新形勢下檔案管理質量提升對策

文/吉林省吉林市豐滿區疾病預防控制中心 王曉雨

隨著社會發展與時代進步，科技進程不斷加快，行業與行業之間的競爭力也不斷加快，市場經濟的發展為行業之間的競爭提供了良好的場地，簡而言之，各行各業都參與到市場經濟的競爭已經成為必然，在這種情況下，檔案管理工作質量的提升已經成為必不可少的內容。檔案管理在新時代的發展有很重要的意義，如加強企業的可持續發展、促進單位的全面管理等等。但是目前檔案管理工作存在很多問題，導致缺乏競爭意識，這對于檔案管理工作的開展極為不利，意味著檔案管理工作的優勢將會喪失，因此研究新形勢下檔案管理質量提升對策對檔案發展有很現實的意義。

一、新形勢下檔案管理質量提升面臨的挑戰

新形勢下，檔案管理工作最顯著的特點是管理技術更先進，與時代發展接軌；管理內容更豐富，需要先進設備完成；管理分工更專業，體現出管理工作的專業化發展。其中，技術更先進集中體現在目前的檔案管理工作，普遍使用計算機技術和網絡技術，和傳統檔案管理工作相比較而言大大提升了檔案管理工作的效果，提升了管理工作的內容。檔案管理工作涉及更多的內容，在新時代下，由于知識與信息的爆炸式增長導致了信息的海量化發展，而很多信息都成了檔案管理工作中的內容。分工的專業化意味著檔案管理工作的開展已經成為專業化管理工作，在眾多單位的發展中得到了重視，提升了檔案管理工作的地位。但是在新時代下，檔案管理工作的開展仍舊存在很多缺陷，如檔案信息的真實性、保密性、讀取問題、存檔問題等等。針對這些問題，需要加強對檔案管理工作的革新和管理。如在美國阿波羅登月中的電子信息在讀取上存在問題，由于存在大量管理漏洞，導致國家機密出現泄密問題，這在新形勢下對檔案管理工作提出了更多的要求。

二、新形勢下檔案管理質量提升中存在的問題

（一）員工交替導致管理工作存在的問題。目前很多單位與企業都引進了比較先進的信息化技術，以此為依托加強了對檔案信息的管理，提升了檔案管理的效率。隨著信息化發展的不斷加劇，檔案管理工作提出了更多的要求，如對管理人員工作素質方面的要求，對管理人員網絡技術水平方面的要求。目前的檔案管理工作中，有大量的70后員工，80后占據的比例比較少，從整體上看，這部分員工有非常豐富的工作經驗，具有很豐富的檔案管理經驗與專業水平，但是也存在缺陷，如網絡技術水平、計算機技術水平不高。所以，目前的檔案管理工作很大部分是使用比較傳統的方式來完成管理工作。企業因為自身的原因，很少招聘具有信息化網絡技術的專業人員，如80后或者是90后的專業技術人員，沒有新進人員參與到檔案信息管理工作中，這就導致了目前的檔案管理工作逐漸與社會發展脫節，落后于社會發展的情況比較普遍。綜合來說，嚴重阻礙了檔案管理工作的現代化發展。

（二）缺乏專業檔案管理人才。信息化檔案管理的科學發展，確保檔案管理工作的現代化發展，除了要求檔案管理具有專業的知識和管理能力之外，還要求具有其他方面的知識。檔案管理的信息化發展很好地體現了檔案管理工作的現代化發展，在這種情況下，檔案管理工作人員應該要具備良好的信息化技術，具有網站維護、維修的能力和局域網操作的能力。對于檔案管理工作人員，在日常的工作中還需要做好檔案的更新工作，檔案維護工作，需要采取有效的措施來提升檔案信息管理的安全性、科學性等，確保檔案管理信息工作能夠高速發展，確保了檔案管理工作高質量的完成。但是在實際的發展中，單位和企業對檔案管理工作的重視程度不夠高，所以對檔案管理工作投入的資金比較少，在這樣的情況下，具有計算機專業能力、設備維修能力的人更愿意去待遇較好的單位和企業工作，再加上檔案管理工作的發展空間并不大，因此很難有專業的人才到檔案管理部門工作。

三、新形勢下檔案管理質量提升的思考

新形勢下檔案管理質量提升，需要從多個方面進行綜合考慮。其一，檔案工作人員要樹立良好的服務意識安全意識以及創新意識。在服務行業中需要以服務為基礎開展一系列的活動，檔案管理工作要以樹立主動意識為主，確保檔案的安全意識，防止檔案泄密，綜合做好檔案服務工作。在檔案管理工作中，創新也是發展的前提，因此在檔案管理工作中必須要樹立良好的創新意識，提出更好的對策和方式做好檔案管理。其二，培養良好的檔案管理能力，如操作能力、管理能力和學習能力，檔案管理需要良好的耐心和良好的道德品質，同時需要培養檔案管理人員良好的管理能力，為適應新時代的要求還需要檔案人員具備良好的學習能力。其三，培養檔案管理人員良好的精神，如愛崗敬業和求真務實的精神，在檔案管理崗位上做出更好的貢獻。

四、新形勢下檔案管理質量提升的對策

（一）健全體制管理。如建立健全獎懲機制，在檔案管理的過程中，應認識到檔案管理工作需要檔案人員具備良好的耐心、責任心，才可以在眾多的檔案管理工作中，從復雜且煩瑣的文字工作中樹立信心。但是檔案管理非常消磨人的耐心，這會對檔案管理人員工作造成嚴重的消極心理。所以在檔案管理工作進行的過程中，需要制定完整的檔案管理獎懲制度來規范檔案管理工作人員的行為，只有嚴格規范檔案管理人員行為的同時適當提出相關的獎勵，可以從一定程度上激發檔案管理人員對工作的積極性，在一定程度上限制了違規操作情況和管理不當的情況存在。管理部門還可以對檔案管理人員的綜合工作能力進行分析，對優秀的人員提供物質獎勵、精神激勵等等。在實際的工作中，可以淘汰存在消極工作態度以及工作上有問題的員工，綜合提升檔案管理工作的質量。

（二）加強對檔案管理人員的培訓。無論是傳統檔案管理工作還是新形勢下信息化檔案管理工作，都需要人為來完成檔案管理工作。所以在檔案管理工作中，檔案管理工作人員的管理能力與管理水平會對檔案管理質量有很大的影響。單位或者是企業對檔案管理部門的管理中，要提升檔案管理人員的培訓意識，保證管理人員具備良好的自主學習意識和創新管理意識，在檔案管理工作中，可以完成檔案管理工作中的各項任務，主動完成各項檔案管理任務。單位或者是企業可以為檔案管理人員提供良好的培訓方案，制定出員工培訓制度確保員工檔案管理水平的提升，分層次、有目的地安排工作人員參與到檔案管理培訓中去。針對培訓方式，也需要改變傳統的隨機培訓的方式，有計劃有目的地進行，其次是必須有針對性地進行培訓。

（三）營造競爭意識。在檔案管理工作進行的過程中，可以營造檔案管理部門的競爭意識。傳統的檔案管理中就是沒有競爭意識的存在，檔案管理工作在企業的存在感非常弱，檔案管理工作內部的活力也不強，因此很大程度上限制了檔案管理人員整體素質的提升，要改變首先就要改變企業對檔案管理部門的重視程度，同時部門內部要建立良好的競爭氛圍和文化氛圍，制定出合理的政策和措施，確保落實執行。

（四）建立考核制度完善管理。企業內部要建立考核制度，制定相關的考核標準，對檔案管理人員采取客觀的考核方式，從服務對象和領導、檔案管理內部員工等多個角度對檔案管理人員進行考核。在考核中，要確保考核的公正與公平。

五、結語

綜上所述，新形勢下檔案管理工作存在很多挑戰，但是同時也為檔案管理工作的創新發展提供了良好的路徑，在這種情況下，對企業檔案管理領導、管理工作人員等都提出了相關的要求。針對目前檔案管理需要樹立好良好的服務意識、創新意識，從多個角度出發，奠定檔案管理工作的地位，促進檔案管理工作的現代化發展。