事業單位數字化檔案管理的現狀及對策

文/江蘇省如東縣總工會工人文化宮 李衛亮

檔案管理是事業單位管理工作不可缺少的重要內容，在事業單位協調、高效運轉等方面具有重要作用。此外，在信息化技術較為發達的今天，檔案管理工作積極探索發展道路，將信息化技術融入檔案管理工作中，將二者有效地結合在一起，實現檔案管理的融合發展。與此同時，將網絡技術應用到檔案管理工作中，實現檔案管理與網絡技術的有效融合，以此提升檔案管理工作效率。但在實際工作中，檔案管理的數字化應用不盡人意，存在諸多問題，因此需要管理人員提出有效策略，以此體現數字化檔案管理的重要性并解決問題。

一、事業單位數字化檔案管理的重要性分析

（一）提高工作效率。為保證事業單位朝向穩定健康方向發展，在檔案管理過程中，管理人員要注重提升工作效率。此外，由于檔案管理工作涉及內容較多，工作程序較為復雜，加之事業單位檔案管理工作存在多元化特點，因此在工作過程中，管理人員要將其管理內容加以優化。而數字化檔案管理恰好能夠解決這一問題，管理人員借助網絡技術對檔案信息進行整理，并將有效信息整合一起，對檔案信息進行分類處理，一方面能夠提高工作效率，另一方面使得檔案管理工作質量得到保證，進而凸顯數字化檔案管理的重要性和價值所在。

（二）更新管理方式。檔案管理是事業單位一項較為重要的工作，隨著經濟水平以及社會發展程度的提高，檔案管理方式也要不斷進行更新，這是時代發展的要求，同時也是檔案管理工作與時俱進的重要表現。現代化技術的廣泛應用，使人類的生活方式也發生了天翻地覆的改變，這種變化并不是只影響了人類的生活，對檔案管理工作也產生了一定的影響，在信息化時代不斷變化的驅使下，將傳統的檔案管理工作推向了與時俱進的發展道路，在數字時代的影響下，人們不僅要重視人事檔案管理工作，更要將其與互聯網緊密聯系在一起，實現人事檔案管理方式的更新。此外，在時間的不斷推移下，人事檔案管理工作積累了大量文件資料，這些紙質的文件資料該如何處理是檔案管理人員必須面對的現實問題。根據上述分析，我們不僅能夠意識到檔案管理工作對事業單位發展的重要性，同時也能感受到更新管理方式對檔案后續工作發展的具有重要意義，而作為檔案管理人員要充分意識其重要性并予以落實。

二、事業單位數字化檔案管理現狀分析

（一）檔案管理技術和設備不夠先進。數字化檔案管理的核心在于數字化技術的應用，換言之，數字化技術決定了檔案數字化管理的質量以及效果，就當前階段工作情況而言，數字化技術的應用范圍不夠廣泛，很多事業單位在家進行檔案管理工作時，并未采取最新技術，進而導致技術與檔案管理工作之間出現不匹配現象。此外，由于數字化技術的應用需要一定的經費投入，事業單位資金有限，無法做到設備的更新換代，基礎設施較為落后，不具備應用新技術的基礎條件，繼而對數字化檔案管理工作造成不良影響。

（二）檢索效率有待提高。就目前事業單位檔案管理現狀來看，大多數單位還停留在手工檢索模式，計算機檢索處理并未得到廣泛使用，而在一定程度上增加了檢索工作量，因而導致檔案管理工作效率較低，質量無法保證，以人事檔案信息為例，各個機關單位對保存的信息存在較大差異，采用手工檢索不僅為檔案工作人員帶來不必要的麻煩，同時也造成檔案管理工作效率低下。

（三）工作標準有待完善。隨著社會發展水平不斷提高，人們逐漸意識到檔案管理工作的重要性，但在信息化技術發展趨勢較好的前提下，如何做到數字化技術與檔案管理工作的有效結合、凸顯數字化檔案管理的優勢，是當前階段事業單位關注的焦點。由于數字化檔案管理技術的應用還處在發展階段，在制度制定、工作標準方面缺少規則細化，也就是說，數字化檔案管理缺少明確的工作要求，規范程度有待提高。在這種情況下，使得檔案管理人員在工作過程中陷入被動局面，而改變這一被動局面的措施便是建設統一的數字化標準，促進檔案信息共享的同時提高其使用價值。

三、事業單位數字化檔案管理的有效策略分析

（一）加大資金投入，更新基礎設備。檔案數字化管理工作系統性較強，需要大量人力、物力、財力予以支撐，換言之，數字化檔案管理工作的有效進行離不開資金支持，因此事業單位在發展過程中，要加大數字化檔案的資金投放力度，并從事業單位發展實際出發，對數字化檔案技術管理方面存在的不足之處進行詳細分析，并在此基礎上制定科學合理的發展方案，進而做好技術以及設備引進工作，為數字化檔案管理工作的有序進行提供保障。同時，在設備引進過程中，工作人員要明確一點，數字化檔案管理的基礎設備分為硬件設備和軟件兩部分，軟件管理方面以軟件研發為主，并注意軟件開發過程中的兼容性問題；而硬件設備除了要加大資金購買力度之外，還要注重設備保養工作，以此延長設備使用壽命，此外，在資金投入方面，事業單位要做好前期預算，使資金能夠最大限度地發揮作用，并以此為前提，做好事業單位數字化檔案信息管理工作。

（二）完善數字化檔案管理體系。檔案管理數字化是事業單位未來發展的核心工作，同時也是事業單位檔案管理工作的大勢所趨。其目標是實現紙質檔案與數字化檔案的融合發展，憑借其融合發展趨勢為事業單位后續發展指明方向。在這種情況下，為全面提升檔案數字化管理水平，提升檔案管理工作效率，應建立完善的數字化管理體系，為數字化檔案管理朝向更好發展方向提供基礎保障，在工作人員工作過程中，將不斷提升數字化管理水平作為工作目標，并付諸行動。此外，還要根據事業單位的具體要求，在明確檔案性質的基礎上，采用不同方式對檔案進行管理，用嚴謹的態度對待檔案管理工作，有效維護工作系統，一旦數字化檔案管理系統出現問題，要采取有效措施予以解決。

（三）完善檔案管理安全保密制度。檔案管理工作是一項較為嚴密的工作，其保密性要求較高，在工作過程中，無論是個人文件還是組織文件，都有一定保密要求，事業單位的檔案管理工作更是如此，由于檔案中涉及重要信息，一旦泄露，被不法分子加以利用，會造成不可預估的后果。個人信息泄露會對檔案持有者帶來一定危害，而組織以及機構信息泄露，會嚴重影響事業單位發展。由此可見，在檔案管理工作中建立保密制度是工作人員不得不采取的措施，此外，在設立保密制度時要根據檔案級別設立保密制度。同時，工作人員要強化責任安全意識，不隨意打開檔案，在切實需要時才打開所需信息，最后要定期檢查辦公設施，排除安全隱患，確保檔案信息安全。

四、結語

綜上所述，事業單位檔案管理工作在資料保存以及信息查閱等方面具有重要作用，隨著數字化技術的不斷完善，其應用范圍也在不斷擴大，并逐漸融入檔案管理中，以此推動檔案管理工作走向新的發展階段。盡管數字化檔案管理還存在一些問題，但其發展趨勢較為良好，為事業單位邁向新的發展臺階奠定了堅實基礎。管理人員應不斷優化其管理模式，在確保檔案信息安全的前提下，提高其利用率，進而推動事業單位走向可持續發展道路。