔案管理，提高工作的智能化和專業化，還要利用計算機和大數據進行統計、整理以及分析檔案信息，不斷使工作詳細化、具體化，提升檔案管理水平以及工作效率。

二、現階段檔案管理工作中存在的問題

檔案就是一部紀錄片，它記錄著社會的發展以及時代的進步。因此，檔案工作的重要性不可忽視。而在新時代發展的背景下，檔案工作也要實現全新的突破，同時還要深刻認識到傳統檔案工作中存在的問題，推動檔案服務朝著人性化、服務化、信息化發展。很顯然，傳統的檔案工作已經滿足不了新時期的發展要求，因此，檔案工作者要積極進行創新，不斷改進服務質量，更好地為社會服務。

（一）檔案工作人員專業水平較低。判斷檔案工作質量的高低重點就在于檔案管理人員的專業水平，這份工作不僅要求工作人員具有較高的專業素養，還要有強烈的工作責任感，只有科學認真的態度以及艱苦耐勞的品格才能更好地勝任這份工作。但是，實際檔案管理工作人員的專業水平仍存在欠缺，和其他行業相比，無論是文化程度，還是專業素養和業務能力上都有一定差距，而這些都是檔案工作跟不上新時代發展的重要因素，也是無法跟上時代步伐的重要阻力。要想提升檔案工作人員的專業水平，就要定期組織專業培訓，還要互相進行工作經驗交流和分享，相互之間取長補短，大幅度提升專業水平。

（二）經費不足、設備老化。在一項工作中，工作設備也是影響工作水平的重要因素。面對電子檔案占比的不斷增多，工作的開展都與財力和物力有關，也是工作進行的基礎，是檔案管理工程中的重要載體，沒有這些資源，一些工作都無從談起。面對信息技術的快速發展，計算機已經普遍運用到生活中的方方面面，同時計算機網絡技術也是提升檔案管理水平的重要手段。在一些單位中計算機只在少部分檔案管理部門中出現，還存在手動整理檔案的現象。但是，手動整理檔案的速度慢，信息量也有限制。面對急需要的檔案時，檢索速度也非常慢，這項工作的開發和利用價值都受到了限制。甚至在部分單位中，檔案管理室存在建設不完備、檔案保管環境差、檔案柜老化、保密性差的問題，這些問題都極大地影響了檔案管理水平的高低。

（三）檔案利用率低。從上面的論述中，我們不難發現，檔案管理工作有著巨大的作用，他對于一個單位的發展具有直接影響，同時，它記錄單位發展的歷程對單位的進一步發展有著重要的輔助作用。只要對檔案資源進行合理運用，就會給單位帶來效益，但是很多單位對檔案的重視程度并不高。檔案工作的高效性可以幫助一個單位了解其發展歷程，以便更好地制定下一步發展方向，這對于單位整體素質的提升也有著重要的作用。

（四）檔案管理相關制度不健全。制度就是規范工作的重要手段，每一個單位以及每一個工作部門都有著自己的制度，只有健全的制度才是規范員工行為，規范管理工作的重要保障。對于檔案管理這種工作來說，更需要健全的制度來提升服務水平，保障工作質量。在實際檔案工作中，搜集、整理、保管、借閱檔案等一系列服務工作都需要規范的制度來保證工作的有序進行，但是在部分單位中雖然存在制度的建設，很多情況下卻流于表面，并沒有將制度的作用落實。

三、創新檔案管理工作的有效措施

時代呼喚創新，社會的發展更需要依靠創新的力量。在社會主義市場經濟條件下，傳統的管理模式與時代的發展已經出現了嚴重的沖突，而靈活的機制才是永保行業活力的重要力量。在新時期，靈活的機制要求我們不斷進行創新，因此每一位檔案管理工作者更要認清自己肩上的責任，看清形勢的變化，不斷轉變觀念，開闊創新，將檔案工作特色化、專業化。

（一）提高檔案管理的現代化水平。在傳統檔案工作中，人們工作的開展大多依靠手工操作，其中包含文件起草、修改、定稿、整理以及存檔等多個步驟，這些工作看似簡單，但非常繁瑣，十分消耗人力，是經常會出現在檔案管理人員工作任務中的現象，還會出現人工失誤的問題。在新時期，檔案工作要學會創新，積極利用現代信息技術，采用計算機數據化的方式簡化工作量。由于計算機可以由人工進行系統化操作，便可以大大減少檔案工作的工作量，逐漸實現自動化水平。除此之外，檔案管理的現代化水平，還可以提升工作人員的工作效率，縮短檔案整治的時間。此外，計算機工作還能減少人工的失誤率，保障文檔的真實性和完整性。

（二）提升檔案管理人員的素質是實現檔案管理工作創新的基礎。對于檔案管理這一工作來說，工作人員必須要具備扎實、深厚的知識技能和專業水平。同時，檔案的保存還要求工作人員具備強烈的工作責任感，還要有嚴謹的工作態度，良好的職業道德，在熟練掌握工作安排的情況下，還要積極學習先進的工作經驗，不斷提升工作水平。更重要的是，檔案管理這項工作由于工作的特殊性，要求工作人員能夠承受寂寞，具備奉獻精神。在工作過程中，還要具備服務意識，從檔案利用者的角度出發，提供更優質的服務。這些都需要檔案工作者具備極高的專業水準。在新時期，更要加強責任意識的培養，提升管理人員隊伍的建設，不斷進行工作創新。

（三）創新檔案工作的服務手段。檔案服務才是檔案工作的核心，只有通過服務才能讓檔案發揮其應有的作用，才能促進單位與社會和諧發展，激發檔案事業以及單位的活力，從而走向可持續發展的道路。檔案管理工作要想提升工作水平，就必須進行服務質量的提升，堅持“用戶至上”的工作理念，在尊重用戶的基礎上提供優質服務，在最短的時間內滿足用戶的需求。當然，在創新檔案工作時，還要堅持傳統檔案工作中的優質手段，尊重一些老用戶的檔案使用習慣。在提升檔案管理工作現代化的同時，還要引導傳統用戶向現代化使用方式靠近，不斷接受新的理念，勇于嘗試新的使用方式。同時，檔案工作現代化的方式還要求檔案管理人員提升自己的計算機使用水平，才能更好地將檔案工作信息化、數據化，真正提升檔案信息的使用率。要想提升檔案服務的工作水平，就要提升管理機構的工作層次，引進全新的工作設備，幫助檔案室進行現代化建設，使檔案部門成為整個單位信息量最大的流通中心，充分發揮檔案的作用。檔案作為人類智慧的結晶，同時也是企業文化的聚集地，檔案事業作為單位發展的重要組成部分，更要發揮其現實作用。

四、結束語

綜上所述，檔案管理者面對不斷提出的新要求，更要積極進行創新，不僅要提供檔案原件的保護工作，還需提供不同載體檔案的修復、保護、復制服務，實現多方利用、多種服務。相關工作人員更要打破常規，不斷創新管理和服務的機制，創新思路，積極開拓檔案管理的新方式，實現機制和體制結合的共同創新。