新時期事業單位檔案管理信息化建設創新探討

苑晶

德州市公路事業發展中心德城分中心 山東德州 253000

現如今，我國社會經濟飛速進步，以往的事業單位檔案管理模式已經無法滿足廣大人民群眾的需求，為確保我國事業單位的長遠發展，必須緊跟時代發展的步伐，積極開展資源檔案信息化管理工作，同時事業單位是否能夠長遠發展，直接影響到我國國民經濟的建設及國民民生保障的方方面面[1]。

1 我國事業單位檔案管理存在的不足

1.1 檔案管理方式滯后

目前，我國大部分檔案管理方式十分落后，仍然停留在以往的管理方式上，已經無法滿足現代化管理信息的需求。同時，檔案管理信息機制單一，無法對檔案進行有效的分類和整理，導致大量的檔案信息資料被丟失和破壞，直接降低了檔案管理工作的效率。上文所述，領導和檔案管理人員對檔案管理工作不重視的問題，也間接導致事業單位管理工作過于形式化。隨著科學技術的快速發展，信息的處理和儲存都慢慢取代了傳統的檔案管理方式，在計算機技術的支持下，檔案管理工作變得更加方便和快捷。

1.2 專業的管理人員配備不到位

部分從事檔案管理工作的人員，自身并不具備良好的業務技能以及專業的管理能力，導致在行政事業單位檔案管理過程中不能達成檔案管理的基礎工作需求，工作效率低下。大部分檔案管理人員并非專業的檔案管理人員，多數是由其他的部門轉來的，這就導致整個檔案管理工作不夠專業，人員精力沒有集中到檔案管理工作中，其檔案管理水平得不到提升，整體的檔案資料就達不到高的利用率。即使現階段的檔案管理人員綜合素養已經得到提升，但是由于沒有得到有效的培訓，導致自我業務水平以及文化素養不高，即使已經非常用心地做好檔案管理工作，其檔案管理工作質量還是非常的低。

2 新形勢下事業單位檔案管理的優化對策

2.1 加強檔案管理意識，優化管理方式

為了有效提升事業單位的檔案管理效率和質量，應該對事業單位檔案管理工作方式進行優化和改革。首先，在檔案管理信息化建設方面，領導要看到檔案管理對單位發展的重要價值，積極轉化自己的觀念，樹立正確的態度和認識，把檔案管理信息化建設提上工作日程。同時，在檔案管理信息化建設過程中，為了確保員工個人檔案的保密工作到位，為員工的個人檔案管理提供專門的保管空間，沒有經過領導批準，員工不得隨意進入，并對空間門窗進行加固處理。其次，聘請專業的檔案管理人員進行管理和歸檔，并與其簽訂保密協議。此外，事業單位應該與時俱進，緊跟時代發展步伐，大力提倡檔案管理信息化建設，優化檔案管理方式，通過計算機設備將紙質的文字、圖片檔案等信息轉化為數據信息，進行信息化保存。最后，引入先進的信息化設備和系統，不僅可以有效減輕人工檔案管理的負擔，還可以提升檔案材料的利用率，實現事業單位檔案信息化管理，提升事業單位的檔案管理水平[2]。

2.2 培養專業的管理人員

行政事業單位要加強檔案人員專業培訓活動參與力度，貫徹信息化時代的培訓理念，從具體的檔案管理技術中進行培養，融合科學合理的管理方案進行有效的檔案管理，整個檔案管理工作中，不要忘記對檔案管理人員專業化管理思想的建設，讓管理人員強化自己的職業責任感，對檔案管理工作認真負責。針對檔案管理工作性能較強的特點，相關的檔案管理人員不僅要具備強大的責任感以及使命感，同時還需要具備良好的管理能力，多項現代化技能也要掌握，比如對于計算機技術、信息化技術等。

2.3 與時俱進，提高檔案管理的服務水平

全面提升檔案管理的服務能力。第一，進一步培養檔案管理人員的創新意識。第二，檔案管理的創新服務要實現轉型，在信息化的指導下，檔案管理工作是由內部資源向共享型體制發展，整體提升與社會發展相適應的水平，不斷優化、堅持用更好的服務理念，為事業單位發展提供健全的服務，突出信息服務的質量及在檔案管理時的工作水平。第三，檔案管理服務流程的優化。切實體現檔案管理的服務，需要明確服務流程，這樣能夠提升檔案管理質量，還能使服務按照規定去嚴格執行。

2.4 完備設施，提升效能

一是事業單位應按照相關規章制度來對相應的信息技術進行有效應用，對科學合理的檔案管理操作系統進行建設與開發，且配備規范化管理設備，搭建起一個切實有效的檔案信息運營網站，開展信息化操作與管理，借助多樣性的網頁形式來開展對應的檔案信息服務，方便社會大眾通過事業單位檔案信息運營網絡來獲取所需信息；二是事業單位需具備更高的檔案信息資源管理數字化程度，利用數字化與信息化管理進程來確保每一個部門之間的信息共享與共建，也有利于每一個部門在第一時間內整合對應的檔案信息資源，結合相關規章制度搭建起有機的資源整體，并利用檔案管理操作系統來更加高效地來自信息化管理；三是事業單位需具備更強的網絡技術水平與工作平臺建設能力，積極應用各種有意義的圖像、文本、視頻等檔案資料，以此來不斷充實檔案信息資源數據庫，從而真正實現檔案管理的數字化與智能化[3]。

3 結語

總而言之，隨著國民經濟的發展，新時期背景下，事業單位檔案管理手段的優化和創新對事業單位的可持續性發展有著重要的作用。同時，事業單位領導必須意識到檔案管理工作對單位未來發展的重要價值，認識到加強檔案管理信息化建設是改變事業單位檔案管理所現狀的關鍵。現如今，傳統的檔案管理方式已經無法滿足現代化檔案管理需求。因此，事業單位應該創新檔案管理方法，結合單位的實際情況，完善檔案管理制度和基礎設施設備，提升檔案管理人員的綜合素養，為事業單位的發展提供基礎保障服務。