中專學生檔案管理存在的對策

羅俊

貴州省黔南民族幼兒師范高等專科學校 貴州貴定 551399

一所優秀的職業技術學校，應具有完整，完備的校園管理體系，有序的檔案管理模式、一批士氣高昂的優秀教師和一支有足夠專業知識的認真負責的管理人員。學校檔案管理工作不僅需要發理管理問題，而且還必須跟上改進和創新管理工作的時間步伐。

1 檔案管理工的重要性

對于檔案管理，我們最需要了解的是其含義和性質。學校的管理方式與學生的素質，教師的力量和教育能力密切相關。教師必須隨時對學生進行教育和提醒，并且教育和提醒的內容必須依賴于學校管理員的有效和負責[1]，因為，僅基于學生的個人數據，老師的分析和建議可以很好地制定學生的教育計劃，因此檔案管理是學校管理的基礎。其次，我們必須了解，學校記錄是學校內部和外部工作和教學的證明。它詳細記錄了所有學生的學校狀況的個人信息以及教師的職業教育文件。隨著時間的流逝，學校的校長、老師和學生將離開，但檔案的信息始終保留在學校的文件管理系統中。這些數據證明了學校的發展。因此，文件管理工作是學校的基礎，我們必須充分理解文件管理的重要性。

2 如何科學地進行文件管理

2.1 利用先進的管理技術

中專學校必須使用先進的檔案管理技術來進行學生檔案管理的科學化和現代化。新時期下，隨著我國中專學生人數的不斷增加，學生檔案管理的重要性以及工作量也不斷增加，畢業生、用人單位以及學校的聯系更加緊密。檔案管理信息化可以實現查找方便、檢索迅速，其具有傳遞方便、管理安全、高存儲容量和可靠性功能可以有效提高學生檔案管理的質量和效率。同時，現代化的學生檔案管理系統，可以及時開展學生信息的更新以及何時，進而保證信息的準確和完整。當前，我國中專學生的就業單位更加分散、就業面更加廣泛，通過現代化管理方式可以保證檔案內容更加準確、專遞更加快捷。

2.2 樹立現代科學理念，完善檔案科學管理

如果要有效提中專教師檔案管理的質量和效率，則必須首先從思想層面對其進行優化。要堅持科學發展檔案管理工作的理念，通過正確的科學管理，實現合理，前瞻的檔案管理。此外，建立健全的文件管理和控制機制可以促進文件管理的快速發展，因為它可以讓檔案管理人員能夠及時高效的進行歸檔。并及進行檔案控制和檔案相關的保密工作。在電子技術飛速發展的新時代，檔案管理機制必須更加嚴格細致。并建立多層檔案管理系統對其進行持續改進，在實際應用中起著重要作用。

2.3 轉換檔案管理服務模式

如今，現代電子技術已越來越多地集成到檔案管理工作中。這也為中專教師檔案的工作和服務方式帶來了巨大變化。最重大的變化是檔案管理部門已經從單純的信息提供者變成了獲取信息的人。經過系統化的培訓的檔案管理人員必須要具備專業的組織管理能力，是對文件管理人員的重要評估要求之一。因此，需要更改傳統的檔案管理模式。在保存和停滯的層次上不應將其單獨保留。在檔案網絡和信息化的過程中，應在某種程度讓檔案不僅限于紙紙質檔案。要充分利用好電子文件構建信息平臺，取而代之，可以通過Internet實時進行查詢，并真正實現跨區域的工作限制。使檔案更靈活，并且可以更深入地執行各種任務。

2.4 重視學校檔案基礎建設

從中專學校目前的實際情況來看，在大管理方面的一些基礎設施建設工作并沒有做到位，缺乏較好的基礎設施建設，這對完成良好的檔案管理工作留下了不好的影響，所以對于中專學校來說，要建立一個完善的檔案管理機構，從其他一些部門安排專門的人員來負責檔案管理，這樣才能保證檔案管理工作效率的有效提升，與此同時，還需要組織學校的相關領導人員，不定期地對檔案管理工作的完成程度進行嚴格的檢查工作，防止在檔案管理過程當中出現紕漏。對于學校檔案管理工作的基礎建設，主要包括對人員的培訓以及對電子信息設備的使用，工作人員有一個高效率的信息收集辦法才能保證收集整理信息的時候有效剔除不準確不完善的內容，但管理工作的監察辦法不但需要相關領導的監督，更需要其他一些工作人員的建議。

2.5 找出管理缺陷并及時修正

從中專學校目前的檔案管理工作本身來看，仍然存在著一些比較嚴重的問題，直接影響到了檔案管理工作本身效果的實現，所以工作人員需要在檔案館中不斷積極地尋找可能會出現的問題，并針對這些問題采取合適準確的解決辦法，這樣才能保證不會給以后的工作留下隱患。比如目前存在的一個問題就是學校相關領導對檔案管理工作本身不夠重視，這種情況下便很難給檔案管理工作提供較好的資金以及人員方面的支持。對于這方面的問題可以組織相關工作人員進行上訪，促進建設一個完整的檔案管理制度。對于檔案管理的缺陷不單單需要工作人員重視，學校的一些相關部門也應當采取一些積極的措施來提供幫助。

3 結語

總之，隨著我國教育改革的不斷推進，中等職業學校內的諸多問題給中等職業學校的檔案管理帶來了許多困難。由于檔案管理的作用是更有潛力的，人們只有在需要檔案的幫助時才會真正意識到檔案管理的重要性。這種薄弱的檔案意識也為檔案工作的順利開展設置了障礙。為了更好地在檔案管理發揮應有的作用，學校應該增加投資在檔案管理中，更新相關的場所和設施，引進先進的管理方法，培養專業的管理人員，促進學校檔案管理的正規化和系統化，并奠定了良好的基礎學校日常工作的順利發展。