城建檔案數字化管理策略分析

韋芳芳

（安徽省肥東縣住房和城鄉建設局，安徽 肥東 231600）

城建檔案實施數字化管理即綜合利用網絡技術、現代化信息技術等手段管理城建檔案，利用相關軟硬件平臺針對數字化信息檔案實施管理、儲存和收藏，數字化管理也是城建檔案管理未來發展的主流趨勢，本文就此進行系統分析。

1 城建檔案數字化管理的意義

在現代化背景下，應用數字技術對城建檔案進行創新管理應用，是發揮檔案資料價值、提高檔案效率的重要手段。基于計算機技術支持下，各種城建部門開始著手打造數字管理系統，從而改變傳統的分散管理方式，提高了檔案管理質量和管理效率，有助于促進檔案資料的全面共享。數字化建設還能夠促進檔案資料的規范化管理，結合網絡信息技術，采取統一標準進行城建檔案的數字化建設工作，能夠使城建檔案信息資料更為安全、準確和高效，提高各個環節的科學性和規范性，為城市建設發展提供合理服務。促進城建檔案實現數字化管理，還能夠深化檔案開發，方便用戶查找資料，加強社會各行業合作[1]。

2 城建檔案數字化管理具體策略

2.1 健全檔案管理制度

城建檔案管理屬于一種服務性質的工作，為此在進行數字化建設過程中，應該進一步提高檔案信息開發力度，為后期檔案應用奠定基礎，如此能夠進一步發揮出檔案信息功能，促進實現資源共享。建設數字化的城建檔案管理模式時，離不開基礎軟硬件設施的有效支持，在補充和完善基礎設施的過程中，應該緊密聯系檔案工作的實際需求，采購數字化裝備，打造良好的基礎設施環境，并通過智能化硬件設施來取代傳統的人工重復性工作，比如引入折圖機，取代人工折圖的方式，機器操作還進一步提升了工作效率，減少了人力資源投入，提高了城建檔案的管理效率和管理水平。同步研發多功能管理系統，增加系統的管理應用功能，針對檔案資料實施統計、查詢、檢索、錄入等工作的過程中，需要進一步聯系物聯網、大數據等信息數字技術特點，結合RFID 射頻識別手段，對檔案資料狀況進行實時定位監測，并對檔案存儲指標實時有效調控，特別是針對濕度以及溫度等基礎指標，需要進一步擴展其利用開發深度，把被動服務模式變成主動模式，探索數字化服務管理方式。

2.2 創建信息化檔案數據庫

在建設數字化檔案管理的過程中，應該強化數據庫建設，這也是實現信息化管理的核心內容。通過針對城建檔案創建資源數據庫，能夠提高城建檔案的信息化管理水平。具體分為文件數據庫和檢索數據庫。檢索數據庫對城建檔案開發目錄、范圍和檢索方式進行介紹。文件型數據庫載入檔案文件，通過網絡便可以進行查詢和應用。第二是建設文檔的電子管理系統。系統特征是網絡化應用，轉化為數字形式，該種軟件系統的有效應用能夠實現對于各種電子文檔的歸檔、簽發、審批、查詢、修改以及錄入等操作。除了能夠對數碼攝像信息實施數字轉化之外，同時還可以針對各種新誕生的數字文件實施監控管理和有效應用。

2.3 開發整合信息化檔案資源

設計檔案網站也屬于數字化建設城建檔案的關鍵工作之一，能夠對城建檔案的數字化信息利用開發起到積極作用。城建檔案實施數字化轉型能夠進一步提高城建檔案的信息化和網絡化管理水平。隨著計算機信息技術快速發展，信息傳播方式進一步打破了空間和時間層面的限制。為了進一步提高城建檔案的利用度，滿足社會各個層面的信息需求，應該將工作重點放到城建檔案的網站建設任務當中。及時準確地將各種開發完畢的城建檔案信息傳輸至網絡平臺內。在網絡技術以及計算機技術全面普及后，每天生成的電子文件數量逐漸增加，數字信息資源的規模也相繼擴大，為此需要進一步提高數字信息的整合分析處理力度，并對相關數據信息進行全面篩選，如此可以將繁雜無序的數據資料變得更加有序、合理，并在第一時間將其發送到網絡平臺當中。因為該項工作比較龐大，單靠檔案管理部門是無法獨立完成該項工作的，需要其他各部門的幫助和配合，堅持將數字化信息資源作為參考，對各部門工作任務進行合理分工，加強協調組織工作，為數字化建設工程質量提供基礎保障，避免產生重復性建設等問題。

2.4 提升檔案人員綜合素質

管理人員是數字化城建檔案的主要應用者和操作者，為了讓數字化城建檔案能夠發揮出應有的效用，促進檔案資料實現穩定、有序管理，應該積極引入并培養檔案管理人員。為順利展開數字化檔案管理工作打好基礎。為此應該面向檔案管理人員定期進行培訓教育，使其基礎知識技能不斷更新，盡快適應新時期的工作方式，靈活應用現代化設備，提高城建檔案管理效率。強化地方高校配合力度，為那些優秀畢業生提供相應的實習崗位，加強人才儲備管理，為建設數字化城建檔案提供充足的人才資源。除了人員技術方面外，還應該進一步加強保密工作，需要檔案管理人員具備良好的責任意識，遇到信息系統中的各種問題時，能夠結合加密技術、身份認證、數據備份以及訪問限制等手段，提高信息安全性，如此即便在外部環境和外部因素的影響下，也可以保障數據安全，避免產生丟失問題，為城建檔案的數字化發展提供環境支持。

3 結語

綜上所述，在近幾年發展中，傳統城建檔案管理方式已經無法滿足新時期的檔案管理要求，為了能夠進一步發揮出城建檔案的作用價值，需要進一步加快數字化建設，提升檔案管理效率，使檔案的開發管理更為便利。