大數據背景下的檔案管理與利用服務研究

張紅妍

（河南省安陽市道路綠化管理站，河南 安陽 455000）

0 引 言

隨著現代化信息技術的不斷進步與發展，充分利用大數據資源已成為發展的必然趨勢，這對人們的日常生活與工作產生了重大影響，大數據背景下的檔案管理與利用服務也出現相應變革。本文研究了利用大數據來幫助提高檔案管理的合理性與管理水平，幫助檔案管理工作進一步發展和創新。

1 大數據環境下檔案管理與利用服務現狀

1.1 存在的問題

第一，欠缺有用人才。從當今的發展趨勢來看，未來的檔案管理和利用工作都需要對數據進行收集、篩選、處理和分析。因此，利用大數據進行數據收集工作和統計分析等需要對計算機技術有較高操作水平的工作人員，幫助檔案管理工作優化升級。由于現在信息化的飛速發展，在相關專業方面的人才缺陷問題逐漸嚴重，所以需要重視對相關人才的培養和引進，對已有的員工來講，應加大培訓力度，幫助員工扎實基礎，不斷提高技能。第二，檔案數據管理的安全方面存在漏洞。數據資料等一般儲存在計算機系統中，如果計算機系統出現安全問題，導致網絡病毒感染，很容易影響檔案數據的貯存工作，甚至丟失。第三，我國目前使用的檔案信息化建設管理較為傳統。在大范圍進行流程改變和管理改變過程中容易引起管理混亂，對相關數據的存儲安全性造成很大威脅。

1.2 面臨的挑戰

第一，需要通過錄入、更新、搜索、檢索等讀取大數據的存儲狀態。當前數據信息越來越多，要在海量的數據中迅速、準確地找到需要的數據成為當前的重要問題。第二，隨著信息數據的不斷增多，很多數據間出現了緊密聯系，這不但使檔案管理和利用服務的工作難以開展，還讓人們對數據管理信息工作的優化升級有了更高需求。所以，檔案管理工作者需在原本基礎上不斷探討研究檔案數據的管理升級工作，從而提高管理效率，讓用戶能從海量的數據中迅速、準確地搜索出有用的數據信息。目前，大數據市場的競爭非常激烈，獲取大數據中的有用信息，可能會遭受很多垃圾信息的干擾，這類垃圾信息會誤導使用者的正確決斷。因此，數據信息管理者應對海量數據進行科學收集、整理和分析，從而得到更加有效的信息。另外，大數據所帶來的發展潛力是無限的，檔案數據的要求不斷提高，從而挖掘大數據背后的巨大潛力。因此，檔案管理部門的工作應及時與世界接軌，摒棄傳統的檔案信息管理服務方式，幫助檔案管理利用服務工作面向未來，及時更新發展信息。

2 大數據給檔案利用服務工作帶來的機遇

2.1 有利于信息化時代社會檔案館的普及

在檔案工作中融入大數據信息可以幫助檔案工作進一步挖掘自身價值。首先，對某一類檔案信息的利用一般都是恒定不變的，使用者在利用檔案信息時一般只關注自己需求的部分，而對其他相關的信息并不重視，這就導致部分信息價值難以被發現利用。大數據背景下進行檔案信息管理工作，讓檔案管理與利用更加高效和直接。通過大數據分析，幫助檔案工作挖掘深層次數據信息，為用戶提供更加豐富、全面的信息數據，從而幫助大眾了解大數據帶來的實際功效，發掘檔案中潛在的社會價值和經濟價值，推動社會的發展與進步。

2.2 有利于處理多種載體類型的檔案

利用大數據進行檔案信息和利用，讓以往的檔案工作有了質的飛躍，利用現代化信息技術建立電子檔案來取代傳統的檔案信息管理，不但讓繁雜的檔案信息完成了統一化處理，還讓檔案信息的保管工作更加安全有效，實現了技術性的變革與突破。

2.3 有利于檔案的管理

將傳統檔案信息錄入計算機系統中，讓使用者在查詢信息時更加準確高效。數字化的傳輸速度讓服務器處理系統功能更加完善，讓數據整理分析功能更加便捷、快速，這是在傳統檔案的管理工作中無法做到的。大數據信息實現高效的傳輸與管理，發揮檔案管理工作的時效性。此外，大數據技術能幫助檔案管理工作實現海量數據的有效分析與處理，提高檔案信息的使用效率。同時，大數據技術在目前檔案信息管理結構中能實現多數據的兼容模式，從而實現大數據信息的高效傳輸與管理。

3 大數據環境下檔案管理與利用服務策略

首先，為了有效保障檔案管理與利用效率的穩定性，相關管理部門必須進行技術優化與創新。大數據這一概念不僅是針對海量的數據，還說明了大數據所需要使用的操作技術。為了實現對大數據信息的深入挖掘與高效利用，必須使用當前先進的數據處理技術對大數據中的信息進行深入挖掘、整理、存儲和分析，并利用當前先進的互聯網技術將傳統的檔案信息管理模式與大數據背景下的數據存儲模式相結合，讓大數據管理的工作更加高效、便捷，實現智能化，讓用戶通過網絡對檔案數據進行遠程檢索和使用，進而幫助使用者獲得有效信息，為檔案使用者提供諸多便利，也讓我國檔案管理利用服務工作進一步優化與發展。其次，為了進一步提高檔案管理與利用服務的水平，可強化檔案信息資源建設與共享工作。檔案部門的信息資源是其部門存在的意義，所以，檔案信息部門的工作重點應該在強化資源建設工作上。由于大數據技術的影響，當前檔案管理工作中的數據資源不斷增加，電子檔案信息與傳統紙質檔案信息應有效結合，實現統一管理，幫助檔案信息完成現代化轉型，將傳統的紙質檔案資源信息化，再保存到電子檔案中，從而確保檔案信息的數據安全性和可利用性。另外，大數據技術的發展需要檔案管理部門給予幫助和支持，只有大數據信息技術與檔案管理部門之間實現合作，才能促進大數據的發展以及檔案管理部門工作的現代化轉型。同時，各個檔案管理部門之間應建立統一的資源共享平臺，讓檔案數據的經濟效益和規模效益得到同步提高。再次，為了確保檔案管理與利用服務運作的合理進行，必須建立健全嚴格的管理體制和管理規范標準。大數據技術所帶來的信息資源價值無法估量。因此，在檔案管理工作中使用全新的信息技術，幫助建立合理科學的管理方式，讓各個部門之間的檔案管理信息在交流平臺實現共享，幫助各部門之間完善檔案管理體制，增加數據資源的有效利用價值。在統一的管理體制和管理規范下，強化各部門之間檔案信息的溝通與協調，大幅提升信息資源的利用效率。由于在大數據技術背景下，檔案的信息量偏大，類型也復雜多變。所以，需要利用統一的管理規范條例來確保信息資源管理平臺的正常運行，從而實現對結構復雜多變的檔案管理信息的有效管理和規范化操作。最后，為有效完善檔案管理與利用服務的基礎性功能，需強化基礎設施與服務建設。大數據技術下，檔案數據的管理方式和使用方式都與傳統方式存在差異，將大數據信息儲存在電子文檔中需要現代化的存儲設施才能實現其操作。由于當前大數據的信息量逐漸增多，加強基礎檔案信息管理系統建設和服務的工作勢在必行。

4 未來檔案管理與利用服務展望

4.1 全面實現檔案信息的網絡化管理

在大數據背景下，檔案信息管理部門建立了統一的信息交流分享平臺。為實現全面檔案信息的網絡化管理，應在計算機管理的基礎上，利用網絡傳輸等完善新型檔案管理系統，達到檔案網絡的自動化管理，實現自助查詢和自動化信息傳遞。另外，檔案部門還可根據部門需求創立各自的檔案信息管理網頁、館藏珍貴檔案的平臺展示、檔案宣傳相關業務、動態更新等，幫助使用者實現自主瀏覽和下載數據庫的資料。

4.2 主動做好檔案信息資源預測和深度挖掘

檔案信息資源在行業內的價值十分可觀，檔案信息實現共享讓更多的資源派上用場。所以，檔案管理部門需要利用大數據技術對檔案信息資源進行深入挖掘，為企業的經營管理和決策提供參考資料。所以，檔案部門要挖掘出檔案信息中的潛在價值，根據企業工作情況為核心目標，將檔案中的信息資源作為參考資料和意見，幫助企業實現更快更好發展。

5 結 語

在大數據技術的背景下，整個社會對數據資源的競爭日益激烈，需要充分認識到數據信息為社會發展帶來的重要推進作用。在檔案管理工作中，也應利用大數據技術深入挖掘檔案數據信息中的資源，讓大數據背景下的檔案信息資源發揮重要作用，推動社會進步與發展。