有關住房公積金檔案管理的信息化路徑探索

文/昆明市住房公積金管理中心 聶緒敏

隨著《住房公積金管理條例》的出臺和推行，社會公眾越來越重視公積金管理問題。當前我國的住房公積金繳存范圍持續擴大，繳存比例不斷增高，公積金檔案量也在逐漸增多，為進一步提升檔案管理效率，更好地服務人民群眾，公積金管理部門需要積極引入信息化技術和相關設備，加強檔案管理效率。那么住房公積金檔案有什么特點？實施信息化管理具有什么意義？具體需要如何實施呢？這便是本文探討的主要內容。

一、住房公積金檔案的特點

隨著社會經濟的發展，我國住房公積金事業獲得了長足進步，目前我國各地的住房公積金業務范圍都在擴大，業務內容也越來越豐富，人民群眾對公積金的重要性認識也更加深入，使用公積金購買房產的群眾也越來越多。在此背景下，管理部門存儲的住房公積金檔案總量龐大，且具有多樣性特點，主要體現如下：

（一）公積金檔案類型多且周期長。首先，隨著我國社會經濟及公共服務事業的不斷發展，當前住房公積金的業務類型也逐漸增多，一般常見公積金業務分為歸集、提取、貸款，同時根據不同的業務需要，每一個主要業務之下還有很多細分內容。如此繁多的業務類型對應產生了很多公積金的檔案，也加大了檔案管理工作的壓力。其次，住房公積金檔案的周期性特點也非常明顯，在住房公積金貸款業務上，從貸款人提交申請、管理部門實施審查、貸款協議的簽訂、貸款資金的發放，以及最后的還款，還款的年限一般少則幾年，多則數十年，這個周期內相關檔案也會隨著業務信息的變化而不斷補充完善，使得檔案信息越來越豐富。

（二）公積金檔案具有服務對象多、不確定、材料同化等特點。住房公積金業務面向所有參與者，既包括國家事業單位、公共機關的人員又包括一般的民營企業職工，這就導致住房公積金檔案的服務對象具有多樣性，檔案管理也需要按照購買人的類型進行分類。同時，基于住房公積金業務的發生一般都在服務窗口進行，而窗口業務辦理量不固定，單位時間內辦理量有多有少，所以檔案產生時間不確定。另外，因我國的公積金政策較為穩定，周期內政策變動幅度較小，所以辦理住房公積金所需要的材料基本一樣，辦理流程較固定，所產生的檔案差異性也較小。

二、住房公積金檔案管理信息化的意義

檔案管理信息化相對于傳統紙質檔案管理而言，是以計算機、互聯網等為管理依托，建立統一的信息管理系統，并以數據、電子文檔、音視頻格式等方式來儲存和管理。住房公積金信息化檔案管理，是對傳統管理模式的革新，可最大化降低資源浪費，提升檔案收集、儲存、查閱、傳輸、成果轉化的便捷性，同時住房公積金檔案管理對我國的檔案管理事業以及社會保障事業都具有極大促進作用，具體體現如下：

（一）住房公積金信息化檔案管理順應了時代發展需求。住房公積金檔案支撐公積金功能實現，是民眾住房公積金業務順利辦理的重要憑證，其重要性不言而喻。將信息化技術運用到住房公積金檔案管理工作中，最大化節約檔案利用的空間和時間，實現管理全過程的電子化和數字化，體現了信息化時代的鮮明特征，也滿足了為人民群眾高效服務的需求，順應了時代發展趨勢，體現出了政府公共服務的先進性，也標志著我國的檔案管理事業進入一個嶄新階段。

（二）住房公積金檔案信息化管理符合檔案依法管理要求。我國《檔案法》明確要求，各級檔案館要依法保管好各種形式的電子文件和各種載體的檔案信息資源。住房公積金檔案和人民群眾的切身利益緊密相連，實施信息化檔案管理可以更好地包括這些資源，隨時滿足人民群眾相關業務辦理的需要，實施信息化管理符合我國《檔案法》的基本要求，是依法管理的體現。

（三）住房公積金檔案信息化管理有利于加強檔案信息資源建設。要實現公積金檔案信息化管理，就要不斷加強和完善信息化管理所需的基礎條件，要加大檔案管理機構的內部信息化基礎建設，需要添加計算機設備，開發安全高效的信息管理系統或平臺，建立數字化檔案儲存室，配備專門的信息化檔案管理人員，組建現代化的管理團隊等。這一系列的基礎建設，能夠不斷提升我國住房公積金檔案管理的信息化，實現多種信息資源的有效利用。

（四）住房公積金檔案信息化管理可實現信息資源共享。通過信息化管理平臺，對公積金檔案實行信息化管理，可將各類檔案資源以數字化的形式進行分類儲存、統一管理、按需調用，公積金管理部門業務人員可以隨時在系統平臺上根據權限搜索和使用相關檔案信息，并作為公積金業務辦理的依據；人民群眾也可通過互聯網訪問來實時查詢自己的住房公積金檔案資料，并據此合理安排使用。信息化管理下需要做到數據規范、信息安全，并便于檔案資源的共享公用，也利于增加公積金管理的透明性。

（五）住房公積金檔案信息化管理可有效節約管理成本。信息化管理以電子文件和信息數據來取代傳統檔案管理中的紙質文件，可以降低資源的使用量，節約一大筆材料經費。同時以信息平臺為主要管理手段，可有提升管理效率，能夠降低人力占有量，減少人力成本。另外，大量的住房公積金檔案以數據形式進行存儲，不需要建立龐大的檔案存放庫，不需要對檔案進行大量的維護和管理，可以減少基礎管理成本開支。

三、住房公積金檔案管理的信息化路徑

住房公積金檔案實施信息化管理成為當前住房公積金檔案管理部門的必然選擇。要實現信息化管理，需要加快建成一個功能完善、系統安全、統分結合的管理系統體系，實現對住房公積金數字化檔案統一的管理。筆者認為需要從這幾個方面來加強：

（一）持續完善信息化管理的基礎保障。住房公積金的檔案管理意義重大，在業務量持續加劇的背景下，各檔案管理部門要持續加大信息化管理的基礎設施建設。首先，需要申請專項建設資金，加大對信息設備、信息管理系統軟件、數據存儲設備等的采購資金投入，以此完善住房公積金信息化管理的基礎條件。其次，要加快信息化檔案管理人才培養，要對現有檔案管理人員進行信息化管理業務的全面培訓，包括檔案管理機構的內部業務培訓，也包括通過邀請相關專業教師進行針對性培訓，還包括業務人員自主性的學習提升等，以此不斷提升檔案管理人員信息化設備操作熟練度，提升其信息化管理安全意識，提升住房公積金檔案的管理效率。

（二）建立健全檔案管理機制，保障長期效益。住房公積金的檔案管理關系到人民群眾的切身利益，其管理質量是全社會共同關注的焦點，因此需要政府和主管部門予以高度重視，要盡快建立健全一套精細化、科學化、規范化的管理體系，以對住房公積金的檔案管理工作全流程進行有效約束，確保住房公積金檔案管理切實有效。首先，以《檔案法》為基礎參照，持續完善《檔案管理行業標準-歸檔文件整理規則》《公積金檔案管理標準》等，其中著重完善信息化檔案管理實施辦法等相關制度，對文書類、科技類、歸集提取貸款類、會計類等業務的信息化管理程序進行明確。其次，建立完善的監督機制，著力將公積金檔案管理由“行政管理”向“民生服務”方向轉變。在各業務辦理場所設置公積金檔案自主免費查詢設備，在官方網站上設置公積金查詢服務板塊；同時利用網絡的開放性和靈活性，建立公積金檔案信息交換與共享平臺，及時向公眾公開住房公積金管理工作狀態，增強資金管理透明化，從而加快我國住房公積金檔案管理的全面信息化建設進程。

（三）加大先進技術應用，增強管理和服務水平。住房公積金檔案信息化管理，以信息化技術為支撐，先進的信息技術也是確保公積金檔案管理高效、高質的關鍵。在新時期，主管部門要積極解放思想，堅持以技術為后盾和科學的管理模式來提升住房公積金檔案管理的質量。目前，可充分利用最為普遍的大數據、云計算、區塊鏈以及人工智能等先進技術，以此來加強住房公積金檔案的收集、整理、數據處理、信息儲存等，以此提升檔案管理科學性。如聯網安裝多種監控設備，對客戶提供的各類資料、公積金業務的現場服務流程等信息進行影像資料采集，并將其納入公積金檔案系統，再利用數據平臺進行管理。同時也要充分發揮信息渠道優勢，加快公積金檔案的成果轉化工作，建立健全適合公積金檔案管理的信息系統，一方面提升住房公積金數據錄入、信息歸納、檔案搜索的精準性，提高公共檔案管理服務效率。另一方面，借助信息平臺積極開拓住房公積金的檔案管理成果的轉化渠道，促進公積金檔案管理成果發揮最大化價值。比如，為降低地震等嚴重自然災害以及某些突發公共事件對住房公積金信息管理系統的破壞，確保系統內檔案數據的完整性，可借助區塊鏈等技術，建立公積金檔案容災備份系統，實現數據分布式存放，確保公積金檔案不因特殊情況而遭受損壞。

四、結語

總之，住房公積金檔案信息化管理意義重大，實施住房公積金檔案信息化管理需要管理部門積極轉變觀念，既要加強公積金檔案管理的信息基礎建設、管理制度建設，又要以先進的信息技術為依托，如此，方可確保我國公積金檔案管理的信息化質量。