城建檔案信息資源共享的探討

趙艷榮

濟南市城建檔案館 山東濟南 250014

城建檔案信息化是城市經濟發展、科技進步和社會需求等諸多因素共同推動的結果。對城市的發展而言，開展城建檔案信息化建設，是一項具有戰略意義的工程，是城市的基礎平臺建設工程，是城市信息化水平的提升工程，是建立數字城市、智慧城市的重要信息源，意義重大，影響深遠。但城建檔案信息化建設的過程不是一蹴而就的，需要城建檔案管理部門、建設系統各部門和工程各參建單位的共同努力。

1 城建檔案信息資源的重要性

1.1 真實性和有效性

城建檔案是在工程建設過程中直接形成的，并具有保存價值的文字、圖紙、影像等各種形式的歷史記錄。其本身具有檔案的本質屬性，即真實性和有效性。隨著城市建設的發展和人民生活水平的提高，對城建檔案的利用需求越來越多。比如為新建工程提供檔案資料參考，為社會糾紛提供檔案證據等，這一切都基于檔案的真實性和有效性。而隨著信息技術的不斷發展，出現了不同類型的城建檔案，電子文件和紙質文件并存。

1.2 為城市建設基礎服務

城建檔案信息包括城市發展所涉及的所有行業，比如說城市規劃、公共建設、園林設計等等，保存著這些方面所有的相關資料。正是基于城建檔案對城市建設的真實和完整的記錄，其所承載的信息可以極大還原整個城市的建設情況。所以，城建檔案能夠為城市以后的發展，為相關部門的規劃決策提供相應的參考[1]。

2 城建檔案信息共享策略分析

2.1 城建檔案工作部門要進一步提高認識，增強緊迫感

隨著信息技術和互聯網技術在各級機關和全社會普遍應用，建設行業產生的文件無論是設計圖紙、施工管理文件還是審批文件，絕大多數都是在數字信息環境下進行。城建檔案管理部門要對應歸檔文件進行有效管理，必須走檔案信息化之路，否則就會面臨 “無檔可歸、無檔可用” 的尷尬局面，嚴重影響城建檔案事業的發展，影響數字城市和智慧城市的建設。如果城建檔案工作部門不能充分認識城建檔案信息化建設的重要性和緊迫性，不僅會使自身檔案管理水平滯后，還有可能造成大量已生成電子文件的流失，導致文件歸檔不齊全、不完整，從而造成檔案部門的嚴重失職、國家檔案的嚴重缺失、社會記憶的嚴重丟失[2]。

2.2 盡快開展城建檔案資源數字化

傳統載體檔案數字化是現階段檔案信息化建設的首要任務。只有把紙質檔案、音像檔案等傳統載體的檔案進行數字化，才能實現檔案信息的遠程利用和便捷利用。要根據實際需要及本地的經濟能力，科學制訂城建檔案數字化的實施計劃和實施方案。首先做好檔案數字化工作整體規劃，摸清家底，對尚未實施數字化的檔案數量和類別進行統計估算；并按照優先選擇珍貴檔案數字化、高使用頻率檔案數字化等方法，制訂檔案數字化年度計劃；同時要制定包括經費、人員、場地、設備、技術、組織方式等方面完善的實施方案和資金預算，找準重點和難點，逐一克服解決，把現有的實體檔案資源轉變成數字信息資源。

2.3 拓寬城建檔案服務范圍

隨著城市建設的發展和人民生活水平的提高，對城建檔案的需求也逐步增加。同時，信息技術的發展，也要求城建檔案部門改變傳統的檔案服務方式。必須了解用戶的相關需求，并根據自身的專業知識以及對所掌握的城建檔案的信息資源來滿足用戶的要求。現階段，大部城建檔案部門主要的檔案服務范圍都集中在為工程項目新建、改造，為普通民眾辦理相關手續等提供資料。其實，這對檔案信息進開發利用遠遠不夠。城建檔案信息還可以做到更多。

2.4 豐富和細化可共享的城建檔案信息資源

各城建檔案館應加強城建檔案信息資源建設，積極推進城建檔案目錄、全文、原件數據庫及各種專題數據庫的建設，豐富可共享的城建檔案信息，為城建檔案信息資源的共享打下堅實的數據基礎。并應進一步細化有關信息共享操作規則，城建檔案工作開展多年來，對城建檔案信息的提供利用和共享工作已積累了一定的實踐經驗，住建部應組織對城建檔案的密級、保管期限、檔案類別、利用對象等開展研究，制定具體的城建檔案信息資源實施細則，明確對不同類別、不同內容的檔案信息采取不同的共享方式，明確國家相關部門、城建檔案權利人和利害關系人等主要利用對象的共享范圍和共享方式[3]。

2.5 加強城建檔案信息安全保障

應建立信息安全技術保障體系和管理保障體系，保障城建檔案信息的安全。構建信息安全管理保障體系，即利用數字認證、電子簽名、密碼認證、密鑰管理、數據加密、防火墻、入侵檢測、數據備份等技術來保證信息安全，應重點完善用戶身份認證信息、訪問控制、信息審計追蹤等防控措施，保障檔案信息數據的保密性、完整性、可用性。還應通過建立有效的管理保障體系，建立包括安全法律保障體系、信息管理制度、信息共享相關人員管理制度、系統運行環境安全管理制度、安全應急處置和災難恢復等制度，妥善處理各類突發安全事故，為檔案信息資源的合理安全利用創造良好環境。

3 結語

總而言之，城建檔案從形成到歸檔案再到開發利用等各個環節之間有著非常密切的聯系，每個環節都可能影響最終的信息成果。檔案信息資源框架建設過程中，由于需要多部門多專業合作，還會受到各種因素的影響。因為，做好城建檔案建設，從數據開發到人員管理等細節，都不容忽視。相信在未來城市建設中，做好檔案信息資源框架建設之后，城建檔案信息一定會更好地發揮自身價值，為城市建設和民生保障服務。