信息化時代優化事業單位文書檔案管理研究

張海生

寧武縣民政局 山西忻州 036700

檔案管理工作作為事業單位基礎保障與流程環節，對事業單位健康發展產生越來越明顯的影響。其中檔案管理工作的核心就是文書檔案管理工作，主要為日常工作中由文書轉化而來的檔案，既是總結過去經驗，也是對未來工作指示的依據。過去事業單位通過紙盒外包紙質保存文書檔案，數字存儲僅起到輔助作用。但隨著信息技術快速發展，社會認可與電子認證水平的提升，事業單位文書檔案管理標準與規程出現較大改變，需要及時調整文書檔案管理內容與方式以適應新時代的發展，本文就此展開論述。

1 信息化背景下事業單位文書檔案管理存在的問題

1.1 檔案管理流程存在問題

目前，就事業單位而言，檔案管理的流程不夠完善，具體體現在以下幾個方面：第一，檔案的編號不夠系統。第二，檔案的標題設置不夠規范，在尋找相應的檔案時，容易由于分類的不準確降低工作效率。第三，傳統檔案管理模式與現代檔案管理模式存在一定的沖突，導致信息的整合標準不一，嚴重影響工作效率[1]。

1.2 不夠重視信息化建設

就現階段來說，一些事業單位缺乏對檔案信息化建設的重視，其原因在于事業單位領導很多依然存在落后、陳舊的思想觀念，因循守舊，缺乏創新意識，依然沿用傳統紙質檔案、人工管理的模式。也有一些事業單位在開展檔案工作的時候已經應用了一些信息手段，但是沒有積極、主動地開展檔案信息化建設，只是抱著遵循時代發展潮流的想法，在技術投資、相關設施引進等方面存在不足，信息化建設只是徒有虛表，沒有得到切實落實，無法為文書檔案管理提供有效的支持，導致文書檔案管理止足不前，不能得到創新發展。

2 信息化背景下事業單位文書檔案管理的優化措施

2.1 建立健全文書檔案管理制度

制度是提升管理標準的依據，對于事業單位的文書檔案管理而言，也符合這種要求。在完善制度之前，事業單位的領導人員應該提高重視程度，并結合事業單位當前的實際情況，積極轉變思想觀念，充分認識時代變化給管理模式帶來的影響，從而對整個文書檔案管理模式進行創新。為加快大信息化背景下管理模式的轉型，事業單位需要做好以下幾個方面的工作：第一，加強硬件的建設，傳統的管理模式在效率上表現出明顯的滯后性，在信息化背景應該充分借助計算機技術和網絡信息技術為管理提供便利。因此需要做好計算機的配置、網絡的安裝以及內網保密處理工作。第二，應該積極對現有的檔案資源進行轉化，借助電腦對相應的數據資源進行保存。第三，還應該協調相關的部門積極配合，確保文書檔案管理系統的完整性。從而不斷完善制度的建設，為數據檔案管理提供標準化流程[2]。

2.2 有效應用信息技術

信息化背景下，事業單位文書檔案管理中，應對信息技術進行有效應用，以實現管理模式的優化，即由以往紙質檔案、人工管理的模式轉變為電子檔案數字化、自動化管理模式，這種新型檔案管理模式有著明顯的優勢，主要體現在以下幾點：首先，有利于保護檔案的安全性與完整性。與傳統文書檔案管理模式相比，采取信息化管理模式可對檔案資料進行統一記錄、管理，并可以借助相關軟件，將所有操作記錄保存下來，還可以對檔案資料進行備份，從而可以保障檔案原始資料的安全性與完整性。其次，有利于實現檔案管理工作效率的提升。雖然檔案管理大多數工作內容比較簡單，但檔案資源較多、信息量較大，采取人工管理模式的時候需要花費大量的時間，且容易發生失誤。信息化背景下，檔案資料越來越復雜，單純依靠人工很難高效識別有價值的信息，而通過應用信息技術，便可以將人員從復雜、繁瑣的勞作中解放出來，可有效降低檔案管理的人力成本，也有利于提高檔案管理工作的效率，還可以避免人為因素而導致的失誤。最后，可以實現對檔案信息的高效利用，有利于實現檔案信息資源共享。在以前，事業單位的文書檔案僅供事業單位使用，同時紙質檔案具有一定的局限性，檢索、查閱的手續繁瑣，導致檔案的利用率不高。信息化背景下，數字信息技術的應用，改變了檔案信息資源的保存方法，使檔案信息能夠以數字化的形式存儲起來，便于檢索、使用，同時互聯網也為檔案資源的共享提供了有效的平臺。

2.3 加強信息人才的培養

文書檔案管理的信息化，需要專業的信息技術人才才能得以實現，事業單位在發展的過程中，要把信息技術人才的引入作為事業單位中的重點工作，通過人才隊伍的建設，實現文書檔案管理的信息化，提升檔案管理的效果。對于在崗的文書檔案管理人員，事業單位要加強對他們的培訓工作，通過培訓來提升他們的業務能力。同時，也要在培訓的過程中，加入大量的信息技術內容，提升他們的信息技術知識儲量；事業單位要加強人才的引入工作，通過事業招聘或者定向培養的方式，吸引更多的人才進入事業單位，打造一直具有高水準的管理隊伍，利用信息技術人才的專業能力，建立一個信息化的管理平臺，事業單位可以把各種檔案信息都發布到這個信息平臺中，這樣可以實現各個部門之間的信息共享，通過這樣的方式，人們在辦理相關業務的時候，可以在一個部門進行辦理，不需要為了驗證各種信息往返于多個部門之間，可以達到精簡事業單位工作程序的效果；信息技術人才還需要做好網絡安全防護工作，避免信息的泄露。通過高端人才的引入，來提升事業單位文書檔案管理的效果[3]。

3 結語

綜上所述，文書檔案管理是事業單位中的一項重要工作內容，而在當今的信息化背景下，文書檔案信息化管理成了文書檔案管理的主要發展方向。事業單位只有充分重視文書檔案信息化管理工作、建立健全文書檔案信息化管理制度、增加文書檔案信息化管理設備投入、提高文書檔案管理人員的綜合素質以及增強文書檔案信息化數據的安全性，才能夠優化文書檔案管理。