信息化技術在基層醫療單位檔案管理中的應用

張林霞

（鹽城市鹽都區鹽龍街道社區衛生服務中心，江蘇 鹽城 224056）

就醫院而言，醫院檔案更是有著獨特的重要性，它不僅是醫院領導決策支持和患者診療工作的重要參考，也是醫院醫療質量、管理水平的體現，更是為病人健康提供法律效應的有效司法依據。當前，隨著互聯網信息化時代的發展，利用信息化手段加強醫院檔案建設，已經成為適應社會信息化和全面提高檔案管理工作的必然趨勢，但基層醫療單位在信息化建設方面相對比較薄弱，顯得尤為必要，也是目前基層醫療單位所要面對的新課題。就此，文章就信息化在基層醫療單位檔案管理中的應用進行簡要分析。

1 檔案信息化管理的特點

基層醫療單位保管的檔案內容比較多，有管理文件、會議記錄、各類報表、病歷檔案、化驗單據、各種影像資料和財務票據等。其中，醫療文書更是反映醫院醫療管理質量和水平的有效司法依據，具有原始記錄、價值保留、隨時查詢、增值效用等功能。檔案信息化管理是指通過檔案工作的現代化管理及利用服務水平，逐步擺脫傳統的手工處理方式，實現檔案管理的數字化。內容包括兩個方面：（1）為了提高醫院的管理效率，應用現代化信息技術對檔案信息有序分類、鑒定分類、編目、排序、檢索、歸檔保存等進行有效的管理。（2）運用計算機化和信息化實現“無紙化”管理，促進檔案管理創新，使檔案信息資源實現社會共享，這也是目前檔案工作現代化建設的必然選擇。

2 信息化在醫院檔案管理的必要性

（1）存在保存難的現象。目前醫院檔案傳統的做法仍然是以紙質為主要的存儲介質，存在很多缺陷，很容易出現發黃、霉變、破損、受潮等問題，不便于永久保存。有些單位因為辦公用房緊張，很難單獨設置檔案室，有些單位甚至將檔案堆放在角落里，比較零散無序。而且隨著年限的推進、量的增加，需要更多的存儲空間，必然會增加醫院維護和管理成本。解決原始信息的長期保存問題運用現代化管理手段具有任重而道遠的意義。

（2）存在管理、查詢難的問題。現在大多數醫院仍是使用傳統的以人工為主的檔案管理模式。傳統查詢的流程：通過查卷宗目錄，再查到文件目錄，根據記錄的檔案號到庫房調卷，辦理查閱手續，既耗時又耗力。尤其經過反復查閱后，容易破損，甚至遺失，還需要及時跟蹤追回，不便于管理。

（3）存在利用率低的問題。易損壞、低效率、不便于統計和查詢是紙質檔案普遍存在的共性問題。在基層醫院，檔案信息較多，為非專業人員代管，專業技術不強，差錯率較高，一般都是用人工先查閱，然后統計，工作量較大，工作效率低下，利用率和利用價值低。

由此可見，醫院檔案信息化建設能夠加快醫療服務模式的創新，為臨床護里、行政管理等各種工作提供全面的管理服務平臺，有助于提升醫院整體工作效率，改善患者就醫體驗，同時，也能及時準確反映存在的問題和薄弱環節，為醫院管理層決策提供有力支撐，全面改善醫療衛生的服務水平和能力。

3 做好檔案管理信息化的方法

（1）提高認識。醫院檔案管理信息化建設事關醫院長遠發展，應充分認識到檔案信息化建設的重要性和必要性，充分爭取政府和上級部門的支持，把這項工作作為重點納入醫院管理體系，成立專門機構，明確專門人員，強化責任分工，制定信息化建設的中長期規劃和短期目標，各部門各科室加快推動檔案信息化建設，進一步營造良好氛圍。另外，在保障所需的軟硬件設施信息化建設方面需要給予適度資金投入。

（2）注重檔案管理中的信息化應用。雖然目前大多醫院已經在病人就診過程中實行信息化管理模式，但是在醫院檔案管理方面，還沒有建立相應的檔案信息管理數據庫。醫療單位往往考慮自身利益，沒有將信息共享，檔案工作大多還只局限于簡單的錄入等傳統模式。繼續使用傳統的管理模式和方法，必定造成信息滯后，同時不利于檔案管理工作的提升。檔案管理信息化是時代發展的必然趨勢，為此必須與時俱進，順應社會發展趨勢，不斷創新，努力提升檔案管理的科學化水平。

（3）重視培養現代化檔案管理人才。實現檔案管理信息化，關鍵在人，組建高素質的檔案人才隊伍十分必要。一方面，要“優化存量”，將檔案人員培養納入醫院人才培養計劃，定期組織醫院檔案管理人員參加培訓學習，切實提升專業能力。另一方面，要“提升增量”，多途徑多層次吸引既懂檔案信息網絡技術、又懂管理的復合型人才，切實強化人才儲備，建立適應檔案信息化發展的技術人員和管理人員隊伍。同時，要根據醫院實際，不斷完善檔案管理績效考核制度，采取定性、定量考核“雙管齊下”，將考核結果與評優、評先、職稱評定、選拔任用等掛鉤，有效激發檔案管理人員的積極性。

（4）加強信息化在檔案管理中應用的技能培訓。檔案管理人員除了必須掌握一定的檔案管理知識，還要熟悉計算機和網絡操作技術。由于基層醫療單位不夠重視檔案工作，從業人員大多是兼職，檔案管理知識不足，計算機操作不熟悉，這些狀況都不利于檔案信息化管理的發展。必須重視培養現代化檔案管理人才，對年輕人員，要多途徑、多形式地培訓計算機應用、信息技術等課程，多元化培養基層醫院檔案管理人才，提高醫院檔案管理水平。要滿足電子檔案信息化管理的需求，需要培養出熟悉計算機技術和信息、網絡技術，專業的檔案事業人才。

（5）在檔案管理中加強信息化應用的安全風險防范。主要體現在網絡病毒及黑客攻擊、檔案管理人員缺乏保密意識、保密制度不落實、保密范圍和級別模糊不清、資料借閱的隨意性等。根據檔案管理的特殊性需要，加強安全思想認識、強化落實督查、科學劃分保密范圍和級別、嚴格檔案資料借閱手續、加強技術防范消除泄密隱患。由于檔案人員的身份比較特殊，現代化檔案管理人才是實現檔案信息化管理的保證。因此，不同資料的管理方式也不盡相同，管理人員在工作時還要做到絕對細心和耐心。在做檔案管理工作時，還必須做好保密工作，確保信息安全不被泄露，這就需要工作人員不但要具有很強的責任心，而且還必須具有高度的保密意識，才能夠保證管理資料的安全性。只有認真地去做了、改善了，檔案安全工作才能落到實處。

4 結語

信息化技術正改變著人們的生活方式，深入影響社會的方方面面，加快醫院檔案信息化建設迫在眉睫，也是適應時代發展的要求。文章對信息化在基層醫療單位檔案管理中應用的重要性和必要性進行了闡述，也對推進過程中可能遇到的問題予以了探索，并提出了相應的對應策略。在當前醫療事業加快發展的背景下，加快醫院檔案管理信息化建設是非常必要的，只有認真把重要性、規范性專業性提升到位，將信息化在檔案管理中應用價值最大限度地發揮出來，才能不斷推動基層醫療單位檔案管理整體現代化“大步向前”，有效促進全面健康發展。