加強企業檔案數字化建設探究

文/山西省天脊煤化工集團有限公司 岳瑞煒

檔案管理工作是企業在開展現代化業務活動中重要的信息資源收集和管理途徑，對企業信息資源的利用有重要意義。一個好的檔案管理工作不僅能做好檔案資料的儲存和管理，同時也能不斷優化檔案管理結構，使企業在調動檔案資源時更加方便，從而提高企業業務的處理效率。因此，在新時代，檔案管理工作者必須要充分認識檔案數字化建設的優勢，并從多方面的檔案管理環節中，將數字化建設方法融入實際的檔案管理中，推動企業檔案數字化建設步伐。

一、企業檔案數字化建設的優勢

檔案數字化發展是信息化時代的必然產物，在企業業務的開展中具有傳統檔案管理所不具備的先進性，是當今時代企業健康快速發展的重要保障。因此，為了使用好檔案數字化建設方法，管理人員必須要認識到檔案數字化建設為企業帶來的好處。

（一）有利于企業經濟效益的提高。將檔案管理數字化，就是將傳統紙質或實物檔案轉化成網絡信息進行儲存，網絡數字化的檔案管理能極大地減少檔案管理難度，節省出大面積的檔案儲存空間，同時網絡信息的傳遞快捷，也使檔案信息的流轉使用更具效率，這都為節省企業檔案管理成本，加速企業業務辦理速度提供了支持，很大程度上提高了企業的經濟效益。

（二）有利于檔案資源的整體利用。在以往的紙質檔案管理中，大部分檔案資料作為企業文件儲存和保管使用，檔案資料的復雜化和文件的眾多使人們沒有辦法對這些資源進行利用，沒有發揮出檔案信息的實用價值。而隨著檔案信息化建設的到來，通過網絡檔案管理平臺，將檔案信息系統化地進行管理，企業人員可以按照自身需求進行檔案文件的搜索，這對企業開發利用檔案資源有積極的效果，高效的檔案使用方式和分類清晰的檔案儲存結構，都是企業員工更加重視對檔案信息使用的有效條件。

（三）有利于檔案原件的保存。檔案原件涉及企業工作的部分核心流程，是企業重點保存的文件。在傳統紙質文件保存中，反復對文件進行翻閱，或者一些檔案管理中的意外事件，都可能造成檔案原文件的損壞，造成不可彌補的損失，尤其在化工集團檔案室管理中，檔案文件有受到化工原料污染的可能性。因此檔案數字化建設是企業檔案管理的必要選擇，利用信息載體的穩定性，有利于保證檔案原文件的使用安全穩定，保證企業的實際利益不受損。

二、加強企業檔案數字化建設的具體策略

（一）加強檔案數字化建設意識，增加建設資金投入。想要將企業檔案管理從傳統紙質管理方法轉化到數字化管理方法，首先需要企業高層建立起檔案數字化建設的意識，只有從高層開始，將檔案數字化建設責任層層傳遞，才能落實好檔案數字化建設工作，畢竟對檔案進行數字化建設不是一個小工程，其涉及企業內部各個部門的業務運行以及人事管理情況，需要得到高層領導的支持以及各個部門的協調配合，才能保證企業能在最短時間內完成初步的檔案數字化建設。在降低企業經濟損失的同時，更新企業檔案資源的應用方式。因此領導具備檔案數字化建設意識，對檔案改革工作大力支持，是開展檔案數字化建設的前提條件。進行檔案數字化建設的另一個前提是加大對檔案管理工作的資金投入，在建設檔案數字化中，必須要對各環節的計算機設備進行更新，對網絡檔案管理系統的建設，對相關檔案數字化建設人才的招聘等，都需要企業前期進行足夠的資金投入，才能保證建設各環節的順利運行，有效加強企業的檔案數字化建設步伐。

（二）制定檔案數字化管理制度和檔案錄入規范。在檔案數字化建設初步完成階段，必須要完善其必備的數字化管理制度，只有從相關制度的落實上，才能保證檔案管理人員的工作不犯錯誤，保證檔案數字化建設的準確度，提高網絡化檔案資源的使用效率，可以說標準的檔案管理體系是保證檔案數字化管理有效實施的保障。在制度制定中，首先要將檔案管理人員按照其自身特點分配到具體的管理環節，并將責任意識落實到個人身上，以環節負責制進行檔案數字化管理。其次，要對網絡檔案平臺的管理進行專業人才的聘請，由專業人士定期對網絡信息化檔案資料庫進行維護和更新，保證檔案數字化資源使用的穩定性。最后，對于檔案信息錄入環節，企業管理人員要充分重視，管理人員要盡量挑選認真負責人員，最大程度上保證信息錄入的準確性，這是提高企業對檔案信息使用效果的前提保障。同時要做好信息錄入的規范，讓管理人員能按照規范進行信息錄入，對檔案信息做好分類管理工作。

（三）檔案數字化過程中，要做好檔案排查工作。由于紙質檔案儲存的缺陷，目前大部門企業在進行檔案數字化建設過程中，往往會發現一些紙質文件損壞、文字不清晰或者部分文件丟失事件，面對這一問題，企業檔案管理人員必須在數字化建設中，對檔案的儲存情況進行仔細核查，對所有存在問題的檔案文件，要及時進行整理和匯報，與相關負責人進行討論，確定好這些文件的具體處理措施，用這種必要的方式來保證檔案信息的完整性和實用性，最終將所有的檔案信息條理分明地錄入網絡檔案管理平臺上，初步完成檔案數字化建設，并盡量減少企業的資源和經濟損失。

（四）加強檔案數字化管理隊伍建設。檔案數字化建設中，對人才的需求是大量的，不僅需要各種專業性人才，對企業的紙質檔案進行有效整理，如化工集團檔案室管理，就需要化工專業人才，同時還需要各種信息技術人才，靈活運用計算機技術，對檔案信息進行網絡檔案管理平臺的錄入和整理，只有保證兩種人才正確使用，才能讓企業檔案數字化建設工作開展得更快更好。因此，企業必須要加強檔案管理隊伍建設。首先，可以對外招聘優秀的專業人才，在培養中進入實際的管理崗位上開展工作。其次，加強對現有檔案管理人員的專業培養。企業可以根據不同人員的個性化特點，依據檔案數字化建設中的崗位需求，對他們進行專崗專教，提高他們的專業技能，使他們符合檔案數字化建設后的崗位使用要求，以此完成檔案數字化建設中的人員安排。最后，要定期對檔案數字化管理人員開展信息化思維教育，使其慢慢養成互聯網思維，更好地對企業檔案數字化管理工作進行優化和創新，以推動企業檔案數字化建設的發展進步。

三、結語

總而言之，企業的健康發展離不開檔案管理工作的高效開展，在當今信息化急速發展的時代，將信息數字化技術應用到企業發展中是一種必然趨勢，再加上檔案數字化管理對當前檔案管理的優勢地位，都需要企業高層將眼光放在檔案數字化建設上，加大對檔案管理工作的投資力度，為企業各管理層建立起檔案數字化發展的意識。同時，檔案管理人員要在檔案數字化建設過程中，不斷提高自身的檔案管理專業技能，強化自身的計算機使用能力，使企業檔案數字化建設腳步不斷加快，有效提高企業的整體業務能力。