數字檔案館視閾下的檔案智慧服務思考

文/華能澠池熱電有限責任公司 孫惠媛

檔案是指國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。隨著我國網絡技術和電子計算機的快速發展，各行業、機構在發展中積累和形成了大量具有重要保存價值的檔案。在新形勢下，數字檔案館工作人員應不斷創新服務模式，采取檔案智慧服務方式為用戶提供深層次的數字檔案信息服務，以充分發揮數字檔案館資源價值，提高數字檔案智慧服務水平。

一、數字檔案館及智慧服務概述

（一）數字檔案館。為更好地滿足國家信息化建設要求，我國自2010年開始規范建設數字檔案館，國家也先后制定出臺了一系列規范性文件，對數字檔案館建設進行有效規范。數字檔案館主要是指利用現代信息技術，收集、整理、保存數字資源和電子檔案，并通過網絡提供檔案信息共享服務的系統管理平臺。數字檔案館在檔案管理過程中，注重用現代信息技術代替原來的手工收集、整理和檢索技術，檔案管理的內容也由紙質檔案轉變為數字資源和電子檔案，通過電子系統平臺提供全方位、網絡化的資源共享和檔案服務。

（二）智慧服務。智慧服務是指以數字檔案館的大量數字信息資源為基礎，利用大數據、物聯網等信息技術、手段和設備，通過檔案人員的智慧和專業能力給“智慧用戶”提供服務的一種新型檔案信息服務模式。“智慧服務”是集技術、資源、檔案人員、服務和用戶于一體的智慧共同體，其重點關注的是用戶與檔案人員之間的感知、交互和協同關系。

二、數字檔案館視閾下的檔案智慧服務實現

（一）轉變檔案服務理念。很長時間以來，我國檔案服務工作始終停留在“你來我查、你問我答、你借我調”的層面上，而隨著社會經濟的快速發展，人們更加注重自我價值的實現，傳統的檔案管理觀念已經不能適應社會發展的需要。為更好地適應信息技術快速發展和社會不斷進步對檔案服務提出的全新需求，實現檔案管理工作的“智慧服務”，必須徹底改變傳統的落后觀念，積極發揮主觀能動性，檔案人員要立足本職工作崗位，主動參與、深入挖掘檔案的巨大價值，加大檔案的傳播和普及力度，徹底轉變以往故步自封的思維模式，主動從檔案管理的后臺走向臺前，運用專業檔案管理知識展示良好的職業形象，充分體現檔案工作的重要價值。

（二）加強檔案資源建設。對于檔案館而言，假如沒有大量的、多樣化的、標準的檔案資源，那么檔案的“智慧服務”也就缺乏可以依托的堅實根基，好似海上樓閣，虛幻縹緲。因此，開展檔案“智慧服務”必須以檔案收集數字化、館藏資源電子化、用戶需求多樣化作為基礎，突出檔案資源建設的“多樣化”和“全面化”。與此同時，為實現高效、統一的數據挖掘和資源檢索，在建設數字檔案館時應當對數字檔案資源的加工標準進行統一，構建元數據的統一描述標準，進而形成數字檔案加工標準規范，為提供更大范圍的數據信息共享服務奠定堅實的基礎。

（三）豐富智慧服務模式。1.基于用戶需求的個性化服務。該服務模式是指通過先進的網絡信息技術，比如信息瀏覽跟蹤技術、信息檢索技術等，獲得用戶信息利用和信息獲取的行為偏好、特點與習慣，并結合用戶行為習慣來選擇、收集、聚類、挖掘和分析檔案信息資源，將數字檔案信息與用戶瀏覽內容進行對比，再把其中與用戶相關聯的數字檔案資源推薦給用戶的一種服務模式。個性化服務包括學科專題信息服務和行為偏好推薦服務兩種模式。（1）學科專題信息服務。根據用戶的檔案信息需求情況及利用習慣，將收集和整理的檔案信息按照專題進行分類，對檔案信息資源的價值進行進一步分析，為用戶提供專題信息服務。檔案索引標準主要是通過輸入關鍵詞進行檢索，不能對全文內容進行有效揭示，一些數據信息被隱藏在內容中，很難發揮有效價值。而利用全文檢索、數據聚類分析等方法可以幫助用戶盡快檢索到所需專題檔案內容，可滿足不同用戶對數字檔案信息的需求。（2）行為偏好推薦服務。用戶的信息行為包括兩個方面，即信息利用和信息獲取。目前，用戶主要利用手機端獲取信息，比如利用微信公眾號進行網上預約和查找等，較之到實體檔案館親自查閱，用戶更希望利用互聯網隨時獲取自己需要的檔案信息。數字檔案館可結合用戶喜好和需要制作出易用、易找、個性化的檢索界面，為用戶提供標準規范的數字資源信息，使用戶可以利用客戶端及公眾號進行網上查閱，進而在最短時間內獲取所需的檔案信息。2.基于知識組織的專項服務。該服務模式是指通過統一元數據標準體系和標引規則的方式對不同格式、載體、類型的分散、碎片化數字檔案資源進行分類標記，實行規范化處理，進而為用戶提供新知識資源的一種服務模式。該服務模式主要包括統一數字檔案元數據體系和統一檔案標引規則與分類兩個方面：（1）統一數字檔案元數據體系。元數據可用于資源保護、資源管理、信息檢索和確認，是實現數據長期保存和今后獲取數據資源的關鍵。可根據國家、行業及地方有關元數據標準，制定數字檔案資源的元數據方案。按照統一的元數據方案，為數字檔案的資源管理、資源描述和永久利用保存提供統一的技術基礎和標準。（2）統一檔案標引規則與分類。為實現數據資源的統一聚合和集中揭示，應改變數字檔案資源的分散管理模式，構建一個邏輯集中、物理分散的一體化、開放式檔案數據中心，以方便用戶使用和數據統一管理。在對原有實體檔案進行分類管理的前提下，對數字檔案信息進行重新整合、分類。如對建筑工程許可類檔案，可按照案卷名稱、項目名稱、建設工程許可證號、建設地址等進行統一著錄，統一標引與分類，以方便用戶使用。3.基于數據挖掘的關聯服務。（1）數據統計關聯分析服務。在給用戶提供借閱情況統計、基本館藏統計等數據統計服務的基礎上，綜合利用“一張圖”系統、OA系統等為用戶提供空間分布地圖服務和專題統計服務。比如：對于“建設用地選址意見書”類檔案，不但能為其提供不同行政區劃、不同年度的選址意見書數據，并且還能查閱到相應項目的空間地理分布情況。（2）數據挖掘關聯分析服務。數字檔案館可利用關聯挖掘技術、聚類技術、分類技術等深入挖掘數字檔案信息資源，把檔案信息內容中隱藏的某一類信息提取出來，與其他有關檔案信息要素進行關聯，達到分類標引無法細致到的層面。在挖掘數據的同時還應找到數據信息之間的關聯，同類項目文件之間的關聯、結論文件與支撐材料之間的關聯，空間和時間上的關聯等，以更好地發揮隱藏檔案信息的價值，滿足用戶對數字檔案信息的多方面需求。4.基于用戶感知的智慧服務。（1）智能化感知服務。智能化感知服務是指多個數字檔案館和不同用戶之間利用互聯網和云相互鏈接而形成的智慧網，為用戶提供全新的感應服務。該服務方式能實現不同檔案與不同檔案之間的連接、不同用戶與不同用戶之間的連接、不同檔案與不同用戶之間的連接，甚至是不同檔案館與不同檔案館之間的連接，可讓用戶實現真人檔案和活人借閱，和其他用戶進行共享互動。（2）云服務。各數字檔案館可以把數字檔案資源都放于公共云端上，所有用戶都可利用移動網絡，在移動終端上共享所需的數字檔案信息資源。在“互聯網+”時代，通過深度挖掘和提煉各類檔案資源信息，將高質量的科技成果傳輸到“云端”，為用戶提供多樣化、多層次的云共享服務，可大大滿足用戶對數字檔案信息的利用需求。

三、結語

綜上所述，數字檔案館可采取轉變檔案服務理念、加強檔案資源建設、豐富智慧服務模式等幾項有效措施，為用戶提供檔案信息智慧服務，不斷提升數字檔案信息服務水平，充分發揮數字檔案資源的價值和作用。