知識管理背景下檔案管理模式研究

文/吉林省梨樹縣醫療保險經辦中心 孫曉宇

檔案管理是事業單位管理的基礎，其重要性不言而喻。用有效方式實現檔案管理的價值，不僅是事業單位進行檔案建設的要求，也是實現國家文化建設政策的要求，特別是近年來中國事業單位改革步伐的加速，使得新的檔案管理方法不斷涌現。

一、知識管理與檔案管理的關系

（一）知識管理概念分析。知識管理是在克服信息管理內在缺陷的基礎上發展起來的，這是一種重視與人溝通作用的信息管理活動，其本質是將一切結構化以及非結構化的信息與使用規則相互關聯起來，知識管理側重于知識資產的競爭優勢，重視學習創新，要求管理過程兼備靈活性、智能性、獨創性等特征。

（二）知識管理與檔案管理。檔案管理活動與知識管理之間緊密相關，二者之間的相似之處在于推動社會發展的管理目的，存在一部分相重疊的管理對象。另外，檔案管理和知識管理的管理過程有著密切關系，檔案管理與知識管理同樣需要對信息進行集中處理，也都同時適用于信息推廣和元數據等其他技術。因此，研究知識管理對檔案管理特別是事業單位的檔案管理工作具有重要的現實意義。

二、當前事業單位檔案管理存在的問題

（一）檔案管理思想觀念更新不及時。目前，部分事業單位的檔案管理工作仍集中于材料的收集、分類、保存、咨詢等方面。在年終總結階段，負責檔案管理工作的人員千篇一律，總是強調檔案管理工作一年中提交了多少材料，或者是為多少人提供了咨詢服務。他們認為檔案管理的關鍵在于管理，工作人員的責任在于對檔案資料的存放，重點工作要放在檔案資料的防蟲、防火、防潮、高溫預防等方面。至于定期檢查檔案的存儲狀況，及時針對已經損壞的檔案進行修復處置，檔案資料的利用是否達到最大化與自己無關，檔案管理不能適應單位發展的需要，思想處于落后狀態。

（二）檔案管理模式一味沿用舊例。時代不斷發展，科技的應用越來越廣泛。如今，先進的信息技術已廣泛應用于工作及生活的各個領域。但是，有些單位沒有意識到這一點，在檔案管理上也沒有及時引進先進技術，檔案管理模式仍然沿用舊例，技術水平不高，從而影響到檔案管理的效率。另外，在一些事業單位內部，檔案管理工作人員在檔案保存方面也存在問題，某些損壞或不完整的檔案資料無法得到修復，資料丟失問題層出不窮。

（三）檔案材料使用效率低。從檔案材料使用實際情況來看，部分單位仍然存在一些不合理的地方。在使用檔案材料的過程中，大多數是以借閱的形式或直接去檔案室查詢所需信息。此外，不屬于單位內部在編的人員在查閱檔案的過程中往往會受到較多限制。這些情況的出現將在一定程度上影響單位檔案材料的有效共享和使用效率，造成檔案材料存放雖多，但檔案使用價值低等問題。

三、知識管理背景下如何創新檔案管理模式

（一）樹立檔案管理的大局觀念。從知識管理的角度，我們必須考慮檔案管理工作的改進問題。這不僅需要與實踐相結合，同時也需要進一步在檔案管理的過程中確立大局觀念。事業單位檔案管理應當結合環境因素和其他有關因素加以綜合考慮，同時我們還應注意事業單位的外部環境因素，明確管理重點。在實際的檔案管理工作中，不僅要做好文件的收集和整理，還要意識到動態的知識信息化可以提高檔案管理的工作效率，并通過這種方式建立相對完整的文件管理模式。要進一步分析事業單位檔案管理的新理念，建立大局觀，改變傳統的狹義認知，并根據事業單位的檔案管理要求和知識內容擴展管理內容。

（二）提高單位管理人員的素質。通過檔案管理和知識資源的結合，有助于檔案管理人員從簡單的資料整理者轉變為知識管理者。檔案管理工作的特點、工作方式等均已發生了很大變化，對管理人員本身的要求也大大提高。長期以來，檔案管理工作一直是以實體資料的管理作為基礎，但現在依靠的主要是知識資源，需要高水平的業務人員。例如，將文件管理集成到網絡系統后，檔案管理人員應具有一定的網絡安全知識，對安全問題保持敏感，及時發現網絡系統中一些隱藏的風險因素，或者發現存在黑客攻擊的可能，并能夠積極進行應對。此外，由于檔案管理逐漸朝著知識密集型的方向發展，因此要不斷通過培訓學習、實踐操作練習等方式提高檔案管理人員的整體素質。

（三）建立基于知識理念的檔案管理制度。在構建基于知識理念的檔案管理模式的過程中，第一，要在原有管理系統存在的基礎上，建立適合于知識管理模式存在的系統。基于知識理念的事業單位檔案管理模式的建立主要包括人員結構、文化思想、管理體系三個方面。其中，在事業單位檔案管理部門中弘揚先進的文化思想尤為重要。應該努力在事業單位內部形成檔案管理的文化觀念，使檔案管理人員在做好相關工作的同時，能夠以基于知識理念的檔案管理制度為指導，積極進行變革。人員結構是整個事業單位知識型工作組織建構的核心組成部分，主要是通過培養更加專業的檔案管理人員隊伍提高人員素質，除了具備專業知識之外，還可以要求他們掌握一定的管理文化知識。第二，對于分散在其他職能部門的檔案管理人員，他們應該盡快了解檔案管理模式和基本的工作理論，對保護檔案的價值具有一定的認知，增強他們的檔案管理知識理念。另外，對于檔案管理系統的建設，還要建立并不斷完善以服務為導向的檔案管理制度，以提高知識理念在檔案管理工作中的作用。

（四）積極應用先進的信息技術。為了實現事業單位檔案管理的有效性，事業單位必須積極改變傳統的管理方式，使先進的信息技術應用于檔案管理，使其能夠滿足實際需要。因此，從該角度出發，檔案管理需要積極引入先進信息技術，在特定的資料管理工作中有效利用技術力量，使檔案管理工作具備現代信息化的特點。積極應用先進技術不僅有利于對檔案進行分類，而且有利于后續管理工作更好地開展。在具體工作過程中，事業單位通常會累積很多原始文件信息。為了更好地處理這些資料，相關單位需要將數據輸入到計算機的文件目錄中，然后對信息進行處理和分類保存，并設置關鍵字作為搜索方式，方便后續的信息搜索工作。此外，原始文件信息也應及時上傳到相關系統，并由具備一定安全系數的系統進行保存。如此一來，檔案管理模式將更加信息化。但需要注意的是，在檔案管理信息系統的建設過程中，有關人員必須從單位的實際情況出發，準確把握單位的發展趨勢，以確保信息系統的安全穩定為目標，準確區分文件的安全管理級別，并提供相對應的管理措施。

四、結束語

在技術更新不斷加快的時代，基于知識管理背景下的檔案管理應采用更多技術性的信息手段，培養更多高素質的檔案管理人員。同時，只有讓所有人意識到檔案管理工作的重要性，并在管理制度、資金、人員、流程等方面進行創新，才能為知識管理背景下的檔案管理工作開辟全新途徑。