水利工程檔案管理建設的現狀與對策

文/連云港市水利局 葉敏 郭涓

水利工程項目的建設全過程需要各方單位、各類資源的全局部署和調配，這使得水利工程項目難免會存在檔案管理弱化的情況，基于此，以水利事業單位主導的檔案管理建設現狀需要加速轉變。也就是說，水利工程項目的檔案記錄需要保證項目流程的系統記錄、項目各階段的材料收集、項目可研和項目驗收環節的重點核查和監督，以保證水利工程項目的監督管理活動能夠順利開展。

一、水利工程檔案管理建設的現狀

（一）檔案管理模式亟待轉變。由于檔案管理活動受到水利事業單位的制度部署、執行措施安排、直接和間接管理方式的影響，水利事業單位開展的各項檔案審批、檔案歸檔、檔案復核工作長期呈現出效率不夠高、管理模式亟待優化的現狀。一是檔案管理的直接、間接機制需要更新。由于單位絕大多數情況下應用人工直接審批材料、分級間接審批等形式進行檔案管理活動，單位處置大量水利工程檔案材料的情況下存在一定的效率提升空間，使得水利工程監管單位的管理模式無法適應新時期的水利建設需求。二是水利工程檔案管理的制度部署需要加強。由于水利工程項目參與各方的人力資本差異，再加上人力資源的高流動性影響，項目檔案材料的編制和收集過程難免會受到不利影響，從而導致水利項目參與各方單位的制度執行差異，最終影響到水利工程檔案管理活動的優化和提升。三是水利工程檔案管理活動的長期規劃有待細化。由于水利事業單位無法及時掌握長期內的水利工程建設需求，使得水利建設項目的檔案管理服務出現供給不充分現象。

（二）檔案材料的應用不足。一是檔案分析報告的編制不充分。也就是說，單位對檔案材料中出現的問題和不足并未及時挖掘，例如工程是否達到其設計要求、預算資金使用是否合理、項目建設后評價作用是否客觀等都普遍存在，最終無法保證對于水利工程項目的充分分析和報告。二是檔案材料的實際應用方式存在不足。當前，較多的水利工程檔案管理單位的主要職能還在于檔案的收集、整理與歸檔，立足于基本的檔案“收集”與“整理”工作，而這些重要的檔案資料，卻沒有發揮其“活教材”的重要作用，對于本區域的相應水利工程建設乃至本地國民生產沒有發揮應有的作用。未能對本區域未來同類型或者類似的水利工程設計、建設、管理提供可借鑒的重要參考，降低了水利檔案管理的應用效率，最終無法保證水利檔案利用率的穩步提升。

（三）檔案管理方式存在優化空間。一方面，是指單位的檔案管理基礎設施需要優化。由于單位檔案處理設備、單位檔案歸集設備以及其他檔案管理活動所需的設備配置不完善，使得單位的檔案管理效率難以提升。另一方面，是指單位需要進一步完善檔案管理方法論。由于單位針對檔案材料的初步收集、進一步審核、事中調研活動等環節缺少科學的理論指導，再加上管理方式過于單一、陳舊，使得單位長期的檔案管理模式難以優化。

（四）檔案管理的分工模式亟待優化。由于水利工程項目參與各方面對水利工程檔案存在重視度不高、信息不對稱現象，水利工程檔案管理活動的分工現狀不容樂觀。一方面，是檔案管理活動的崗位分工不明確。由于個別建設單位存在臨時設立檔案管理部門的現象，使得水利工程檔案的前期籌劃、中期執行、后期核驗環節存在權責混亂現象；另一方面，是檔案管理活動的分工科學性需要增強。由于個別水利工程項目的建設過程中存在一人多崗、一人包攬水利工程檔案記錄的現象，使得水利工程檔案資料的可靠性和準確性難以保障，最終不利于水利工程監管單位順利地開展檔案核查、檔案監督活動。

（五）檔案管理的制度執行力需要提升。盡管目前的水利檔案管理制度比較完善，但是個別工程項目的檔案材料編制過程中依然存在制度執行不力的情況。一是工程項目的資金結算制度執行力需要加強。由于水利專項資金在各單位間的資金明細材料細化程度不足，使得工程項目的資金流量明細核算難度增加。二是水利工程檔案編制的制度流程執行力有限。由于水利工程建設項目的參與方復雜、檔案材料編撰方不一，個別檔案編制者難免會出現臨時編寫、編寫細化程度不足等問題，使得后續水利事業單位的檔案審核難度加大。

（六）檔案應用管理的數字化程度不足。由于單位數字化檔案管理模式尚未確立，單位針對水利檔案的應用過程難免會存在數字化程度不足現象。一是數字化應用流程尚未確立。由于針對檔案收集、一次審核、集中歸檔、整體分類等過程的數字化處理方式尚未完整確立，單位檔案應用活動的處理效率難以提升。二是數字化管理的設備支持需要加強。由于設備采購不充足、設備選擇不科學，單位水利檔案的數字化設備難以科學配置，例如大容量存儲設備、數字化移動設備等設備采購不充足。

二、改善水利工程檔案管理現狀的科學對策

（一）進一步優化單位檔案管理方式。要提升水利事業單位檔案管理活動的質效水平，單位需要進一步優化檔案管理方式：一是加大檔案管理活動的資本投入。也就是說，單位需要保證檔案管理活動的資本密集投入，通過集中采購掃描儀、存儲設備、檔案處理設備等設備，使得程序化、電子化、無紙化的檔案管理方式得到全面應用，最終保證水利事業單位對水利工程項目的積極引導和合理控制。比如，針對檔案歸集環節的設備投入，單位需要增加掃描儀的投入規模，以保證單位檔案管理服務的有力供給。二是改善基于水利工程項目的檔案管理方法論。這需要水利事業單位針對以往檔案管理案例、檔案管理經驗，通過標準化處理、理論研討等形式，使得單位水利檔案的歷史遺留問題得到解決、后期規劃問題得到改善、標準化處置流程得到確立。例如，檔案管理目標和檔案應用的審核方式和數字化流程是其方法論主體內容之一。

（二）完善檔案應用不足。一是科學編制檔案應用的分析報告。單位需要對各方檔案編制材料中出現的問題和不足進行全面可靠的挖掘，從而杜絕檔案材料審核不嚴、檔案材料編制不規范等現象，以保證后期檔案材料各項信息的可靠應用。二是改進檔案材料的實際應用方式。這需要單位針對同類型、不同規模的水利項目建立足夠全面的數字化分類，使得單位檔案材料的應用過程中存在高效率的搜集、查找、歸集途徑，從而減少單位檔案應用過程中存在的效率問題，最終保證檔案審核復核、臨時查閱、后期二次利用等應用活動的效率提升。

（三）加速形成適應新時期的檔案管理模式。要加速形成適應新時期的檔案管理模式，水利事業單位需要關注兩方面內容：一是持續更新檔案管理活動的直接、間接機制。這需要單位應用施工單位自主性審批材料、第三方專業機構出具研究報告等形式開展檔案管理活動，以保證檔案應用環節的健康運轉。二是加強水利工程檔案管理的制度部署。這需要水利事業單位通過制度剛性確定水利項目的檔案管理人盡可能屬于非流動性人力資源，以保證水利事業單位后期接收和審核檔案材料的可靠性和合理性。

（四）科學設計檔案管理活動的分工流程。一方面，需要單位保證檔案管理活動的分工科學性。這需要水利事業單位加強監督杜絕水利檔案編制過程中的一人多崗現象，通過編制條例、設置監督節點、明確懲罰責任等形式，積極引導水利工程項目參與單位科學的履行自身的檔案管理職責，以保證水利檔案材料的可靠獲取；另一方面，需要單位增加檔案管理活動的分工細化程度。這需要針對水利工程項目的建設方和監督方開展一定的理論引導，水利事業單位要借助于勘測設計方針對監理的職責和權力范圍做出進一步闡述和約束，同時還要對建設方的檔案管理職責進行明確，最終保證單位對各項水利工程項目的高效管理和部署。比如，監理單位提供一部分檔案材料的，水利事業單位可以探索設計復核機制，使得監理單位的檔案材料編制更可靠、更靈活，在此基礎上，如若遇到項目建設檔案不符合歸檔標準的情況下，那么水利事業單位可以向監理方追究責任或提取證據材料。

（五）科學監督水利工程項目的檔案制度執行。要保證水利工程項目的健康持續開展，單位不僅需要針對施工單位的財務制度執行、檔案制度執行進行一定程度的監督，單位還需要針對非施工單位的、監理單位的檔案制度進行有力的控制和調查，從而保證水利工程項目的可靠進行。一是增加工程項目的資金結算執行監督。由于資金流屬于水利工程項目持續建設的血液，要保證水利項目的可靠進行，水利事業單位需要增加對水利專項資金的撥付結算監督，從上一級單位到基層單位間再到項目組的資金來向和去向都需要明確呈現在檔案材料中，從而保證水利工程項目檔案管理水平的提升。二是完善水利工程檔案編制的制度流程。針對水利工程建設項目的參與方復雜、檔案材料編撰方不一的現狀，水利事業單位需要明確指出勘察設計方、施工方和監理方等主要參與者的檔案編制流程，包括對水利工程項目的可研環節檔案編制、施工環節檔案編制和竣工驗收環節的檔案編制，同時對各方檔案材料的提供提出一定的細化程度要求，從而保證眾多水利工程項目的檔案材料完整可靠。

（六）建立數字化檔案管理模式。加快建立數字化檔案管理模式，首先，需要水利事業單位科學的開展設備采購活動，針對水利檔案材料的數字化處理設備、數字化應用硬件設備、數字化應用程序進行及時的引入和探索。其次，需要嚴格遵循預算程序編制預算計劃和預算可研報告，以保證水利檔案材料的數字數據庫及時搭建，最終為水利事業單位的數字化檔案應用過程提供有力的支持。比如，針對水利檔案材料的數字化處理設備，需要保證數字掃描儀、大容量存儲設備的采購和支持。再次，針對數字化應用的硬件設備，應當不僅限于計算機設備，還應該包括平板電腦設備等移動硬件。最后，在查詢或使用方面，可以通過電子檢索的方式，快速查找檔案，并通過相應的審批提供下載或借閱，為未來的水利工程設計與建設工作提供參考。

三、結論

水利工程檔案管理事關民生、事關經濟社會的持續健康發展，要想保證水利工程檔案管理現狀的持續改善，單位需要持續明確的目前水利工程檔案管理現狀，同時結合地方地理特征和現實情況進行對策探索，以數字化檔案管理為未來管理的主要方向，充分提升水利工程檔案的使用效率與效果，促進水利工程建設這一基礎設施的發展與完善。