新形勢下做好干部人事檔案管理研究

文/青州市干部人事檔案中心 劉美紅

干部人事檔案是干部工作的重要憑證，人事檔案記載了干部學習、工作等多個方面的情況，是其成長的“自畫像”。由于當前檔案管理工作存在弊端，加上部分人受到利益的驅使，對檔案進行涂改、更換，這些問題給檔案工作帶來了隱患，此外，嚴重影響到人事工作紀律。基于這種情況，相關工作者應當完善檔案管理工作，提高其日常工作效率，提升工作質量，選擇更加合適的方式來認識檔案管理工作。

一、加強干部人事檔案工作的意義及作用

（一）提高干部檔案工作效率，能夠合理任用干部。干部檔案作為考察和了解干部的重要依據，檔案管理部門應當定期更新信息，保證信息真實可靠，相關工作者應當主動提供干部信息，為領導選拔提供參考。與此同時，相關工作者還應充分利用現代信息技術，對檔案進行綜合管理，為相關部門推薦人才，使資料庫變成信息庫，更好地發揮檔案的作用。

（二）提高干部檔案工作效率，能夠突顯政治責任。人事檔案能夠全面體現干部的歷史面貌，并且能夠反映干部不同時段的人事工作情況。與此同時，合理利用檔案信息，還能使黨政工作更有可靠性，相關部門可以充分發揮檔案的教育作用，使其成為管理素材。

（三）提高干部檔案工作效率，能夠提高干部管理質量。檔案具備一定的服務功能，現代干部的人事檔案可以為干部提供信息證明，記錄干部的職位變動、學習情況等，為其升職加薪、評定職稱等提供材料，單位應充分發揮人事檔案工作的合理性，提高干部管理質量，促使干部團隊更加科學合理。

二、當前干部人事檔案管理審核存在的問題

（一）缺乏對檔案管理的重視程度。首先，部分領導缺少對干部人事檔案管理工作的重視程度，長期以來，部分領導認為人事檔案工作只是簡單地將文件進行裝訂，對資料進行管理，因此，未對檔案管理工作給予重視，領導層未配備專業檔案管理人才，甚至有些領導者認為，檔案管理部門只要能夠應對檔案的保存以及調動工作即可，這就導致人事檔案工作變得默默無聞，很少受到人們的重視，久而久之，檔案管理部門也習以為常，不愿意拓展工作內容，缺少工作的主動性。其次，檔案管理工作人員自己對工作不夠重視，根據相關調查可知，大部分檔案管理工作由兼職人員負責，很少有人全職管理檔案。此外，兼職人員素質良莠不齊，對于檔案管理工作存在疏忽現象，導致其日常工作量大，管理人員無法集中精力，管理工作有待提高。

（二）缺少健全的管理體系。首先，相關部門收集歸檔制度相對來說不夠規范，導致檔案管理者執行不嚴格，檔案工作很難形成聯動性，人事檔案無法快速調動，其工作效率大打折扣。其次，部分工作人員收集歸檔工作不到位，收集的資料不齊全，缺乏準確性。例如，檔案的規格存在問題，檔案袋難以存放檔案；材料填寫不規范，字跡模糊或隨意涂改現象頻出；材料沒有按照相關要求填寫，也是檔案管理中經常出現的問題，質量難以得到提升。

三、對干部人事檔案管理工作的建議

（一）轉變管理觀念，提高重視程度。領導者應當提高對檔案工作的重視程度，為檔案管理工作提供保障：一是應當選擇專業性較強的人員上崗。一方面，加強對專業檔案管理人才的招聘；另一方面，做好對現有檔案管理工作人員的培訓。與此同時，要轉變對檔案管理人員的態度，提升全體人員對于檔案管理工作的重視程度，不斷完善其薪資待遇，避免兼職人員負責檔案管理工作，使檔案管理人員能夠安心工作，不斷提高工作效率。二是領導應在經濟上給予支持。任何工作都需要使用經費，檔案管理工作也不例外，領導者應當完善基礎設施，在原有檔案管理基礎設施的基礎上，及時更新無法繼續使用的檔案管理設施。與此同時，引入新的檔案管理設施，為檔案管理人員提供現代化的檔案管理設備，提升檔案管理工作開展的信息化程度，提高其工作效率。此外，單位領導應當不定期過問檔案管理人員的日常工作情況，詢問其工作中遇到的困難和問題，幫助管理人員突破難關，在此基礎上，使檔案管理人員能夠感受到領導對自己的關心，以更加積極的狀態投入檔案管理工作中去。

（二）完善管理制度，提高日常工作效率。干部檔案反映了干部的真實歷史，體現了干部的能力和品德，是相關部門任用干部的重要依據。首先，要把好檔案收集的“入口關”，檔案管理工作想要得到落實，需要把好材料源頭，對來路不明的材料保持警惕。相關工作者應當調查檔案信息，對文件進行認定，管理過程中要切斷污染源，避免對材料造成污染。其次，應當細致鑒定檔案，提高檔案質量。相關工作者在日常工作時，應當查看檔案內容，對重點信息進行篩選和調查，核實重點信息后才能進行整理。最后，應當注重檔案的時效性，相關工作人員應當嚴把“效率關”，因此，管理人員應當與聯絡員形成良好的溝通關系，加強對材料的查找工作，不斷完善檔案管理機制，如若發現拖延的情況，檔案管理人員應當進行材料催繳，提高檔案管理工作的整體效率。但是，在實際落實以上工作的過程中，需要避免檔案管理人員在工作中不謹慎、不認真的情況出現。因此，需通過制度方式確定檔案管理工作的開展流程，確保每一位檔案管理人員都能依據制度嚴格落實相關規定，在此基礎上，真正實現檔案管理人員日常工作效率以及工作質量的提升，真正解決以往在檔案管理工作開展過程中普遍存在的各類問題。

（三）加快信息化水平，提高管理科學性。單位領導應當建立檔案資料庫，對人事檔案工作進行動態管理，充分利用計算機、掃描儀等信息設備，對干部檔案進行微機輸入，提高其信息管理水平，使檔案能夠朝著數據化、信息化發展，與此同時，檔案的借閱統計等工作，也可以通過計算機完成，有助于提高工作效率。此外，相關工作者要完善電子檔案，使干部檔案能夠朝著自動化管理方向發展；電子檔案應避免因紙張磨損等問題造成破壞，檔案管理者在管理時，要注重對檔案的存儲以及備份，避免檔案損壞，提高日常工作效率。

（四）提高管理人員素質，打造高效工作團隊。檔案工作管理水平直接關系到干部的去留情況，為了把好用人關，檔案管理工作者應當提高檔案管理效率，提升日常工作水平。第一，相關部門應當選擇作風正派、具有較強責任心的人，進行檔案管理工作。此外，在進行日常檔案管理時，還要明確檔案管理本職工作，使其為檔案管理工作留出更多的時間和精力。第二，應保證檔案管理人員崗位相對穩定，只有穩定在檔案管理崗位上，工作者才能踏踏實實做好本職工作，提高工作效率。第三，領導者應定期組織管理人員參與專業培訓，通過進修班、講座等培訓活動，提高檔案管理人員的工作水平和工作質量，提升其綜合素質。第四，單位的領導者應當給予管理人員更多關心，關注其日常生活，為工作人員排憂解難，使其能夠安心地在崗位上進行工作，發揮管理人員的創造力和積極性，此外，檔案管理人員還應具備一定的信息素養，掌握較強的外語水平，不斷改變觀念，提高日常工作效率。

四、總結

綜上所述，干部檔案管理工作，是管理干部的核心內容，因此，相關工作者應當按照科學的方式進行檔案管理。在日常工作中，要加大創新與改革力度，使檔案管理工作朝著規范化和信息化發展，不斷提高工作質量，充分挖掘檔案價值，提高工作效率。