檔案數字化的質量和安全保密控制

文/山東省鄒平市好生街道辦事處 張麗

檔案數字化興起于20世紀80年代，經歷了近20年發展，在步入21世紀后進入了快速發展時期。當前我國檔案數字化已經可以通過遠程在線查詢方式加以管理，在拓展檔案利用服務范圍基礎上，有效節約了大量社會資源。檔案數字化這一趨勢就目前來看，仍有較為廣闊的發展前景。但其安全保密和管理質量也需要得到進一步改進，真正實現檔案信息資源在線共享。

一、檔案數字化概述

檔案數字化作為一種新型檔案管理方式，以計算機信息技術和數字化技術作為媒介，轉變以往人工管理方式，將檔案內容和數據信息錄入電腦中加以管理。作為檔案管理工作中重要組成部分，檔案數字化管理包括掃描紙質檔案、數字化拍攝、激光技術等管理方式，在信息技術高速發展的今天，檔案數字化也需要注重管理質量和安全保密等方面內容，其中質量控制是檔案數字化工作目標，考慮到檔案是十分珍貴的數字資料，更需要保證其安全性。因此，對檔案數字化質量和安全性控制缺一不可。

二、檔案數字化質量與安全保密控制內容

（一）選擇優質數字化方案和軟件。檔案數字化方案選擇對檔案安全保密控制有著決定性意義，且數字化方案制定是否合理也影響檔案數字化質量。在選擇符合檔案管理實際情況的方案后，還要正確選擇數字化軟件。目前檔案數字化軟件種類較多，并且每類軟件都有各自功能，在選擇數字化軟件過程中要結合單位特點和預算。

（二）注重檔案檢查監督驗收。檔案數字化檢查監督驗收是控制其質量的最終環節，檔案數據庫建設效果均取決于檔案檢查監督這一環節。其中檔案檢查對象以設備、人員和工作流程為主。監督目的是對檢查效果加以監管，并不斷發現問題、找出問題，提出解決問題的具體方案。當遇到棘手問題時，需要報告上級部門尋求解決方法，保證檔案數字化質量達標。驗收環節包括粗細驗收兩種方式，粗驗收依靠自動驗收軟件完成，細驗收方式是在粗驗收基礎上對檔案清晰度、是否完整、是否出現重復等方面加以檢驗。評估作為最后環節，在整個檔案數字化中，對檔案掃描情況以及內容真實完整等情況加以測試評價，對這一階段檔案數字化質量控制情況給予科學客觀評價，也有助于后續檔案數字化管理與完善。

（三）確立網絡計算機安全保密方案。考慮到檔案數字化與信息技術息息相關，為了保障檔案數字化安全性科學性，要設置安全保密方案。對于檔案數字化整個操作管理過程都需要在封閉的計算機中進行，以物理隔斷方式隔絕外網。且檔案數字化的客戶端與服務器要做到防水防寒，避免外界電磁干擾影響計算機正常運轉。檔案數字化技術人員進入系統之前需要進行身份驗證，核實身份后才能進入系統。這一環節是避免非工作人員進入系統盜取檔案資料。對于計算機中訪問控制要遵循“最小授權原則”，盡可能細化到單個用戶，為了避免出現電磁泄露情況，對檔案數字化保密要求較高的企事業單位可以在完全屏蔽空間中進行檔案管理，若不具備這一條件，對檔案數字化保密要求較高的企業可以購買安裝高強度電磁干擾器。

（四）數據備份與維護。數據備份與維護也是檔案數字化質量安全控制的必然選擇，對檔案數據的備份，對損壞的數據加以維護能夠避免數據被盜竊而損失的情況發生。其中數據庫存儲也是檔案數字化工作成果之一。而數據維護主要目的是防止數據丟失損壞盜竊，控制一切不安全因素出現。數據整理是對檔案信息加以校對處理，刪除錯誤數據，并對后續數據內容進行備份完善。

三、檔案數字化的質量和安全保密控制優化方式

（一）健全質量規章制度。健全質量規章制度是檔案數字化質量和安全保密控制重要的優化方式，檔案數字化完善改進依據是健全質量規章制度。通過成熟完善的規章制度有助于促進檔案信息資源連接共享。因此，相關企事業單位需要重新審視現有規章制度編制情況，對于不合理的情況加以改進完善，使得數字化檔案管理工作真正做到有據可循。還要加強驗收監督和評價力度。檔案數字化管理過程中，要對具體管理結果加以驗收和控制，以細致監督方式對檔案打印完整度、清晰度等方面加以監管并改進，對于評價環節，可以將檔案數字化管理質量與相關負責人個人績效掛鉤，以適當獎懲制度發揮監督作用。

（二）加強技術保障手段。加強技術保障手段是檔案數字化質量和安全保密控制又一重要優化方式，檔案數字化管理過程中使用加密技術能夠有效保證其數據信息安全性、有效性。目前，我國常見技術保障手段包括防火墻技術、加密技術等等。其中加密技術作為直接保護手段，被廣泛應用到大量單位的檔案數字化管理過程中。在信息傳輸過程中，使用“非對稱密鑰”方式也能夠達到加密作用。因此，有效加密手段和強有力技術保障對于檔案數字化完善和發展而言十分重要。在日常生活中，也要加強相關技術人員業務能力和思想素質。由于在檔案數字化過程中存在很多不安全因素，人為不安全因素是重點，很多技術人員會因為業務能力有限，沒能科學有效地設計整個系統流程，一些技術人員缺少安全保密意識，忽視檔案數字化管理的嚴謹性。對此，在加強技術保障手段過程中，要加強技術人員培訓力度，培訓內容以技術培訓和工作理念素質這兩方面為主。在員工培訓過程中要明確所要注意的細節和流程內容。在培訓后，要進行考核，將考核成績與技術人員個人績效掛鉤，真正提升技術人員的業務水平，提高檔案數字化技術保障水平。

（三）強化安全系統建設。強化安全系統建設是檔案數字化質量和安全保密控制的必然選擇。一些企事業單位在工作中已經意識到檔案數字化管理需要依靠完善成熟的質量與安全管理機制貫徹落實，其安全保密制度在數字化工作開展之初即基本成立，但從整體看來，缺少可操作性，最終安全管理效果不夠理想。因此，要找出存在的原因正確對待問題，還要積極落實安全系統建設，強化檔案數字化防范管理手段。加強安全管理，分別設置視頻監控，紅外報警以及自動滅火器等保護檔案實體，還要設施網絡安全防火墻和身份安全認證，以多重認證方式確保操作電腦的技術人員不會對檔案造成威脅。與此同時，我國還要完善關于檔案數字化方面的法律法規，使檔案數字化管理工作變得有法可依、有據可循。對于一些以網絡手段盜取重要檔案信息的情況加以細化并納入法律體系中，真正形成檔案數字化法律法規。各個檔案管理部門也要在企業內部構建管理制度，在工作制度中嚴格要求每一個與檔案數字化工作有關人員做到權責一致，一旦檔案數字化管理過程中遇到問題也能具體追究到個人，將檔案數字化安全管理作用發揮到最大，盡可能減少因檔案泄露對企事業單位造成的風險。

四、結語

總而言之，檔案數字化作為我國檔案管理的一個必然發展趨勢，需要在完善和發展過程中注重質量控制和保密措施優化。因此，要健全質量規劃制度、加強技術保障手段、強化安全系統建設。促使我國檔案管理能夠兼顧安全、質量與效率。